Software wordt steeds belangrijker voor organisaties, en dus het managen van software ook. Hoe gaan organisaties hier mee om? En hoe wordt er vanuit verschillende functies naar software asset management (sam) gekeken? Om sam anno 2018 in kaart te brengen, elke twee weken het woord aan een professional uit het veld. Deze keer: Adam Glen, Senior IT Asset Manager bij Uline.
Uline is een Amerikaanse leverancier van verzendbenodigdheden, zoals verzendboxen en verpakkingsmaterialen. Het bedrijf, met hoofdkantoor in Wisconsin, heeft ruim zesduizend medewerkers, waarvan driehonderd op de it-afdeling. Adam Glen begon twaalf jaar geleden bij Uline, met als doel het opzetten van een it- en software asset management-strategie en -structuur. Tot dat moment was ITAM en SAM nog niet echt een aandachtsgebied binnen de organisatie en werd alles bijgehouden in spreadsheets. Inmiddels staat er volgens Glen een hele volwassen structuur. Zeker voor wat betreft hardware is de administratie 99 procent accuraat en ook met software is zijn team goed bezig.
In 3 stappen naar een volwassen SAM-aanpak
Glen heeft de SAM-structuur binnen Uline de afgelopen twaalf jaar in verschillende stappen opgebouwd. In de spreadsheets werd eerst alleen wat summiere informatie over hardware- en softwarecontracten bijgehouden. De eerste stap was daarom het in kaart brengen van welke producten de organisatie precies in bezit had en bijhouden wanneer licenties afliepen en er nieuwe aangeschaft moesten worden. Toen dit licentiebeheersysteem eenmaal goed was ingericht, was het tijd voor stap twee: managen waar producten worden ingezet en wie er allemaal gebruik van maakt. De derde stap, die zo’n zeven jaar geleden werd gezet, maakte de SAM-aanpak van Uline echt volwassen. Glen is toen begonnen met interne audits, om te kijken of het gebruik nog in lijn is met de contractuele afspraken. Dat doet hij inmiddels voor alle hardware- en softwareproducten die het bedrijf heeft, bij sommige zelfs op wekelijkse basis. ‘Ons e-mailprogramma betalen we bijvoorbeeld per gebruiker en ook nog vooruit. We moet dus van tevoren inschatten hoeveel licenties we nodig hebben en dit vervolgens continu bijhouden.’
Investeringen in leveranciers maximaliseren
De belangrijkste reden voor Uline om zo actief met IT/SAM bezig te zijn, is het ‘in control’ zijn. Het bedrijf wil weten welke hardware en software er precies in de organisatie wordt gebruikt en of dit voldoet aan de contracten met alle leveranciers. Volgens Glen is het ook veel slimmer om dit proactief te doen, voordat er überhaupt een audit-aankondiging is geweest. Enerzijds is het gewoon makkelijker als je het beheer continu bijhoudt in plaats van dat je alles in paniek bij elkaar moet zoeken. Anderzijds versterkt het compliant zijn de onderhandelingspositie ten opzichte van softwareleveranciers. Glen noemt het een manier om hun investeringen in een leverancier te maximaliseren: het helpt ze de meeste waarde uit hun relatie met bijvoorbeeld Adobe en Oracle te halen. Een extra stok achter de deur om SAM serieus te nemen is volgens Glen dat niemand aan zijn directeur wil uitleggen dat je wordt aangeklaagd omdat je zelf niet alles op orde hebt.
Uitdagingen
Succesfactoren
Glen noemt de rol van werknemers cruciaal bij een succesvolle SAM-aanpak. Zonder hun medewerking is het moeilijk om compliant te zijn, maar het is nooit hun eerste prioriteit. Support van de directie is daarom cruciaal: als een CEO zegt dat het belangrijk is dat ‘we’ dit doen, dan wordt het voor werknemers ook belangrijk. Ook heldere communicatie is onmisbaar. Binnen Uline kunnen bijvoorbeeld veel mensen zelf software aanschaffen, maar dat moet wel eerst goedgekeurd worden door de SAM-afdeling. Als je dit van tevoren niet goed uitlegt, kan dit voor frustratie zorgen, meent Glen. Daarnaast denkt Glen dat het voor SAM-managers van belang is grote en kleine leveranciers hetzelfde te behandelen. Natuurlijk nemen grote spelers als Adobe en Oracle de grootste hap uit je it-budget, maar iedereen heeft tegenwoordig te maken met een enorme hoeveelheid kleinere vendoren. Ook daarvan moet je de juiste documenten hebben en weten wat er speelt in je organisatie.
Uitdagingen
Het omgaan met totaal uiteenlopende voorwaarden en policies van tientallen verschillende leveranciers is soms lastig, maar Glen denkt dat Uline dat inmiddels goed onder controle heeft. Het feit dat medewerkers zelfstandig kunnen handelen blijft wel een uitdaging voor Uline. Zeker nu met SaaS alles anders is: iedereen kan veel makkelijker met zijn eigen creditcard een product aanschaffen en benaderen vanaf zijn werk-pc, denk aan Slack of Spotify. Dat maakt het voor Glen en zijn team moeilijker om precies te weten welke software er in hun organisatie allemaal actief is. Hij kijkt daarom nu naar een nieuwe monitoringtool die hem kan helpen dit beter in kaart te brengen.
