Het gebruik van Teams binnen bedrijven groei razendsnel. Zo snel zelfs dat het volgens Microsoft de snelst groeiende zakelijke applicatie is in de lange geschiedenis van het bedrijf. De keerzijde van die snelle adoptie is dat it-afdelingen moeite hebben het gebruik van Teams onder controle te houden. Als Teams-gebruiker van het eerste uur geef ik een aantal tips over hoe daar mee om te gaan.
Wie nog nooit met Teams gewerkt heeft, vraagt zich misschien af waarom het zo populair is. Het korte antwoord is dat het de betrokkenheid en samenwerking van werknemers verbetert. Uit onderzoek blijkt dat bij de succesvolste bedrijven ter wereld meer dan zeventig procent van de werknemers volledig betrokken en gemotiveerd zijn, en dat kan tot 21 procent meer winst opleveren. In de praktijk blijkt echter dat slechts vijftien procent van alle medewerkers wereldwijd volledig betrokken en gemotiveerd is. Er is dus ruimte voor verbetering, waardoor het niet zo vreemd is dat Teams hiervoor vaak wordt ingezet. De adoptie wordt bovendien versneld doordat steeds meer bedrijven Office 365 gebruiken, waarmee ze standaard toegang hebben tot Teams.
Werken in silo’s
De manier waarop we binnen organisaties werken, is aan het veranderen. Oudere medewerkers zijn tevreden met e-mail, maar jonge professionals van Generatie Z of millennials geven de voorkeur aan samenwerken en overleggen via chat. Vandaar dat verschillende generaties medewerkers veelal in verschillende silo’s werken binnen de organisatie, doordat de communicatie en content van hun projecten over verschillende applicaties verdeeld zijn.
Teams brengt die verschillende werelden bij elkaar in één flexibel aanpasbare gebruikersinterface, die eenvoudig uit is te breiden met Bots en Connectors voor andere applicaties. Dit maakt Teams een centrale hub voor productiviteit en samenwerking, die afdelingen, generaties en werkstijlen bij elkaar brengt.
Mijn ervaring
Binnen mijn organisatie wordt Teams gebruikt sinds het product in maart 2017 voor het publiek beschikbaar kwam. Wij zijn begonnen door voor elke fysieke afdeling binnen de organisatie een Team aan te maken. Dit maakte het makkelijker om ze op de hoogte houden van in- en extern nieuws, om te vergaderen, hulp te vragen en ook om aan mijn collega’s waardering te tonen voor hun werk. Daarnaast is er ruimte voor niet-zakelijke communicatie, zoals grapjes en gifs. Ook dat helpt om iedereen betrokken en gemotiveerd te houden.
Na verloop van tijd zijn we Teams gaan aanmaken met voor werknemers van verschillende afdelingen, die bijvoorbeeld samenwerken aan specifieke processen of projecten. Teams is de eenvoudigste en snelste manier om verschillende personen binnen een uniforme omgeving met elkaar te verbinden en te laten samenwerken.
Uitdagingen
Een van de gevaren bij het invoeren van Teams is dat iedere gebruiker standaard-Teams kan aanmaken. Dat heeft zowel voor- als nadelen. Zo helpt het medewerkers om beter samen te werken, zonder dat ze daarbij hulp van de it-afdeling nodig hebben. De keerzijde is dat het tot een wildgroei kan leiden aan veelal overbodige Teams. Zo hadden wij bijvoorbeeld een Team dat enkel bestond uit een Excel-bestand voor het bestellen van kantoorbenodigdheden. Ook waren er Teams genaamd ‘_Test’, Teams met vergelijkbare namen en doelen, en Teams zonder eigenaar, waardoor ze niet meer waren te beheren.
Daar komt bij dat ik als manager meestal aan veel meer Teams wordt toegevoegd dan mijn collega’s. Dat maakt het soms lastig om snel de dingen te vinden die ik nodig heb. Kortom, we hadden te veel overbodige Teams in onze omgeving. Dat is helaas het risico als je Teams gebruikt met de standaardinstellingen. Probeer dit te voorkomen.
De meningen lopen uiteen over de vraag of je de wildgroei in Teams kunt voorkomen door medewerkers te verbieden zelf Teams aan te maken. Maar hoe vaker een it-afdeling ‘nee’ moet verkopen, hoe onveiliger het it-landschap wordt. Medewerkers zullen namelijk altijd een manier vinden om deze blokkades te omzeilen, bijvoorbeeld met Dropbox, Google Drive, Facebook of WhatsApp. En daarmee ontstaat al snel een web van schaduw-it. Hoe hou je Teams dan wél onder controle?
Governance-beleid
In plaats van ‘nee’ te zeggen, beveel ik een solide governance-strategie voor Teams aan. Binnen onze organisatie kunnen gebruikers wel zelf Teams aanmaken, maar daarna wordt een extra governance-service ingeschakeld, waarbij de aanvrager via e-mail of app wordt gevraagd welk governance-beleid toegepast moet worden. Hierbij moet bijvoorbeeld de gevoeligheidsclassificatie van het Team bepaald worden, of de behandelde informatie onder de AVG/GDPR valt en of de gegevens extern gedeeld mogen worden. Als niemand antwoordt, zelfs niet na een escalatie naar de beheerder, wordt het Team gearchiveerd en daarna automatisch verwijderd.
In de periode dat een Team actief is, controleren we ook regelmatig de metadata. Hierbij wordt gekeken of de eigenaar van het Team nog werkzaam is bij het bedrijf en of de rechten nog kloppen. Elk Team moet altijd minstens één eigenaar moet hebben, die het actief beheert. Binnen organisaties kan er veel veranderen, dus een regelmatige audit van Teams is noodzakelijk om er zeker van te zijn dat alle gegevens up-to-date blijven.
Als een Team aan het eind van zijn levenscyclus is, bijvoorbeeld na het afronden van een project, dan wordt de inhoud gearchiveerd en op een speciale locatie opgeslagen. Hierbij worden eisen nageleefd die aan het beheer van de dossiers worden gesteld. Verder wordt de (in)activiteit gevolgd en als niemand het Team nog gebruikt gedurende een bepaalde periode, dan wordt een geautomatiseerd bewaarproces in gang gezet. Dit beleid wordt uitgevoerd door een combinatie van de standaardmogelijkheden die Microsoft biedt, zoals provisioning en classificatie van eindgebruikers enerzijds, en een cloud-gebaseerde governance-oplossing met meer flexibele en meer fijnmaziger instellingen anderzijds.
Abonnementen
De voordelen van Teams voor bedrijven mogen duidelijk zijn, en ook dat een governance-strategie uiterst belangrijk is om wildgroei te voorkomen. Microsoft biedt daar steeds meer mogelijkheden voor binnen de Azure AD P1- en P2-abonnementen. Daarnaast zijn er governance-oplossingen van derde partijen beschikbaar die extra mogelijkheden bieden op het vlak van functionaliteit en gemak.
Eén ding is zeker: met de juiste governance-strategie profiteer je als organisatie optimaal van de voordelen die een modern samenwerkingsplatform als Teams biedt. Bovendien voorkom je ermee dat er allerlei schaduw-it ontstaat binnen een organisatie.
Ten slotte hoor ik graag jullie ervaringen met de governance van Teams. En zijn er nog andere aspecten die verder belicht moeten worden?
