It-budgetten verdelen is één van de grootste uitdagingen van deze tijd. Want hoe bepaal je wat je wilt investeren in clouddiensten, nieuwe hardware, innovatieve software-implementaties en het onderhouden van je (legacy)infrastructuur? Onderhoud blijkt nog steeds een relatief hoge kostenpost, wat grotendeels te wijten is aan de traditionele onderhoudscontracten en vervangingscycli. Is het geen tijd om dit model eens te herzien?
De it-budgetten van Nederlandse bedrijven zijn al jaren overwegend stabiel. Dat maakt het lastiger om keuzes te maken, aangezien de behoefte aan nieuwe technologische oplossingen alleen maar toeneemt. Organisaties willen zich door innovatie onderscheiden, maar moeten tegelijk investeren in zaken als data-security en rapportage door nieuwe wetgevingen als de AVG/GDPR.
Om toch geld vrij te maken voor technologische vernieuwing en innovatie, overwegen it-beslissers third-party maintenance (TPM). Dit betekent dat het onderhoud van it-hardware en -infrastructuur door een andere partij wordt geleverd dan de oorspronkelijke leverancier. TPM-dienstverleners bieden bedrijven oplossingen en strategieën om hun kosten te verlagen door de levenscyclus van hun it-middelen te verlengen. Hiermee zijn kostenbesparingen tot wel zeventig procent te realiseren. Dat klinkt ideaal, maar deze propositie gaat niet altijd hand in hand met de door hardware-fabrikanten gedicteerde onderhouds- en vervangingscycli.
Tijd om in te zoomen op wat TPM inhoudt.
Kostbaar onderhoud
Het probleem met traditionele onderhoudscontracten is simpel. Leveranciers bieden voor een vaste periode van gemiddeld drie tot vijf jaar onderhoud en ondersteuning voor hun producten aan. Daarna wordt verwacht dat de hardware wordt vervangen. Maar werkt alles nog uitstekend, en wil je de onderhoudstermijn verlengen, inclusief de bijbehorende garanties? Dan wordt het onderhoud ineens een dure aangelegenheid, waarmee het kostenvoordeel van langer met je hardware doen, verdwijnt.
It-managers worden bij de invulling van hun budgetten dus sterk gestuurd door hun hardware-leveranciers. Niet voor niets is TPM sterk in opkomst. Deze partijen bieden hun klanten namelijk meer vrijheid en flexibiliteit om de gebruiksduur van hun hardware te verlengen, zonder de exorbitant hoge kosten die de oorspronkelijke leverancier daarvoor zou rekenen.
Gartner voorspelde in 2017 het volgende over TPM: ‘In 2020 zal het aantal TPM-gerelateerde RFI/RFP’s voor multi-platform/multi-vendor met 35 procent stijgen, naarmate TPM meer mainstream wordt en niet meer wordt gezien als een point-solution voor servers, storage en networking.’
Hiermee wordt een belangrijk aspect van TPM blootgelegd, namelijk dat dit onderhoudsmodel alleen werkt als het breed wordt toegepast, en niet beperkt blijft tot één of meerdere onderdelen van de infrastructuur.
Hybride omgevingen
Veel grote organisaties hebben tegenwoordig al de transitie gemaakt naar een hybride model voor hun it-infrastructuur. Ze vertrouwen daarbij op TPM om de onderhoudskosten van hun bestaande it-apparatuur binnen de perken te houden, en die zo lang mogelijk te blijven gebruiken. Ze verlagen hiermee de risico’s die gepaard gaan met een cloudmigratie door de ondersteuning van hun hardware te verlengen nadat de fabrikant hiermee is gestopt. En de kostenbesparingen die met TPM gerealiseerd worden, zijn vervolgens weer te gebruiken voor de financiering van innovatieve it-projecten. Het maximaliseren van deze besparing is echter lastig, aangezien it-infrastructuren complexer worden en uit een veelvoud aan oplossingen bestaan van verschillende fabrikanten. TPM staat en valt daarom met multi-vendor-ondersteuning, die niet beperkt is tot hardware van bepaalde fabrikanten.
Storage-onderhoud
Een minder belichte specialisatie binnen TPM, ten slotte, is storage. De hoeveelheid data die bedrijven wereldwijd opslaan, groeit nog steeds exponentieel, en daarmee ook de kosten. TPM voor opslag ligt misschien niet direct voor de hand, maar het is vaak goedkoper dan de opties die OEM’s aanbieden. Gartner meldt hierover: ‘TPM-contracten zullen klanten een gemiddelde besparing van zestig procent opleveren, vergeleken met de catalogusprijzen voor ondersteuning van OEM’s.’
Met TPM voor storage creëren organisaties dus meer financiële ruimte om de ongebreidelde datagroei te kunnen opvangen. Daarnaast kunnen zij ook met de TPM-leverancier in gesprek om de bestaande storage-infrastructuur op een flexibele manier te moderniseren. Hierbij is de keuze voor de allernieuwste hardware niet per se noodzakelijk. Want die dure onderhoudscontracten van fabrikanten zijn er natuurlijk niet voor niets. Nieuwe technologie zit vaak vol bugs. Het is daarom mogelijk om bewust te kiezen voor een stabiele, betrouwbare generatie hardware. Daarmee ben je als organisatie verzekerd van een eerlijke prijs voor beproefde hardware. En ook hier geldt: elke besparing op onderhoud is weer in te zetten voor innovatieve nieuwe projecten.
