Het is niet de vraag óf je de overstap maakt naar S/4HANA-cloud, maar wanneer. De tijdslijn daarvoor zou allang helder moeten zijn. Immers, vanaf 2025 investeert SAP alleen nog maar in het HANA-platform. Ontwikkelingen in bestaande databases worden gestaakt.
Als dan duidelijk is wanneer het gaat gebeuren, dringt zich direct de volgende vraag op: hoe ga je de transitie doen? Deze vraag is nog niet zo makkelijk te beantwoorden. Elke organisatie heeft nu eenmaal zijn eigen context. Wat voor het ene bedrijf belangrijke voorwaarden en afwegingen zijn, kan voor een andere organisatie totaal niet relevant zijn. Toch is het mogelijk tot een beslissingsboom te komen die richting geeft aan een effectief migratieplan. De volgende zeven keuzescenario’s verdienen een gedegen afweging.
Zeven keuzes
- Greenfield versus brownfield
Het maakt nogal wat uit of je geheel opnieuw gaat beginnen met de ontwikkeling van een S/4 HANA-omgeving of dat je wat je hebt zoveel mogelijk gaat hergebruiken. Het is als een auto. Of je nu een Tesla of een traditionele Renault bouwt, de auto’s zien er aan de buitenkant min of meer hetzelfde uit. Vanbinnen is er sprake van een compleet andere technologie. Zo ook R/3 versus S/4 HANA. Een ‘brownfield’-scenario geeft je de kans gefaseerd over te gaan naar een S/4-omgeving. Het maakt de transitie eenvoudiger. In eerste instantie is het ook goedkoper. Tegelijkertijd geeft een ‘greenfield’-scenario je de gelegenheid zaken vanaf het begin goed te regelen en gelijk optimaal te profiteren van de innovatiemogelijkheden. Je hebt geen last van de inefficiënties en complicaties van je huidige omgeving. Je begint met een schone lei en maakt meteen gebruik van alle flexibiliteit van het nieuwe systeem. Het is een belangrijke afweging die grote impact heeft op de organisatie.
- Step-by-step- versus big bang-scenario
In ons huidige agile-tijdperk wordt het aannemelijker om te kiezen voor een step-by-step-implementatie. Resultaten zijn voortdurend te evalueren en het is een beheersbaar proces. Bovendien kun je ervoor kiezen bepaalde domeinen als eerste geschikt te maken voor het S/4 HANA-domein. Zo kan financiën de eerste zijn, waarna het logistieke proces volgt. Het grote nadeel van de step-by-step-aanpak is dat de organisatie continu in een veranderproces zit. Beoordeel zelf wat je medewerkers aankunnen en hoe het management dat proces gaat ondersteunen.
- On Premise Software Edition versus Cloud Software Edition
De meeste grote organisaties hebben veel maatwerk in huis. Dat betekent dat je liever ook zelf software-updates doet. Het alternatief is dat je gedwongen wordt mee te gaan in de software-updates van de technologieleverancier bij de implementatie van een volledig cloudsoftware-scenario. Daarbij profiteer je van een relatief makkelijk beheersbare cloud-omgeving. Veel bedrijven kiezen voor een combinatie van deze twee scenario’s. Zo kun je ervoor kiezen je volledige crm-omgeving in de cloud te zetten en je financiële administratie in huis te houden.
- Integraal erp-systeem versus systeem split
Het is natuurlijk aantrekkelijk alles in één systeem te stoppen. Dat komt ten goede aan de beheersbaarheid en het onderhoud. Toch is dat niet altijd even verstandig want wat gebeurt er als je een bepaalde bedrijfstak gaat verkopen? Of als je beter inzicht wilt hebben in de eigen bedrijfsresultaten van een bepaalde bedrijfsentiteit? Compliancy-zaken kunnen ook een overweging zijn om te kiezen voor verschillende systemen. Overleg met het bestuur welk scenario het beste past bij de organisatie.
- Roadmap: waar begin en eindig je?
Bedenk goed welke onderdelen c.q. landenorganisaties het eerste meegaan in de transitie. De afwegingen daarbij hangen af van beschikbare resources. Is er sprake van overcapaciteit aan personeel in een bepaald organisatieonderdeel? Kies je ervoor om eerst je productie-omgeving over te laten gaan en dan het hoofdkantoor, of andersom? Breng in kaart welke consequenties van toepassing zijn op de roadmap-keuzes.
- Integration versus Exclusion
Je zult moeten overwegen welke onderdelen je op voorhand uit wilt sluiten van de migratie. Zo kan het zijn dat je ervoor kiest om het hele crm-systeem buiten dit migratietraject te houden. Dit omdat je die in een SalesForce-omgeving hebt staan of wil gaan zetten. Als er nu al sprake is van een bedrijfsovername, dan is het vrij simpel dat je dat onderdeel volledig buitenspel houdt,
- Archivering versus migratie van historische data
Ruim zoveel mogelijk gegevens op, die niet mee hoeven naar de nieuwe S/4 HANA-omgeving. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want welke criteria zet je in op deze opruimactie? It-management moet bepalen welke technische informatie moet overgaan en wat er weg kan. De stem van de business is uiteraard belangrijk bij de archivering van allerlei, al dan niet oude, bedrijfsgegevens. En wat laat je bij het oude systeem en wat wil je vanuit het nieuwe systeem kunnen opvragen? Hoe dan ook wordt de migratie een stuk makkelijker en goedkoper als je niet alle spullen mee hoeft te migreren.
Rustig slapen
Welke scenario’s je ook kiest, breng in kaart welke consequenties gelden voor de organisatie. Dat voorkomt onaangename verrassingen. Het maakt een verschil tussen rustig slapen of je organisatie in totale verwarring brengen. Dat laatste wil je absoluut voorkomen.
Auteur Occo Vreezen is cto-SAP van ict-dienstverlener T-Systems.
