Inputmanagement is het automatiseren en vereenvoudigen van het verwerken van inkomende informatie. Het is een oplossing om manuele en administratieve taken te automatiseren voor meer efficiëntie en minder fouten. Wanneer documenten de organisatie binnenkomen, herkent het systeem de gegevens in die documenten, interpreteert en extraheert deze en stuurt de informatie snel naar de juiste plaats in de organisatie.
Inputmanagement is direct in te zetten bij de eindgebruiker, maar ook partners zijn interessant. Hoe gaat dat in zijn werk?
Inputmanagement neemt een vlucht. De veranderende informatiemaatschappij vraagt om informatie die digitaal toegankelijk is. Daarnaast wordt de informatie die overheidsinstellingen moeten verwerken omvangrijker. Tevens moet het voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving, zoals de AVG. Dat maakt het lastig te bepalen hoe belangrijk de binnengekomen informatie is en waar zij thuishoort. Inputmanagementoplossing zorgt hier voor een enorme efficiëntieslag. Een inputmanagementoplossing kan documenten classificeren en doorzetten naar de juiste bestemming om de informatie verder af te handelen. Zo wordt een factuur of bestelling direct herkend op basis van woordherkenning of vergelijkingen met bekende documenten. Door de classificatie over te laten aan een geautomatiseerd systeem, gaat informatie sneller naar de juiste afdeling.
Controller wil controle
Wanneer commerciële organisaties een inputmanagementoplossing aanschaffen voor eigen gebruik, zijn zij ervan overtuigd dat inputmanagement concurrentievoordeel oplevert. Een dergelijke oplossing is te koppelen aan erp-pakketten om documenten te verwerken. Zo worden belangrijke onderdelen in facturen herkend en doorgezet naar de financiële afdeling of het financiële systeem. Komt de informatie van die binnenkomende factuur overeen met de eerder gegeven opdracht, dan kan de betaling zelfs direct en zonder manuele handeling plaatsvinden. Enkel wanneer er een afwijking wordt gedetecteerd, krijgt de verantwoordelijke daar een melding van, zodat die de factuur kan controleren.
Knop
Dit proces hoeft niet per se volledig geautomatiseerd te zijn. Vaak willen nieuwe gebruikers van een inputmanagement nog ‘zelf op de knop drukken’ om de betaling af te ronden. Zij willen de factuur eerst met eigen ogen controleren. Het is voor financiële functies logisch en veilig om die controle te behouden; het zijn niet voor niets controllers. Het vertrouwen in het systeem groeit echter snel. Wanneer blijkt dat het allemaal werkt en gebruikers de oplossing vertrouwen, kan de manuele stap ertussenuit.
Maak je collectie compleet
Steeds meer organisaties herkennen waar het naartoe gaat en zien dat het efficiënt verwerken van binnenkomende informatie onmisbaar wordt. Vooral erp- en ecm- leveranciers herkennen de meerwaarde van inputmanagementoplossingen en zien het als onderscheidend vermogen in combinatie met hun eigen software. Door inputmanagement aan hun portfolio toe te voegen, breiden ze de informatieketen verder uit en hebben ze meer controle over hun informatiehuishouding.
Van hard- naar software
Nog een voorbeeld van deze uitbreiding van een informatieketen is de toevoeging van de inputmanagementsoftware door leveranciers van printers en scanners. Door de verregaande digitalisering nemen fysieke documenten af en zoeken de leveranciers naar mogelijkheden in het verbreden van documentverwerking. Inputmanagement sluit hier perfect op aan.
Flexibele standaardoplossing
Het is belangrijk partners een standaardoplossing te bieden. Een oplossing die kwalitatief hoogstaand is, maar wel vrij definieerbaar. Ofwel: de applicatie moet relatief eenvoudig te implementeren zijn en de partner moet snel de benodigde kennis omtrent implementatie en het gebruik tot zich kunnen nemen, zodat hij de oplossing aan eindgebruikers kan leveren. Deze korte doorlooptijd kan alleen door een flexibel product te leveren. Flexibel qua implementatie, maar ook in het gebruik.
Als leverancier kun je nog meer waarde toevoegen door partners te begeleiden met opleidingen en trainingen om de oplossing zelfstandig te leveren. Zo wordt de partner gecertificeerd en kan deze zelf snel voordeel behalen. Daarna hoef je alleen nog maar support en service te verlenen. Een win-winsituatie.
Top of mind
Het is belangrijk dat de toegevoegde waarde van inputmanagement voldoende bekend is in de organisatie. Je moet de eindgebruikers echt meenemen in de digitale transformatie. Het klinkt als een cliché, maar werknemers voelen zich bedreigd door verandering. Dat is in deze situatie ook het geval. Gebruikers willen eerst weten wat het hen gaat opleveren, dus je moet de voordelen vooraf laten zien. Dit geldt ook voor partners. Zij moeten de meerwaarde kunnen duiden van het product dat zij willen verkopen. Als een partner zelf de toegevoegde waarde voor haar eindklanten niet ziet en kan duiden, blijft succes uit. De oplossing moet in de top drie staan van wat een partner aan zijn klanten wil verkopen. Als partners niet net zo enthousiast zijn over de oplossing als de leverancier, dan slurpt een partnership alleen maar tijd en energie. Alleen als het product top-of-mind is, groeit het partnership uit tot een resultaat.
