De IT-afdeling heeft moeite om aan de hoge verwachtingen van het bedrijf te voldoen, zo blijkt uit ons onderzoek onder IT-professionals in Europa*. In Nederland geeft zo’n 68% van de IT-professionals aan dat ze onvoldoende middelen hebben om de organisatie optimaal te ondersteunen. Dat is nogal wat, vind je ook niet? Maar waar lopen ze op die afdeling nou precies tegenaan? In mijn dagelijkse werk als specialist rondom de moderne werkplek hoor ik tal van redenen die het werk van de IT-professional extra ingewikkeld maken:
1. One-size doesn´t fit all
Maar liefst vier generaties bevolken op dit moment de werkvloer. Iedere generatie heeft zijn eigen specifieke kenmerken, kwaliteiten en manier van werken. Baby Boomers kennen nog de tijd van werkplekken zonder computers, terwijl Generatie Z praktisch met een smartphone in de hand geboren is. Aan de IT-afdeling de schone taak om ze allemaal te voorzien van de juiste (digitale) middelen, van een werkplek die ieder van hen optimaal ondersteunt bij de werkzaamheden. Je zult begrijpen dat die wens per generatie verschilt.
2. Faciliteren
Dat brengt mij meteen bij de tweede uitdaging. Waar je in de jaren ’80 op het gebied van hard- en software nog niet zo gek veel kon kiezen en IT de business ondersteunde, kon je als IT-afdeling redelijk autonoom bepalen welke apparaten en software het bedrijf ging gebruiken. Dat is dat nu wel anders. IT is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven, werknemers gebruiken ook buiten kantooruren allerlei technologische toepassingen, per afdeling is er de nodige specifieke IT-kennis aanwezig en zijn bedrijfsresultaten afhankelijk van de werking van IT. De rol van de IT-afdeling is inmiddels veranderd van dicteren, repareren en beheren, naar adviseren, faciliteren en optimaliseren.
3. Shadow IT
Het tijdig faciliteren van de IT-behoefte binnen jouw organisatie voorkomt ook het gebruik van Schadow IT. Je weet wel, die online tools of alternatieve software die medewerkers aanwenden bij, in hun ogen, gebrek aan beter op dat moment. Zeker de jongste generaties weten overal wel een handige app voor te vinden. Veel van die software is vaak onschuldig, maar de continuïteit en duurzaamheid van Shadow IT is niet te waarborgen, waardoor verlies van data en mogelijk zelfs datalekken op de loer liggen.
4. Beveiliging
Op het gebied van databeveiliging zit voor de IT-afdeling de komende tijd misschien nog wel de grootste uitdaging. Want dataverlies of -diefstal kost een bedrijf steeds meer, letterlijk en figuurlijk. Met de invoering van de AVG-wetgeving en de verplichting datalekken te melden, is de kans op een boete aanwezig. Maar verkeerd gebruik van data of een lek wil je uiteraard als bedrijf voorkomen. En of je data nu in de cloud staat of lokaal op een server, beveiligen is in alle gevallen van groot belang. Evenals richtlijnen geven aan medewerkers hoe ze om dienen te gaan met bedrijfskritische data.
5. Artificial Intelligence (AI)
En alsof de huidige uitdagingen al niet genoeg zijn, nieuwe uitdagingen en slimme IT-toepassingen dienen zich aan. Zo staat AI op het punt om door te breken. Iets wat futuristisch en ondenkbaar leek, komt steeds dichterbij. AI is voor velen nu nog zoals het mobieltje in 1998. Men vond het niet nodig, te duur of zag er het nut niet van in. Maar hoe anders was dat nog geen jaar later? Zo zal het ook gaan met AI en andere nieuwe trends die we zien opkomen. De IT-afdeling doet er goed aan zich hier al op voor te bereiden.
Uiteraard sta je er als IT-manager of CIO niet helemaal alleen voor. Door de jaren heen heb je je waarschijnlijk al eens door een externe partner zoals die van ons laten adviseren over tal van zaken. Voor de bovenstaande uitdagingen hebben we natuurlijk ook de nodige adviezen en oplossingen. Oplossingen die het jou eenvoudiger kunnen maken alle IT-wensen binnen het bedrijf te vervullen, waardoor jij meer tijd overhoudt om je bezig te houden met de bedrijfskritische processen. Van maatwerk tot aan (bijna) plug and play tools, zoals onze Insight Digital Workspace,TM waarmee je een deel van bovenstaande uitdagingen kunt tackelen.
Hoe dan?
Hoe dat precies zit, vertel ik je graag in een persoonlijk gesprek. Via een demo kan ik je het één en ander laten zien en dieper ingaan op de functionaliteiten, de voordelen voor de IT-afdeling en gebruikers en de procesmatige stappen van dit engagementplatform. Toch nog eerst wat meer informatie? Lees dan onze whitepaper: A guide to Digital Workspaces.
Tel: +31 (0)6 310 445 30 | sander.oldenburg@insight.com
* De Insight Intelligent Technology Index is hier te raadplegen.
Wat denken jullie van mijn volgende stelling:
Het goed aanvaarden van een geboden functie in een IT-oplossing is in verhouding met het inzicht in de eigen diepere business processen. Ervaring : in eenzelfde ERP toepassing komt een nieuwe mederwerker in een planningsfunctie. En plots komt hij met eigen Excel zgn planning en opvolging. Bij mijn onderzoek van het motief ervaar ik dat die persoon maar weinig notie heeft van planningsfuncties, en dus ‘niet ziet wat gebeurt in het ERP systeem.
