Douanestempel door dataconversie

Bij DB Cargo Nederland sloeg eind 2017 even de paniek toe. De erp-toepassing van ‘s lands grootste railvervoerder moest binnen enkele weken via een nieuw data-uitwisselingssysteem koppelen met de douane. Door afwijkende dataformaten was een behoorlijke conversieslag nodig. Wessel Sijl van DB Cargo en projectmanager Carlo Kassam van softwareleverancier BluJay Solutions vertellen hoe het toch lukte.

Computable neemt u graag mee in de wondere wereld van internationaal goederenvervoer. Een wereld van papieren formulieren, elektronische gegevensuitwisseling, tijdsdruk en grote financiële belangen. Waar nieuwe douanesystemen historische dataformaten verwerken. En waar railtransport soms het buitenbeentje is. Stapt u in?

Elke transporteur die met goederen een buitengrens van de Europese Unie (EU) passeert, krijgt met de douane te maken. Vracht die de EU binnenkomt, moet worden afgemeld bij het verlatende land en vervolgens aangemeld bij de douane van de EU-lidstaat van binnenkomst. Bij het verlaten van de EU moet de transporteur de goederen afmelden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij transporten naar Zwitserland, Noorwegen, (Wit-)Rusland en post-brexit Groot-Brittannië. Aan- en afmelding gebeurt met gestandaardiseerde aangiften.

Met de aangiften geeft de transporteur allerhande informatie door aan de douane. Zoals de code(s) van de goederen, het kenteken van het vervoermiddel en informatie over afzender en bestemming. Voor vrachtvervoer per weg, water en lucht bestaat hiervoor al geruime tijd een Europees standaard voor gegevensuitwisseling: NCTS. Deze douanevervoersregeling wordt nog niet breed toegepast bij railvervoer.

Afwijkend

Voor railvervoer gelden enkele afwijkende formaliteiten. In veel gevallen fungeert de vrachtbrief als douanevervoersdocument. Dat is historisch zo gegroeid. Het komt ook doordat voor het spoor sommige andere gegevens relevant zijn en bovendien een afwijkend formaat hebben. Zo bestaat een trein uit meerdere wagons met elk hun eigen registratienummer, dat bovendien langer is dan bijvoorbeeld vrachtwagenkentekens. Maar ook de gebruikte goederen- en landencodes zijn anders dan bij andere transportmodi. Bent u er nog?

Sinds begin 2018 moeten alle Nederlandse transportbedrijven aan- en afmeldingen bij de douane doorgeven via het nieuwe informatie-uitwisselingssysteem Maritime Single Window (MSW). Dit geldt ook voor railvervoerders. MSW is echter niet toegespitst op spoorspecifieke kenmerken, mede doordat het is gebaseerd op de standaard douaneprocedures die spoorvervoerders vrijwel niet gebruiken.

BluJay

Ook DB Cargo Nederland moet transporten die de EU verlaten, melden via het nieuwe uitwisselingssysteem. De onderneming kwam daar vlak voor de verplichte invoering achter en moest dus snel schakelen. Hiervoor deed de transporteur een beroep op BluJay Solutions. Deze softwareleverancier is gespecialiseerd in applicaties voor onder meer logistiek en transport.

‘We doen al langer zaken met BluJay’, vertelt Wessel Sijl van DB Cargo Nederland. Hij is bij het railtransportbedrijf verantwoordelijk voor douanezaken, vervoerswetgeving en beveiliging. ‘In 2006 realiseerden zij de koppeling van onze zelfgebouwde erp-applicatie met het toenmalige douanemeldingssysteem. Destijds heette het bedrijf nog Minihouse. Ze hebben veel ervaring met zulke systemen en wezen ons erop dat aanlevering via het MSW ook voor railvervoerders verplicht werd vanaf 2018.’

Maatwerk

BluJay bouwde een maatwerkkoppeling tussen de enterprise resource planning (erp)-toepassing van DB Cargo en het Customs Management-systeem dat de softwareleverancier ook voor andere klanten inzet. Dit cloudplatform biedt de informatie vervolgens op de juiste wijze aan bij het douanesysteem van de Belastingdienst.

Er waren twee grote uitdagingen voordat het erp-systeem van DB Cargo kon koppelen met het systeem van BluJay, aldus projectmanager Carlo Kassam van BluJay. De eerste was het vereiste maatwerk. De output van de erp-toepassing was namelijk niet geschikt voor de nieuwe koppeling.

Voor de data die niet door de DB Cargo-applicatie zelf konden worden geconverteerd, moest het team van Kassam conversie regelen. ‘Onze engineers onderzochten eerst om welke specifieke data en formaten het ging. Ze maakten met behulp van een conversietool de link van de DB Cargo-applicatie naar ons Customs Management-systeem en testten de technische doorloop. Daarna mochten eindgebruikers het op de proef stellen. Vanuit een testomgeving van de erp-applicatie konden ze allerlei uitvoeraangiftes simuleren, zowel de veel voorkomende als de uitzonderlijke gevallen. De berichten werden van de productieomgeving afgetakt naar een testversie van ons systeem. Die hadden we speciaal voor DB Cargo ingericht.’

