Software wordt steeds belangrijker voor organisaties, en dus het managen van software ook. Hoe gaan organisaties hier mee om? En hoe wordt er vanuit verschillende functies naar software asset management (sam) gekeken? Om sam in kaart te brengen, elke twee weken het woord aan een professional uit het veld. Deze keer: Niels Wijbrandts, it-manager bij een internationaal bedrijf met drieduizend medewerkers.
De taak van Niels Wijbrandts en zijn team is ervoor te zorgen dat ale drieduizend collega’s in 21 landen de middelen hebben om hun werk optimaal te doen. Zijn overtuiging is dat de it-services die zijn organisatie levert, naadloos moeten aansluiten op behoeften vanuit de business. Bij veel traditionele bedrijven ziet Wijbrandts dat de it-afdeling vooral zelf beslissingen neemt en niet als businesspartner optreedt. De organisatie heeft gekozen voor een agile aanpak van it-services, volledig in dienst van de bedrijfsdoelstellingen.
Een belangrijke stap daarbij was het centraliseren van de infrastructuur en de inzet van cloud door te zoeken naar software-as-a-service-oplossingen die qua functionaliteit beter bij het bedrijf passen en de noodzaak voor een on premises infrastructuur verminderen. Dat heeft zijn vruchten afgeworpen. De it’ers hoeven niet meer hardware aan te schaffen, servers te configureren, te installeren en te onderhouden of softwareservers te beheren. Daardoor hebben ze meer ruimte om een ‘gladde’ dienstverlening neer te zetten voor hun collega’s.
Omlaag brengen
Daarnaast is het gelukt de cost-per-user onder de marktstandaard te brengen, waar die er vijf jaar geleden daar nog boven lag. Bij het omlaag brengen van de it-kosten speelde sam een grote rol. Binnen de it-afdeling werd een positie gecreëerd voor vendor-management, met de focus op het ondersteunen van it-inkoop en het managen van contracten. Tot de verantwoordelijkheden behoren het beheer van het it-budget en kostenbeheersing, het onderhouden van relaties met leveranciers en het inkopen van hardware en softwarelicenties.
Zo’n vendor-manager, met technische kennis, begrip van contracten vanuit juridisch perspectief en onderhandelingsvaardigheden, is volgens Wijbrandts een aanrader voor elke it-organisatie. Hierdoor heeft de organisatie altijd een goed overzicht van zijn softwarelicenties. Doordat de organisatie ook steeds meer gebruikmaakt van saas-abonnementen, wordt het bovendien makkelijker om inzicht te krijgen in het gebruik en de kosten.
Budgetbehoeften
Het doel van sam is volgens Wijbrandts grip krijgen op de kosten en begrijpen welke software er binnen je organisatie gebruikt worden. Bovendien helpt sam bij het beheren van softwarelicenties in een dynamische werkomgeving en het beter voorspellen van budgetbehoeften. Door inkoop en sam te centraliseren, kunnen it-kosten volgens Wijbrandts ook beter worden toegeschreven aan specifieke afdelingen. Het voordeel is dat, als een afdeling zelf verantwoordelijk is voor de it-kosten, er ook beter wordt gekeken of bepaalde hard- of software wel nodig is.
Bedrijfscreditcard
De beweging van de software-industrie in de richting van makkelijk beschikbare saas-oplossingen, vereist volgens Wijbrandts een andere vorm van controle. Met één swipe met de bedrijfscreditcard kan iedereen binnen een paar minuten een nieuw cloud-product in gebruik hebben – dat is voor Wijbrandts een van de grootste uitdagingen van saas. Over het algemeen is het managen van software met saas voor hem makkelijker en is er meer inzicht, maar die individuele aanschaf blijft lastig te controleren. Qua kosten is dat peanuts vergeleken met enterprisesoftware, maar iedere it-manager wil toch weten wat er precies gebruikt wordt in zijn organisatie én welke voorwaarden daar aan vastzitten. Doordat alle saas-oplossingen ook de mogelijkheid bieden om bedrijfsgegevens op een extern cloudplatform op te slaan, wijst Wijbrandts als laatste op het belang van security. Hoe veilig is je data? Wie heeft er toegang toe en wat zijn de voorwaarden? Dit is voor Wijbrandts allemaal onderdeel van een breder initiatief, waar ook het managen van softwarelicenties toebehoort.
