Steeds meer bedrijven werken in de cloud. Ze hebben hun traditionele Office-applicaties vervangen door Office 365 of Google’s G Suite en krijgen daarmee dezelfde functionaliteit, maar dan uit de cloud. Dit verlost ze ogenschijnlijk van veel verantwoordelijkheid op het vlak van beheer. Maar er zit een addertje onder het gras.
Als we Office 365 als voorbeeld nemen, dan zijn de licenties all-in. Gebruikers mogen alle applicaties gebruiken en hebben in principe onbeperkte opslagruimte. Daar steekt het eerste addertje de kop op: onbeperkt opslag? Je kunt je voorstellen dat de opslag van je gebruikers gigantisch uit de hand loopt als je dit niet aan banden legt. En dit is enkel de persoonlijke opslagruimte. Wat te denken van de gedeelde opslag voor Microsoft Teams of Sharepoint? Werknemers krijgen standaard ook alle vrijheid om Teams- of Sharepoint-sites aan te maken, inclusief daaraan gekoppelde mailboxen.
Dit brengt ons bij een onderbelicht aspect van cloudplatformen, namelijk datamanagement en governance. Office 365 biedt namelijk standaard beperkte opties om opslaglimieten in te stellen, bewaartermijnen in te stellen of het gebruik van bepaalde apps te beperken. Zoals we gewend zijn van Microsoft, wordt dat overgelaten aan partners, die deze mogelijkheden als aanvullende dienst leveren. Kleine bedrijven vinden het misschien niet zo’n probleem om heel veel data te hebben en kunnen overtollige gegevens, Teams- of Sharepoint-sites handmatig beheren. Maar voor een grote organisatie is dat niet te doen. Die hebben veel behoefte aan een gedegen governance-oplossing voor hun Office 365-omgeving, die gegevens opschoont en een data-lifecycle toepast.
Back-up
En dan is er nog de back-up. Die werd voor on-premises it-infrastructuren nog als vanzelfsprekend gezien, maar in de cloud lijkt iedereen te denken dat dit standaard goed geregeld is. In zekere zin klopt dat. Microsoft heeft alleen geen service level agreement voor back-up en biedt een prullenbak-functie. Dit houdt in dat organisaties tot maximaal 93 dagen zelf content kunnen terugzetten. Organisaties die verplichte retenties hebben langer dan 93 dagen, hebben een probleem. Dat klinkt al een stuk minder ideaal. Ook op dit vlak kunnen externe dienstverleners veel meerwaarde leveren. Met hun oplossingen worden back-ups met een grotere regelmaat gemaakt en daarnaast zijn ze veel flexibeler terug te zetten. Denk op accountniveau, maar zelfs individuele bestanden of e-mails zijn op deze manier terug te halen.
Een ding is zeker: door de exponentiele groei van data in cloud collaboration-plaformen zal de standaarddienstverlening rond datamanagement voor veel bedrijven al snel niet meer toereikend zijn.
Dit artikel verscheen eerder in Computable Magazine nummer 1 2019.
