Fries Film Archief stelt digitaal erfgoed veilig

Bij snel terughalen van data uit opslag lijkt tape niet het meest voor de hand liggende medium. Toch is dat de oplossing waar het Fries Film Archief in samenwerking met SLTN Inter Access voor heeft gekozen. Door de enorme omvang van digitale filmbestanden was tape het meest kostenefficiënt, en IBM kon de vraag naar snelle toegang invullen met de IBM tape-library en IBM Spectrum Archive met LTFS.

Het Fries Film Archief verzamelt en beheert sinds 1988 het filmisch erfgoed van Fryslân. Daarmee is dit het oudste regionale filmarchief van Nederland. De fysieke collectie is in de loop der tijd uitgegroeid tot dertienduizend dragers. Het Fries Film Archief is een zogenoemd ‘licht gesubsidieerd’ archief. ‘Met die jaarlijkse subsidie kunnen we net draaien’, zegt Syds Wiersma. ‘Deze subsidie gaf echter geen financiële mogelijkheden voor professioneel digitaliseren.’

De kans om de digitalisering wel professioneel aan te pakken kwam toen de Provinciale Staten van Friesland enkele jaren geleden besloot om Fries erfgoed structureel te digitaliseren. Daar werd financiering voor beschikbaar gesteld. Het Fries Film Archief kreeg daarop budget voor zowel de benodigde technologie als personeel om die digitalisering uit te voeren. ‘Voorwaarde was dat het erfgoed voor het grote publiek digitaal toegankelijk moest zijn.’

Niet op berekend

Jurjen Enzing is nu als projectmedewerker digitalisering aan de slag. ‘Toen we van start gingen beseften we dat we al snel met enkele honderden terabytes aan bestanden zouden zitten. Daar was de bestaande automatisering niet op berekend. We hadden alleen een kleine server van 20 TB waar ook nog eens onze werkbestanden op stonden. We hebben door de omvang van de filmbestanden te maken met andere vereisten dan een papieren archief.’

Wiersma: ‘Aanvankelijk hebben we alles opgeslagen op harde schijven, waar we MP4-bestanden afhaalden voor het publiek. Dat werkte echter niet goed. We zijn dus met de it-afdeling van Tresoar, het historisch en letterkundig centrum in Friesland waar wij zijn gehuisvest, gaan praten over mogelijke oplossingen. Daarnaast hebben we gekeken wat andere partijen, die tevens te maken hebben met audiovisuele archieven, voor oplossingen hadden. We waren er op basis daarvan al snel uit dat een LTO tape-oplossing voor ons het beste zou zijn. Dit was duurzaam, effectief, betaalbaar, en we konden het in eigen beheer houden.’

Bijzondere eis

‘Onze it-collega’s van Tresoar werkten al met SLTN Inter Access en daar waren ze erg tevreden over. Zij adviseerden ons daarom om met hen te gaan praten over de archiefoplossing die we nodig hadden. Dat hebben we vervolgens gedaan en bij hen hebben we onze wensen op tafel gelegd.’

Enzing: ‘Een bijzondere eis die wij hadden was snelle beschikbaarheid van de opgeslagen films. Normaal wordt tape-opslag gebruikt voor gegevens die niet zo snel opgevraagd hoeven te worden. Bij ons kan het echter voorkomen dat een omroep op dezelfde dag bepaalde filmbeelden nodig heeft. Vanwege de omvang van het archief is tape wel het meest kostenefficiënt, maar wij willen er tegelijkertijd snel bij kunnen. Er zijn wel meer storage-oplossingen die snel toegang bieden, maar die zijn veel te duur voor de grote hoeveelheden opslagruimte die wij nodig hebben.’

Meest effectieve oplossing

Wiersma: ‘SLTN Inter Access is daarop met het voorstel gekomen om te kiezen voor een LTO tape-library op basis van IBM Spectrum Archive met LTFS. Vanwege de specifieke eisen die wij hadden was dit de meest effectieve oplossing. Er bleken uiteindelijk maar weinig aanbieders die in konden spelen op de manier waarop wij de tapes wilden gebruiken.’

Het Fries Film Archief heeft nu een LTO-archiefsysteem waar alle films op twee verschillende tapes worden gezet. Een tape blijft in de tape-library en de ander wordt gescheiden opgeslagen als back-up. In aanvulling daarop heeft het archief een 30 TB-server cadeau gekregen die afgeschreven was bij een zusterinstelling. Die is gekoppeld aan de tape-library. Op de werkserver staan de bestanden van een deel van de gearchiveerde films, die vervolgens online toegankelijk zijn. Indien nodig kan er snel vanaf de tapeserver een kopie op de werkserver worden gezet om video toegankelijk te maken.

Minder voorzichtig mee omgaan

Wiersma: ‘In archieftermen hebben we nu een statisch en een dynamisch archief. De tape-library is het veilige, statische archief, waar maar weinig mensen bij kunnen. Daarnaast wordt al het filmmateriaal ook op werkschijven opgeslagen, op deze werkschijven staan de bestanden waarmee wordt bewerkt, bijvoorbeeld voor edits die online komen. Daar hoeven we wat minder voorzichtig mee om te gaan, zonder dat het statische archief in gevaar komt.’

Enzing: ‘Het grote voordeel van dit systeem is dat we ermee kunnen groeien. We willen bijvoorbeeld als archief ook nieuwe producties van filmmakers veiligstellen en bewaren. Met deze oplossing hebben we die ruimte ook. De tape-library is eventueel nog uit te breiden met meer slots. Een vraagstuk dat nu speelt in onze branche is het ‘born digital’ archief, dus materiaal dat nooit fysiek is geweest. Wat doe je daarmee? Daar kunnen we dankzij deze oplossing ook mee aan de slag.’

Werkwijze

Het neerzetten van de nieuwe archiefoplossing vroeg wel om een andere, meer gestructureerde werkwijze. ‘We waren ons er van tevoren van bewust dat we onze workflow moesten aanpassen aan de oplossing’, zegt Wiersma. ‘Voorheen hadden we alles op een schijf staan waar iedereen gewoon bij kon. Dat hebben we aangepast. Je wordt gedwongen om heel systematisch te werken. Dit is met name van belang omdat we met veel parttimers werken zodat iedere medewerker op dezelfde manier moet werken.’

‘Het is een goede zaak dat we het werkproces hebben aangepast aan het volume waar we mee werken. En we hebben nu een veel beter overzicht van wat we hebben en waar het staat.’ Enzing: ‘Het heeft ons bewustzijn opgeleverd over het werkproces en we zijn als archief klaar voor de toekomst. We weten nu dat de films niet alleen geordend zijn, maar ook de komende honderd jaar beschikbaar zijn.’

Samenwerking

Enzing kijkt terug op een goede samenwerking met SLTN Inter Access. ‘Naast het advies voor deze oplossing en de ontwerpfase hebben ze ook ondersteuning geleverd bij het installeren van het systeem. En als er dingen misgaan, wat nog niet is gebeurd, zouden we een beroep op hen kunnen doen. Dankzij de IBM tape-library en IBM Spectrum Archive met LTFS lopen wij in de wereld van de audiovisuele archieven in de voorhoede van digitalisering, met een hele beheersbare en betaalbare oplossing.’