‘Welkom, waar kan ik u mee helpen?’ vraagt Alice bij binnenkomst van The Hub van Konica Minolta in Amsterdam. Alice is een receptioniste en regelt de ontvangst van bezoekers. Het gaat echter om een virtuele receptionist, bestaande uit een pilaar met een ingebouwd beeldscherm.
Alice vraagt naar mijn naam en met wie ik een afspraak heb. Ik voer de gegevens op het touch screen-scherm in en ontvang per e-mail een code. Wanneer ik deze code op het scherm invoer, ontvangt Xavier Biermez, algemeen directeur van Konica Minolta Nederland en België, een notificatie dat zijn bezoek is gearriveerd. Ik ben namelijk door hem uitgenodigd om het experience center The Hub te bezoeken om zo een blik te werpen op de werkplek van de toekomst.
Biermez opent de deur naar het experience center. ‘In deze ruimte willen we tonen hoe technologie antwoord kan geven op uitdagingen van de toekomst. Dit met het doel om mensen aan het denken te zetten’, vertelt hij. ‘Bezoekers kunnen hier verschillende oplossingen die wij op de markt willen brengen ervaren en bekijken. Want in onze ogen moet technologie mensen ondersteuning bieden in hun werk. Denk hierbij aan de inzet van augmented reality of plug-and-play-oplossingen voor niet-it’ers.’
Vergaderruimtes boeken
De organisatie werkt ook aan een oplossing om vergaderruimtes slimmer en effectiever in te zetten. ‘Het boeken van een geschikte vergaderruimte is vaak een uitdaging. Dat komt voornamelijk doordat de ruimtes onnodig gereserveerd worden. Zo komen medewerkers soms niet opdagen, komen ze te laat of wordt de ruimte maar voor een gedeelte van de gereserveerde tijd gebruikt’, vertelt Biermez.
Om hier een oplossing voor te bieden, worden vergaderruimtes uitgerust met sensoren. ‘Deze sensoren beweging en verzamelen data over het daadwerkelijke gebruik van een ruimte. Door deze data te analyseren en hier een voorspellend algoritme op los te laten, willen we inschatten hoe groot de kans is dat een ruimte beschikbaar is. Concreet moet het systeem de medewerkers ondersteunen om de juiste ruimte te vinden en deze voor de juiste tijd te reserveren. Daarnaast meten de sensoren de temperatuur en vochtigheid. Dit met het doel om in de toekomst ook het klimaat binnen de zalen te verbeteren.’ De zogeheten smart room booking-oplossing wordt momenteel in Londen getest. De pilot breidt dit jaar ook naar de negentien vestigingen van Konica Minolta in Nederland en België.
Augmented reality
Voor de volgende oplossing lopen we naar een blauw vierkant op de grond. Biermez pakt een tablet en laat via augmented reality een andere oplossing zien. ‘Dit is de Workplace Hub. Ik vergelijk dit apparaat graag met de iPhone voor mkb-organisaties. Het is een centraal platform dat de gehele it-infrastructuur en bestaande en toekomstige it-systemen van een organisatie beheert en coördineert. Gebruikers krijgen via een dashboard inzicht in het it-gebruik van de hele onderneming, wat het systeembeheer eenvoudiger maakt.’
Deze oplossing is beschikbaar in een beperkt aantal landen. Nederland en België volgen in april dit jaar. ‘Deze integratie van it-systemen is de eerste stap, maar we willen nog wel extra diensten toevoegen. Zo is de tweede stap om, net als bij de iPhone, killer apps voor de Workplace Hub te ontwikkelen, die de gebruikers ondersteunt bij hun bedrijfsvoering. De derde stap is om dit allemaal te koppelen aan internet of things-sensoren die aan de toekomstige werkplek worden toegevoegd. Dit met het doel om de werkplek nog meer af te stemmen op iedere werknemer.’
Dit zijn een drietal oplossingen die Konica Minolta demonstreert in The Hub. Maar hoe kwamen deze uiteindelijk in het experience center terecht? ‘Wij beschikken over vijf zogeheten business innovation centres – bic’s -, waaronder in Londen. Vanuit die centra worden nieuwe producten en diensten ontwikkeld en marktscans uitgevoerd om de interesse hiervoor te peilen. Hierbij kiest Konica Minolta om niet enkel intern te innoveren, het gaat juist de samenwerking met startups wereldwijd aan om samen oplossingen te ontwikkelen. Hiermee combineert het de interne kennis en ervaring met de flexibiliteit en schaalbaarheid van buitenaf. Een selectie van de oplossingen die in een bic worden ontwikkeld, worden naar Amsterdam gehaald om dit aan het publiek voor te stellen.’
Toekomst
De productdemonstraties geven al een indicatie hoe de werkplek er over een aantal jaar uit kan zien. Maar hoe zit het met de verdere toekomst? ‘Doordat medewerkers steeds meer op elke locatie kunnen werken, zijn zij minder aanwezig op de fysieke werkplek. We moeten nu de mobiele en fysieke werkplek op elkaar afstemmen. Zo krijgt de fysieke werkplek op kantoor een nieuwe functie. Het moet vooral intuïtief zijn en de creativiteit stimuleren’, meent de algemeen directeur.
Om dat te realiseren moeten de it-processen beter worden ingericht, vervolgt hij. ‘Dat bekent dat de infrastructuur versimpeld moet worden. Op die manier hoeft de medewerker zich niet met de achterliggende it bezig te houden en kan hij zich volledig storten op het creatieve proces.’