Ik heb niet gecontroleerd als hij Pics foutvrij kon schrijven. Deze duidelijke ervaring deed mij wat terugdenken in mijn 35 ERP projecten. Mensen die hun business processen goed beheersen aanvaarden beter wat het systeem hun biedt. Omdat ze de IT algorithmen ook beter begrijpen, en nauwgezet procedures toepassen, desnoods meehelpen die te verfijnen. Die horen vaak bij de proactiven, die in staat zijn voor een leek duistere it processen te begrijpen. De reactieven , de volgers, hebben niet meer interesse dan een ‘data entry’ kennis, gaan sneller uitwijken naar shadow-it, zijn ook niet de initiatief nemers om info te zoeken. Hun zicht gaat niet verder dan de keyboard van hun werkpost.
Mijn stelling dan : aanvaarding wat beschikbaar is in de IT oplossing, is rechtstreeks evenredig met het eigen inzicht van de adminstratieve business processen.
En er zijn veel reactieven, dus het ongenoegen kan alleen toenemen. Het was opgelost als die groep tot een concensus kan komen, meestal te moeilijk blijkbaar. En men laat dan maar potentieel onbenut, terwijl IT de zondebok is. En dan leve de niet geintegreerde Shadix It
Faciliteren zonder budget wordt lastig, één van de aspecten die de auteur ongenoemd laat terwijl deze alles bepalend is. Het budget is veelal een soort begroting waarin niet teveel verrassingen moeten zitten omdat dan de bedrijfsvoering onzeker wordt. Dat heeft niks te maken met het niet begrijpen van bedrijfprocessen want die zijn vaak heel helder, de businesscase van veel gebruikerswensen is vaak nogal opportuun waardoor er buiten de lijntjes gekleurd wordt met shadow IT.
De definitie van shadow IT is niet-gecontracteerde IT waardoor de bal bij de cont(r)actmanagers ligt, deze zal de voor- en nadelen van geadopteerde oplossingen tegen elkaar af moeten zetten waarna hij/zij een businesscase voor de eventuele investering maakt zodat er gebudgeteerd kan worden voor verandering. De contractuele inertie hierin zit in de planning, de auteur zou eens moeten kijken hoeveel oplossingen niet meer gecontracteerd zijn in de ondersteuning omdat ze EoL zijn maar nog wel gebruikt worden. De RPC-legacy van ‘post-IT’ communicatie in applicatie portfolio van menige organisatie blijkt nog lastig te vervangen.
Is shadow-IT ook niet vaak het gevolg van het inzetten van standaard producten dan wel net dat product dat de leverancier kent en met goedkope krachten te onderhouden valt maar niet dat is wat de werkvloer echt nodig heeft ?
Is shadow-IT niet ook het gevolg van verkeerde, onnodige, onjuiste of gewoon ingeschikte implementatie omdat de beslissing in de directiekamer dan wel op de golfbaan wordt genomen en niet is wat de werkvloer echt nodig heeft ?
Is shadow-IT niet ook het gevolg van niet voldoende verdiepen in de bedrijfsprocessen,
gewoon doen wat de klant vraagt en niet kijken of dit echt wel is wat de werkvloer nodig heeft ?
Is shadow-IT niet ook vaak het gevolg van Eye Candy over functionaliteit en niet echt wat de werkvloer nodig heeft ?
Is shadow-IT niet gewoon heel erg vaak het gevolg van incompetentie ?
Pascal, gelijk heb je.
Wordt het een sport om te beslissen over zaken waar men niets van af weet, en ook niet wat de resultaten zullen zijn. De echte Business Processen zijn veel meer dan men denkt te zien. Open communicatie wordt blijkbaar moeilijker.
Wat denken jullie van mijn volgende stelling:
Het goed aanvaarden van een geboden functie in een IT-oplossing is in verhouding met het inzicht in de eigen diepere business processen. Ervaring : in eenzelfde ERP toepassing komt een nieuwe mederwerker in een planningsfunctie. En plots komt hij met eigen Excel zgn planning en opvolging. Bij mijn onderzoek van het motief ervaar ik dat die persoon maar weinig notie heeft van planningsfuncties, en dus ‘niet ziet wat gebeurt in het ERP systeem.
Ik heb niet gecontroleerd als hij Pics foutvrij kon schrijven. Deze duidelijke ervaring deed mij wat terugdenken in mijn 35 ERP projecten. Mensen die hun business processen goed beheersen aanvaarden beter wat het systeem hun biedt. Omdat ze de IT algorithmen ook beter begrijpen, en nauwgezet procedures toepassen, desnoods meehelpen die te verfijnen. Die horen vaak bij de proactiven, die in staat zijn voor een leek duistere it processen te begrijpen. De reactieven , de volgers, hebben niet meer interesse dan een ‘data entry’ kennis, gaan sneller uitwijken naar shadow-it, zijn ook niet de initiatief nemers om info te zoeken. Hun zicht gaat niet verder dan de keyboard van hun werkpost.
Mijn stelling dan : aanvaarding wat beschikbaar is in de IT oplossing, is rechtstreeks evenredig met het eigen inzicht van de adminstratieve business processen.
En er zijn veel reactieven, dus het ongenoegen kan alleen toenemen. Het was opgelost als die groep tot een concensus kan komen, meestal te moeilijk blijkbaar. En men laat dan maar potentieel onbenut, terwijl IT de zondebok is. En dan leve de niet geintegreerde Shadix It