Cisco tilt vergaderomgeving naar hoger plan

Veranderende tijden vragen ook om veranderingen in de omgeving waarin we werken. Daarover denkt Cisco al jaren na. Om zijn ideeën over de werkplek van de toekomst – met in het hart de virtuele vergadertool Webex Teams – toe te lichten, nodigt het Amerikaanse ict-bedrijf een dozijn Europese ict-journalisten uit om een bezoek te brengen aan het Cisco Executive Briefing Centre (EBC) in Oslo. ‘A new way of working.’

Waarom in Oslo? Omdat er naast het EBC, waar we eerst welkom worden geheten, een praktijkvoorbeeld ‘als een huis’ staat: het pand van IBM Noorwegen, waar we een bezoek aan brengen. Hier laat Arne Norheim, country general manager IBM Norway, er geen misverstand over bestaan: hij is trots op ‘zijn’ IBM-kantoor in Oslo. Norheim, een geboren Amerikaan, zwaait hier sinds 2013 de scepter en heeft het pand aangepast aan de nieuwe tijd, daarbij geholpen door de technologie voor communicatie en samenwerking van ‘buurman’ Cisco.

Tijdens de rondleiding door het prachtig ingerichte pand licht de Noorse bedrijfsleider toe dat niemand van de meer dan duizend werknemers een eigen bureau of kantoor heeft. Doel is de eilandencultuur open te gooien (‘bruggen, geen eilanden’) en de samenwerking tussen verschillende afdelingen een duw in de rug te geven. Daarvoor in de plaats doen huddle spaces hun intrede, die wel iets weghebben van een cuddle corner, een plekje waar twee, drie personen zich uit de open werkruimte kunnen terugtrekken voor een face-to-face-overleg. Verder, aldus Norheim, verloopt zo ongeveer alle werkgerelateerde communicatie via het zogeheten Cisco Webex Teams (zie ook kader onderaan).

Maar wat is het?

Noem het een werk- en vergaderomgeving in de cloud, waarbinnen tal van internationale deelnemers aan bestanden werken, content delen, video- en audiogesprekken voeren, chatten, aantekeningen en informatie uitwisselen, elkaars schermen overnemen en whiteboarden. Volgens Norheim is IBM Noorwegen een organisatie waar agile net zo gewoon is als de koffieautomaat en iedere collega dagelijks wel even ‘over de grens’ moet om met een collega elders in de wereld van gedachten te wisselen. ‘Voor een geïntegreerd bedrijf bestaat de fysieke locatie niet’.

Dat definitief slechten van de fysieke werkplek – dat in een recordtijd van ruim een maand plaatshad – ging niet helemaal zonder slag of stoot. Dat wil zeggen dat vooral de ‘manager op leeftijd’ tegenspartelden. ‘Want hoe spreek ik mijn team aan als ik niet weet waar ze zijn?’ Norheim benadrukt dat het bij deze transitie belangrijk was de juiste adoptietrainingen te organiseren voor zowel eindgebruikers als managers. Cisco schuift hiervoor zelfs zogeheten customer success-managers naar voren, die een belangrijke rol spelen in het trainen en begeleiden van de klant naar de ‘new way of working’.

De werkplek van morgen

Eenmaal terug in het EBC van Cisco schetst John Restrick, chief technology officer bij Cisco, via een telepresentatie – we hadden niet anders verwacht – vanuit New Jersey de werkplek van morgen. Cisco past daarvoor artificiële intelligentie (ai) en machine learning toe. In dit verband heeft hij het over building blocks die Cisco gebruikt om ai-features in producten op te nemen. Nieuw bijvoorbeeld is de manier waarop het ‘vergadersysteem’ (lees het door te ontwikkelen Webex Teams) getraind wordt.

Normaal gesproken train je een model door een set data te verzamelen en te labelen. Door aan te geven wat je van de data wil, train je het model. Wil je een model bijvoorbeeld leren in het herkennen van gezichten, dan label je de data door aan te geven dat ‘deze gezichten hetzelfde zijn en die gezichten van elkaar verschillen’, aldus Restrick. ‘Door dat maar vaak genoeg te oefenen, krijg je uiteindelijk een systeem dat gezichten herkent.’

Het systeem van Cisco daarentegen is getraind met, zoals Restrick het noemt, live-data. Daarvoor heeft Cisco grote hoeveelheden eigen trainingsdata verzameld, met als doel dat het systeem bepaalde beelden maar ook geluiden herkent en deze al dan niet dempt. Restrick wijst in dit verband op storende data als sirenes (vanaf de straten van Amerika), geblaf (van de hond van thuiswerker), getap op de tafel, toetsenbordaanslagen, et cetera.

Superslim

Samengevat moet dit leiden tot een ‘superslim’ vergadersysteem dat dankzij sensoren, camera’s, microfoons, speakers, beeldschermen, apps en touchpanels bewegingen registreert, personen herkent, stemmen en geluiden onderscheidt, ruis onderdrukt, de juiste camerastandpunten zoekt en volumes aanpast. Maar ook, als een virtuele secretaresse op commando, de juiste collega belt. Restrick noemt deze ontwikkeling ‘het onzichtbaar maken van technologie’. Immers, fysieke apparaten zoals de (mobiele) telefoon, agenda, notitieboek verdwijnen uit beeld. Bovendien werkt onzichtbare techniek de focus van een team in de hand. Navraag leert dat de meest recente Cisco Webex Room-systemen hiervoor geschikt zijn. Medio december vindt een proefproject plaats in Europa waarna deze functionaliteit via een firmware-upgrade voor elke Cisco Webex Room-systeem beschikbaar komt.

Het is een proces dat volgens Restrick in zeg het jaar 2020 resulteert in vergaderingen die meer weg hebben van een televisie-uitzending. De regie is daarbij in handen van een ai-syteem. En dan liggen ook telemetrie, augmented en virtual reality niet ver over de horizon.