Efficiënt en effectief: zet in op lean besturen

Lean is een term die zeker in het bedrijfsleven, als deel van een businessstrategie, aan populariteit wint. Het draait om het elimineren van alle verspillingen in een proces. Overbodige handelingen of tussenstappen die vertraging in de hand werken, mogen niet meer bestaan.

Het doet denken aan de overheid, waar een complex samenspel van bestuurlijke processen, informatieprocessen en interactie met betrokkenen het ambtenaren moeilijk maakt overzicht en grip te houden op hun werk. Dat moet efficiënter en effectiever kunnen. Hoe? Ga lean besturen.

Verspillingen en remedies

De lean-methodiek focust op acht verspillingen en manieren om die tegen te gaan. Hoewel deze voortkomen uit de industriële omgeving is het niet moeilijk ze te vertalen naar de overheid. Hieronder bespreek ik deze verspillingen en wat je eraan kunt doen:

• Transport

Deze verspilling draait om het te veel, te weinig, of onnodig verplaatsen van producten. In een ideale situatie vindt levering op precies de goede tijden plaats, zodat processen vloeiend verlopen. Deze verspilling doet zich ook voor op de werkvloer, maar dan in de vorm van transport van informatie. Het efficiënt delen van informatie en helder communiceren, is van belang voor een soepele doorloop van processen. Onder andere digitaal werken kan hier positief aan bijdragen. Dit maakt het immers mogelijk om makkelijk informatie op te slaan en uit te wisselen.

• Voorraad

Het hebben van een grote voorraad vertaalt zich op de ambtelijke werkvloer vaak naar een vertraagde doorloop van bestuurlijke processen. Wanneer een werknemer met een bepaalde werkvoorraad te maken heeft, kan het zijn dat de persoon in kwestie niet over de juiste competenties beschikt en daardoor te traag door de materie heengaat of niet de juiste prioriteiten stelt. Een andere reden kan onderbezetting van de organisatie zijn. Op deze manier stapelt de werkvoorraad zich op en dit kost tijd en geld. Zorg daarom dat je de verschillende oorzaken van de groter wordende voorraad herkent en de maatregelen hierop aanpast.

• Beweging

Verspilling van beweging omvat elke onnodige verplaatsing van mensen, apparatuur of machines. Op het kantoor kan verspilde beweging bestaan uit lopen, bestanden zoeken, het invoeren van data en ga zo maar door. Dit soort repetitieve bewegingen voegen niet per se waarde toe aan het uiteindelijke doel. Om deze verspilling te voorkomen is het belangrijk te zorgen voor een logisch ingedeelde werkruimte, zowel off- als online. Van ergonomische bureaustoelen tot aan een digitale handtekening, alles om onnodige verplaatsing te voorkomen.

• Wachten

Wachten op een tussentijds besluit of aanvullende informatie… Het is voor velen een bron van irritatie en kan leiden tot overtollige voorraad en overproductie. In processen waar elke stap afhankelijk is van de voorgaande, kan digitaal werken de uitkomst bieden. Op deze manier zijn meerdere stappen tegelijkertijd uit te voeren. Daarnaast is meteen duidelijk welke informatie bij wie ligt en wat de status is.

• Overproductie

Overproductie vindt plaats wanneer processen doorgaan met werken terwijl ze zouden moeten stoppen. Binnen het bestuurlijk proces betekent dit simpel gezegd dat mensen te veel hooi op hun vork nemen. Hoewel het verleidelijk kan zijn om in rustige tijden alvast vooruit te produceren, leidt dit uiteindelijk tot een verhoging in werkdruk en een verstoring in de werkstroom.

• Overdaad

Overdaad draait om het uitvoeren van een activiteit die niet per se nodig is om een functionerend product of dienst te leveren. Men is bijvoorbeeld geneigd meer informatie te leveren dan gevraagd wordt, om maar zeker te zijn dat de juiste informatie erbij zit. Dit belast de ontvanger echter onnodig met extra werk. Binnen de gemeente is dit terug te zien in het omslachtig communiceren met de burger. Een eenvoudige manier om deze verspilling tegen te gaan, is de werkvereisten te begrijpen vanuit het standpunt van de klant. Produceer alleen naar het kwaliteitsniveau en de benodigde hoeveelheden die de klant verwacht.

• Fouten

Fouten maken we allemaal. Het herstellen van een fout kost echter tijd, waarbinnen geen waarde is toe te voegen. Omdat veel fouten voortkomen uit competenties van mensen, is het belangrijk hier aandacht aan te besteden. Bekijk of iedereen op de goede plek zit in de organisatie. Ook het implementeren van andere manieren van werken – bijvoorbeeld digitaal – kan het maken van meer fouten tot gevolg hebben. Stem daarom de juiste vaardigheden af voor bestaande rollen en functies in de organisatie en voorkom hiermee fouten die snel optreden.

• Talent

De nieuwste en misschien wel belangrijkste vorm van verspilling heeft te maken met talent. Verspilling van menselijk potentieel treedt op wanneer vaardigheden van medewerkers worden onderbenut. Op het moment dat organisaties investeren in verandering is de kans het grootst dat talenten zichtbaar worden. Verandering wordt echter vaak gezien als bedreiging of iets engs, waardoor medewerkers op hun oude plek blijven zitten. Talentherkenning en veranderingsmanagement moeten daarom vooropstaan in elke organisatie. 

Bewust

Samen tot steeds betere bedrijfsresultaten komen door elkaar te stimuleren en helpen – dat is waar het in échte lean-ondernemingen om draait. Dat geldt evengoed voor bestuurlijke organisaties. Medewerkers moeten zich bewust zijn van het grote geheel, de te bereiken doelen en resultaten. Door voortdurend te hameren op verbetering zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen, krijgen mensen daadwerkelijk de ruimte om hun talenten te benutten.