Uit een onderzoek van hr-softwarebedrijf Protime blijkt dat de productiviteit van werknemers flink onder druk kan komen te staan door afleiding van collega’s. Andere tijdvreters zijn eindeloos vergaderen, administratieve rompslomp en e-mail. Organisaties nemen echter te weinig tijd om deze negatieve aspecten zichtbaar te maken en aan te pakken.
Uit het Protime-onderzoek komt naar voren dat een grote groep medewerkers één tot vijf keer op een dag wordt gestoord door collega’s (32 procent). 24 procent wordt zes tot tien keer per dag gestoord en 21 procent zelfs meer dan tien keer. Door dergelijke onderbrekingen – hoe kort ook – verliezen werknemers hun concentratie. Bijna één op de vijf respondenten (19 procent) zegt dat het gemiddeld 11 tot 30 minuten duurt voordat zij weer gefocust zijn.
Als andere grote tijdverspillers staan vergaderingen met stip op één. Op de tweede plaats komt administratieve rompslomp en op de derde plaats e-mail.
Productiviteit heeft echter geen hoge prioriteit bij organisaties. Het is vaak alleen een agendapunt als het niet goed gaat en komt slechts aan bod tijdens functioneringsgesprekken. Enige uitzondering zijn medewerkers in een leidinggevende positie; die bespreken hun productiviteitsdoelstellingen vaak wekelijks met hun meerdere.
Wat vindt u? Is dit een werkelijk probleem of is het ‘part of the job’? En zou de inzet van softwaretools voor metingen, alarmeringen en planningen op het gebied van productiviteit een oplossing zijn?
Dit is een serieus groot probleem, en is nog groter dan hier geschetst. Elke dag worden er miljarden verbrand de onbekwame managers die veel te veel mensen, in veel te lang durende vergaderingen bij elkaar zet. Elke dag stelen medewerkers capaciteit en resources van hun baas, door collega’s onnodig te onderbreken.
Tooling kan sinds kort eindelijk helpen met het zichtbaar maken van het probleem en de veroorzakers (zoals Microsoft Workplace Analytics). Tooling kan ook helpen in slimmer samenwerken. Echt de meeste impact is te bereiken met training en communicatie, door het zorgdragen voor bewustzijn bij de medewerkers van hun gedrag (whats in it for me, mijn team en mijn organisatie als ik mijn gedrag en gewoontes verander)…
De vraag is waarom collega’s elkaar storen. Als ik hulp nodig heb van een collega bij een probleem of vraagstuk, dan stoor ik hem of haar. Echter, als ik dat niet doe, en ik kan niet verder, welke productiviteit lijdt er dan het meest onder: die van mij of die van mijn collega?
Van die bedrijven met een vergadercultuur. Vreselijk om nutteloos bij elkaar te zitten en het over dingen te hebben die je a) niets interesseren en b) toch niet werken.
Dat je met je collega’s onderling overlegd hoort er wel bij want anders kan je net zo goed thuis zitten en alles via VOIP/chat afhandelen.
Natuurlijk kun je kijken op de servicedesk hoeveel incidenten er door een medewerker gerouteerd worden maar in 9 van de 10 gevallen leidt een hoge productiviteit tot een slechtere klantwaardering. Het sturen op nietszeggende interne cijfers is dan ook vooral een leuke bezigheidstherapie voor het management. De KPI’s van een dashboard over de productiviteit kunnen namelijk allemaal op groen staan terwijl de organisatie met rode cijfers de winst schrijft omdat er veel activiteiten zijn die geen waarde leveren.
Vanuit de Theorie of Contraint (ToC) zal dus eerst de context van productiviteit in ketens inzichtelijk gemaakt moeten worden omdat er ook gewoon veel ‘wachttijd’ is binnen processen, de efficiëntie van een keten kan aanzienlijk vergroot worden door middels een vergadering het werk te verdelen. Eén van de populaire methodieken hierin is die van de Kanban, een techniek uit de logistiek die veel binnen het ‘Agile-werken’ principe gebruikt wordt. Belangrijk hierin zijn dus de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse feedback loops omdat er altijd een lane voor de issues met een hoge prioriteit is die inderdaad verstorend op de productiviteit kan werken. Dat er op de werkvloer veel informeel overleg nodig is betekent gewoon dat het management niet helder is in de communicatie, les één in leiderschap gaat om het stellen van doelen die een prioriteit hebben.
Allemaal waar, kan me dan ook vinden in de eerste opmerking van Maarten Visser, maar beslist niet in zijn voorstel om alweer een nieuwe bullshit applicatie te instaleren om daar je tijd mee te verdoen.
Ook zie ik in dit artikel geen opmerking staan over al die lamstralen die de godganselijke dat op internet zitten te struinen. Sorry hoor maar hoe leuk ik dat ook vind, daar heb ik echt geen tijd voor !
Heb jij dat wel, dan heb je gewoon een bullshit baan en kan jij je tijd dus duidelijk beter besteden !
Bedrijven met een vergadercultuur blazen zichzelf uiteindelijk zelf wel op.
Hetzij door dat al dat gezever tot onacceptabele verliezen leid of anders omdat al het relevante personeel er gillend wegloopt.
Blij dat ik daar allemaal geen last van heb, heb ik het gewoon te druk voor.
@pascal: Heb je er wel eens bij stil gestaan dat voor veel mensen een bullshit baan een aangenaam bestaan mogelijk maakt in deze maatschappij? Het genereert inkomen wat zeker geen bullshit is. Het is nu eenmaal nodig in ons economische systeem. Het leven is voor elke levensvorm op aarde nog altijd simpelweg overleven en als dat lukt door het hebben van een nietszeggend baantje in plaats van je potje eten bij elkaar te moeten schrapen in een Mad Max-achtige wereld, dan lijkt mij de eerste optie fijner. Het grootste deel van wat wij doen in ons leven is bullshit. Het enige waar het werkelijk om gaat is het voortbestaan van de soort. De rest hebben we (net als vele lang geleden verdwenen beschavingen voor ons) erbij verzonnen. Constructies van ons denken, meer is het niet. Daarom zeg ik, geniet van je bullshit baantje zolang het nog kan! Als je ongelukkig bent, ga dan opzoek naar een betere oplossing voor jezelf, maar verplicht anderen niet hetzelfde te doen.