Meer dan 10.000 Office 365-accounts overzetten en kosten besparen? Het kan

Werken in de cloud, het is voor veel van onze klanten en prospects een belangrijk onderwerp. Sommigen hebben daarbij nog wat ‘cloudwatervrees’ met name op het gebied van beveiliging, maar velen werken al enige tijd met en in de cloud en zijn nieuwsgierig naar meer mogelijkheden. Maar wat als op een gegeven moment blijkt dat er met meerdere tenants wordt gewerkt, waardoor de mogelijkheden in de cloud beperkt worden? We krijgen meer en meer de vraag of hier iets aan te doen is.

Met een dergelijke vraag kwam ook Aventus, regionaal opleidingscentrum in de regio Stedendriehoek, Apeldoorn, Deventer en Zutphen bij ons. Iedereen bij Aventus werkte al met Office 365, maar door de jaren heen waren er twee omgevingen ontstaan, namelijk een voor medewerkers en een voor studenten. Dit ging lange tijd goed, tot het moment dat men de samenwerkingstools zoals Microsoft Teams volledig wilden gaan benutten. Met Teams kun je eenvoudig in een groep documenten delen, creëren en bewerken via apps zoals Word, Excel, PowerPoint. Ook kun je iedereen in die groep via Skype eenvoudig en snel uitnodigen voor een vergadering. Dit maakt samenwerken en informatie delen eenvoudiger, veiliger en efficiënter en dat levert uiteindelijk tijdswinst op voor iedereen. Maar vanwege die twee verschillende Office 365-omgevingen konden docenten en studenten niet optimaal gebruik maken van al die voordelen.

Bij Aventus ging het mis bij het aanmaken van Teams voor een klas. Docenten, werkend vanuit een andere Office 365-omgeving, nodigden studenten uit om samen te werken in Teams. Maar omdat de studenten geen onderdeel uitmaakten van de Office 365-omgeving van de docenten, konden de studenten alleen maar worden toegevoegd aan een ‘Teams-team’ als gast. En dat is zonde, want als gast krijg je niet de beschikking over alle functionaliteit. Ze ondervonden hoe ingewikkeld en foutgevoelig zo’n dubbele rechtenstructuur was. Daar kwam vervolgens ook nog het verzoek vanuit Microsoft bij, om alle licenties die ze bij hen afnamen, samen te voegen. Voor Aventus reden genoeg om op onderzoek uit te gaan, of migreren mogelijk en wenselijk was, hoe ze dit vervolgens het slimste konden aanpakken en of het uiteindelijk Aventus ook de gewenste onderwijsomgeving kon opleveren.

In het voorjaar van 2018 ging Barry Pakkert, Senior Beheerder Infrastructuur bij Aventus, in gesprek met een aantal partijen, waaronder Insight, en legde hij zijn ideeën rondom het migreren van de ene naar de andere Office 365-omgeving voor. De belangrijkste eis hierbij was dat alle mail en data van de studenten zouden migreren naar de omgeving van de medewerkers. Zonder verlies van data en het liefste zonder al te veel downtime, de tijd dat studenten niet bij hun mailbox en data konden.

Het migreren van data van de ene tenant naar de andere kan kostbaar zijn. Bij Insight ontwikkelden we echter een nieuwe en innovatieve manier van datamigratie. Hierdoor waren we in staat 10.000 accounts te migreren en bespaarde het Aventus op die manier ruim een ton aan aanschaf van dure migratietools en bleven ze binnen het beschikbaar gesteld budget. Dit alles bij elkaar gaf voor hen de doorslag. Het functionele aspect rondom de migratie wilden ze graag zelf verzorgen en ook daar gaf ons team tips en advies en werkten we mee aan de planning ervan. Dit gebeurde ook allemaal in Teams, waardoor alles super transparant is verlopen.

Bij een datamigratie zoals deze komt een hoop kijken. Jessica Anschütz, Adviseur Diensten bij Aventus, haakte voor het functionele aspect van de migratie, iets later aan in het voortraject. Want het technische deel van de migratie was natuurlijk een deel, maar ze wilden van te voren ook heel goed nagaan hoe de migratie zou gaan uitpakken in de praktijk. Privacy was hierbij een belangrijk aspect. Docenten en studenten kwamen na de migratie tenslotte in eenzelfde omgeving te zitten. Gelukkig konden ze op basis van het toekennen van bepaalde rechten voorkomen dat studenten zomaar toegang konden krijgen tot de Teams van medewerkers. Met de komst AVG-wetgeving is het nodig om beleid te maken op onderdelen waar men soms nog niet eerder over hoefden na te denken. In dit geval omdat de omgevingen nog gescheiden waren. Voor de nieuwe omgeving werd ervoor gekozen alleen zakelijke gegevens van medewerkers zichtbaar te maken. En om ervoor te zorgen dat ook iedereen alle voordelen van Office 365 zou gaan benutten, werd er in 2018 ook al gestart met het geven van trainingen aan medewerkers.

Het voortraject en het uitdenken van het functionele aspect kostte uiteindelijk iets meer tijd dan van te voren gedacht. Waar initieel gedacht werd aan een migratie in de herfstvakantie van 2018, werd er gekozen voor migreren in de voorjaarsvakantie van 2019. Onze specialisten konden door de goede voorbereidingen aan beide kanten in drie weken tijd meer dan 10.000 Office 365-accounts overzetten via de innovatieve en kostenbesparende migratie aanpak.

Op vrijdag 22 februari 2019 kon ons team na sluitingstijd van alle onderwijscentra van start met de daadwerkelijke migratie en op maandag 4 maart was alles weer volledig in de lucht voor de studenten. Alleen gedurende deze vakantie konden zij niet bij hun mail en documenten op OneDrive.

Door het eenvoudig kunnen delen van informatie via Teams wordt de communicatie veiliger en efficiënter en dat levert uiteindelijk tijdswinst op voor iedereen. Na het afronden van dit traject door Insight, breekt er voor Aventus een nieuw traject aan. Ze gaan bepalen welke tooling mogelijk overbodig is geworden en bekijken hoe ze alle applicaties binnen Office 365 volledig kunnen benutten. Met iedereen in dezelfde Office 365-omgeving kan de organisatie in ieder geval toekomstbestendig verder.