Software wordt steeds belangrijker voor organisaties, en dus het managen van software ook. Hoe gaan organisaties hier mee om? En hoe wordt er vanuit verschillende functies naar software asset management (sam) gekeken? Om sam anno 2018 in kaart te brengen, elke twee weken het woord aan een professional uit het veld. Deze keer: Otto Sleeking, it-advocaat bij Taylor Wessing.
Otto Sleeking werkt als it-advocaat bij Taylor Wessing. Hiervoor was hij circa dertien jaar in dezelfde functie werkzaam bij Kennedy van der Laan.
Taylor Wessing is een internationaal kantoor dat sinds 2015 ook in Nederland is gevestigd en heeft een sterke reputatie op het gebied van it-recht. In Nederland houdt een team van achttien man zich dagelijks bezig met intellectual property, privacy en it. Sleeking stelt licentiecontracten op, begeleidt it-projecten, adviseert over nieuwe technologie en ondersteunt cliënten bij audits van softwareleveranciers.
Steeds meer audits
Sleeking ziet het aantal audits van softwareleveranciers toenemen. De laatste jaren komen meer audit-cases voor bij cliënten, waarbij Oracle, SAP en VMware als licentiegever het vaakst voorbijkomen. Vooral bij Oracle en SAP lijkt het er volgens Sleeking op dat het voor deze partijen onderdeel van hun businessmodel is geworden om met audits meer omzet te genereren. De advocaat legt uit dat negen van de tien keer zo’n audit eindigt in de constatering dat er te weinig licenties zijn afgenomen, waarna er een commercieel voorstel wordt gedaan. Aan een organisatie is het, als afnemer van de software, vooral de taak om zelf doorlopend een goed beeld te hebben van de afgenomen licenties en het gebruik daarvan in de organisatie. Daarmee zorg je ervoor dat je bij een audit minder snel voor verrassingen komt te staan én sta je sterker in de onderhandelingen met de leverancier die daar mogelijk op volgen.
Verschil tussen grote en kleine bedrijven
Sleeking constateert dat bedrijven na het doorlopen van zo’n audit-traject bewuster zijn van deze problematiek. Als softwarecompliance daarvoor nog niet echt op de radar stond, is dat daarna wel het geval. Verder is er een flink verschil tussen grote en kleine organisaties. Grote, internationale partijen hebben bijvoorbeeld over het algemeen wel een eigen sam-afdeling met soms tientallen medewerkers, terwijl kleine partijen het moeten stellen met slechts een paar medewerkers die sam naast allerlei andere taken in het portfolio hebben en geen specifieke licentie-expertise hebben.
Bij de grote bedrijven komen de audits natuurlijk ook regelmatig voor: hoe groter de organisatie, des te groter is de kans dat er een groot verschil bestaat tussen de afgenomen licenties en de deployment daarvan. Zeker wanneer wordt gewerkt met enterprisesoftwaredeals die lang geleden zijn gecontracteerd. Multinationals kennen het belang van softwarecompliance en sam inmiddels wel. Vaak spreken zij ook een maximum aantal audits af met de softwareleverancier, bijvoorbeeld elke twee jaar. Kleinere organisaties hebben deze afspraken vaak niet en raken sneller in paniek als ze een auditverzoek krijgen. Sleeking verwacht wel dat ook deze bedrijven de komende jaren hun sam op een meer professionele wijze gaan inrichten, ondersteund door externe specialisten.
Veranderingen door SaaS
Sleeking verwacht dat de opkomst van SaaS en clouddiensten het sam-vakgebied gaat beïnvloeden, al is het maar omdat bij SaaS-diensten audits meestal niet nodig zijn omdat deze software niet lokaal staat geïnstalleerd. Softwareleveranciers hebben daardoor beter inzicht in het aantal gebruikers. Een ander verschil is dat er minder contractonderhandelingen plaatsvinden, omdat zowel de dienst als de voorwaarden in de meeste gevallen gestandaardiseerd zijn. Alleen de echt grote corporates hebben voldoende leverage om nog te kunnen onderhandelen bij dergelijke deals. Verder noemt Sleeking de toenemende concurrentie tussen leveranciers dankzij SaaS positief. Naarmate de diensten worden gestandaardiseerd en er meer diensten en aanbieders komen, kunnen organisaties gemakkelijker overstappen. Sleeking verwacht daardoor dat leveranciers meer hun best moeten en zullen gaan doen om hun klanten blij te houden.