Third-party maintenance heeft een aantal nadelen, zo betreft het vaak alleen maar het fysieke onderhoud terwijl het onderhoud aan software steeds belangrijker wordt. De keerzijde van technologische vernieuwing en innovatie levert een grotere afhankelijkheid van softwareleveranciers op en één van de uitdagingen hierin is dan ook het onderhoud aan alle onderliggende hardware drivers.
Het is inderdaad al jaren heel gewoon om te bezuinigen op het preventieve onderhoud van patchen en daardoor zijn de meeste organisaties kwetsbaar voor relatief eenvoudige aanvallen van binnen uit. Deze ‘situational awareness’ over het achterstallige onderhoud in de infrastructuur drukt Gartner uit in een I&O skills gap die volgens deze analisten ertoe zal leiden dat 75% van de organisaties in 2020 met serieuze verstoringen in de bedrijfvoering te maken zal krijgen.
Gartner voorspelt ook dat 99% procent van de artificial intelligence (AI) initiatieven in IT service management zullen falen doordat er simpelweg geen kennis over de infrastructuur meer aanwezig is. De tegenpartij heeft wel deze kennis en zal succesvol AI gebruiken om aan te vallen. En iemand met een achtergrond als Westpoint begrijpt vast wel wat ik bedoel met de strategie van Ernst Rommel over je niet op één punt concentreren.
Bedankt voor je reactie, Ewout. Het is uiteraard belangrijk om de softwarecomponent mee te wegen bij de beoordeling of third-party maintenance bij je organisatie past.
Als je zelf al de software beschikbaar hebt voor de apparatuur in je infrastructuur, dan is third-party maintenance een uitstekende optie. Mijn ervaring leert dat toegang tot software voor meer dan 60% van de legacy-devices geen enkel probleem is. Voor nieuwe apparatuur in de infrastructuur, die nog reguliere software-updates nodig heeft, adviseer ik wel om het onderhoud door de oorspronkelijke fabrikant te laten doen.
Het belangrijkste voordeel van third-party maintenance is volgens mij dat het organisaties in staat stelt om de innovatieve projecten die je noemt, te faciliteren. Bij veel Nederlandse bedrijven die ik spreek zijn de IT-budgetten nog steeds vlak, ondanks het feit dat hun IT-behoeften elk jaar groeien. Door te besparen op OPEX-kosten voor het onderhoud van de infrastructuur kan er budget vrijgemaakt worden voor CAPEX en innovatieve nieuwe projecten. Daarbij heb ik in Nederland geleerd dat je een oude jas niet moet weggooien als die je nog warm houdt 😉
Tom,
Ik snap waar je heen wilt met OPEX/CAPEX verhaal want de kosten voor onderhoud vanuit de leverancier zijn veelal na 3 jaar ongunstig waardoor een oplossing economisch binnen 5 jaar afgeschreven wordt maar technisch nog prima voldoet. Dit TCO verhaal verandert echter als een oude auto door het ‘chip tunen’ met nieuwe microcode/firmware opeens een stuk sneller en zuiniger wordt.
En dit kan ook door originele microcode/firmware te vervangen door een (open source) alternatief om zodoende de ‘begrenzingen’ die de leverancier aangebracht heeft te verwijderen. Want duurzaam onderhoud gaat vooral om een bewustwording betreffende Amerikaanse leveranciers die dus op oneigenlijke wijze hun belangen beschermen door de white label componenten middels microcode exclusief te maken.
Verhaal over het anders alloceren van de IT budgetten is nogal onzinnig, veel nieuwe projecten worden in eerste instantie uit het budget van de business gefinancierd en pas in latere (levens)fase de zorg van afdeling IT. De budgetten voor onderhoud zijn alleen maar vlak als een organisatie zijn contracten niet op orde heeft.
Bedankt weer voor je reactie, Ewout. Ik ben het met je eens dat je dit soort zaken vanuit verschillende perspectieven kunt benaderen. Het verschilt per organisatie of TPM binnen de strategie past, en of er draagvlak voor is onder de stakeholders en budgethouders. Het is zeker geen oplossing voor elke use case, maar het kostenvoordeel is helder. Net als het feit dat ik de praktijk zie hoe organisaties zo’n besparing op onderhoud creatief gebruiken om meer financiële ruimte te creëren voor innovatieve projecten.
Tom,
Elke organisatie is inderdaad anders, ik ben heel benieuwd in welke sectoren je vooral actief bent hoewel ik wel een vermoeden hierin heb. De contractuele inertie bij sommige organisaties is nu eenmaal groter door het tekort aan een creatief ondernemend vermogen en hierin geldt veelal dat de olifanten met olifanten blijven dansen omdat er – zoals Gartner stelt – een I&O skill gap is door alle eerdere uitbestedingen.
Het punt in de discussie gaat om de lifecycles van verschillende producten, de afstemming van budgetten op grond van de levensfase van een service gaat om de ‘zorgkosten’ die aan het eind veelal hoger zijn dan aan het begin en TPM kan binnen het legacy domain dan ook inderdaad tot 60% aan kosten besparen als actief gezocht wordt naar de ‘commodity’ in een oplossing.
De transitie van de proprietary unix oplossing naar een open source linux variant kent hierdoor een omgekeerde besparing omdat de lasten voor de baten uitgaan. Het vervelende is dat hiervoor de I&O skills nodig zijn welke conjuctuurgevoelig zijn omdat prijs van ervaring naar aanleiding van de vraag stijgt. Nu is ROI boekhoudkundig wat anders dan de TCO want vaak wordt bij eerste het onderhoud niet meegenomen. Financiële ruimte die gecreeërd wordt met de budgetaire fraude is als tegen de wind in plassen. De innovatieve projecten die weigeren rendabel te worden stinken als dode vis…..