Tijdsdruk

De grootste uitdaging was echter de tijdsdruk. Pas enkele weken voor inwerkingtreding van MSW, bleek dat ook DB Cargo douanemeldingen van continentale uitvoerzendingen via dit nieuwe uitwisselingssysteem moest indienen. Gezien het benodigde maatwerk, vroeg en kreeg de transporteur enkele maanden uitstel bij de Belastingdienst. De deadline verschoof van 31 december 2017 naar april 2018. Voor het in kaart brengen, bouwen, testen en implementeren betekende dat nog steeds aanpoten.

Pas begin maart legden de Belastingdienst en DB Cargo vast hoe de uitvoeraangiften via het Maritime Single Window moesten worden afgemeld. ‘Hierdoor moesten we op heel korte termijn mensen vrijmaken voor dit project’, vertelt Kassam van BluJay. ‘Het had wel als voordeel dat alle kinderziektes van de nieuwe berichtenstroom al door andere vervoerders waren afgevangen. Uiteindelijk hadden we na de ontwikkeling nog twee à drie weken de tijd om geconstateerde problemen op te lossen. Na livegang waren kleine aanpassingen nodig. Die hadden vooral te maken met de terugkoppeling vanuit het systeem van de douane. Deze konden we natuurlijk pas in de live omgeving controleren.’

Geautomatiseerd

Inmiddels draait de nieuwe koppeling tussen DB Cargo en de douane zo’n driekwart jaar. Wat heeft de implementatie tot dusver opgeleverd? Sijl van DB Cargo: ‘Het is een voortzetting van het oude systeem, maar dan omgetoverd zodat we voldoen aan het Maritime Single Window. We kunnen de data van alle grensoverschrijdende treinvrachten geautomatiseerd en correct bij de douane registreren. Dit gebeurt minstens even snel als voorheen. We hadden het aangifteproces namelijk al eerder geautomatiseerd. Formeel moest dat echter nog via papieren formulieren en vrachtbrieven.’

De eindgebruikers hebben niets gemerkt van de implementatie en aansluiting op het MSW, meent Sijl. Dat was volgens hem een belangrijke voorwaarde bij het project. Ook eiste DB Cargo dat het systeem niet méér werk voor de medewerkers oplevert en dat de berichtenstroom herleidbaar is. ‘Het zijn vooral onze douanedeclaranten en medewerkers van de goederenadministratie die het systeem gebruiken. Zij kloppen er info in, net als voorheen. Ze kunnen de status van meldingen gemakkelijk terugvinden. Ze hebben ook toegang tot het BluJay-systeem. Daar kunnen ze eventuele foutmeldingen inzien. Op basis daarvan doen ze in ons eigen erp aanpassingen en schieten deze opnieuw in.’

Toekomst

DB Cargo is nu beter voorbereid op de toekomst, aldus Sijl. Zo kan de railvervoerder het goed gebruiken bij een overstap naar NCTS, de eerder genoemde generieke Europese standaard voor  vervoersaangiften in de transportsector. Sijl hoopt de overstap snel af te ronden. ‘Er zit voor onze klanten en voor onszelf een aantal belangrijke voordelen aan NCTS, waardoor we het zo snel mogelijk willen aanbieden.’

Volgens hem is verdere automatisering in het goederenvervoer over het spoor cruciaal. ‘Doordat alle stappen van aangiften bij de douane tegenwoordig in één geïntegreerd proces verlopen, voorkom je onnodige vertragingen. Railvervoer gaat over grote fiscale waarden, miljoenen euro’s! Alles moet vlot en veilig het systeem doorlopen. Stilstaande vrachttreinen zijn ongewenst. Vooral met gevaarlijke stoffen of waardevolle goederen vergroot je dan het risico op incidenten. Aan een buitengrens wil je dus niet stoppen om alle papierwerk te regelen bij een lokaal douanekantoor. Vaak kan dat niet eens. Voor een goederentrein die van Sittard rechtstreeks naar Basel rijdt, is Sittard officieel het EU-grensstation. In Basel is echter geen grenskantoor en de railinfrastructuur is niet ingericht op oponthoud door douaneformaliteiten ter plaatse.’

Ook voor toekomstige aanpassing aan het douanemeldingssysteem verwacht Sijl een beroep te doen op de expertise van BluJay. ‘BluJay is de toekomst op douanegebied. Het bedrijf beschikt zowel over diepgang als breedte. Ze kunnen ervoor zorgen dat onze processen spic en span en snel verlopen en bovendien volgens de regeltjes. Het is een partnership waarin we elkaar versterken’, besluit hij.

Dit artikel verscheen eerder in Computable Magazine nummer 2 2019.