‘Geholpen’ door films als De Lift en Terminator maken we ons zorgen over de negatieve gevolgen van technologie. De vrees bestaat dat softwarerobots de jobs van duizenden administratieve medewerkers overnemen. En dat dit tot ontslaggolven en werkloosheid zal leiden. Het kan ook anders.
Experts in automatisering zijn bekend met de 100-50-15-regel. Daarbij staat ‘honderd’ voor het administratief proces dat ondersteund door één medewerker 100K per jaar kost. Verhuist een onderneming dit werk naar een lagelonenland, dan kost één medewerker op jaarbasis 50K. Neemt een robot het werk over, dan kost de robot 15K per jaar. Ofwel, het bedrijft maakt tussen de 85 en 20K budget vrij per robot die een proces overneemt.
Dit budget kan het bedrijf inschakelen voor twee investeringen. Verder robotiseren om nog meer budget vrij te maken. Of de verloning van de administratieve medewerkers verhogen. Waarom zou een bedrijf de verloning van de administratieve medewerkers willen verhogen? Daarvoor zijn meerdere redenen.
Het is niet makkelijk om nieuwe werknemers te vinden en aan te trekken. Veel vacatures blijven lang openstaan. Trainen en inwerken van nieuwe werknemers is een dure activiteit. Door het grote job-aanbod is het lastig werknemers aan je bedrijf te binden.
Onvoldoende personeel
Hebben bedrijven die administratieve medewerkers nog wel nodig als softwarerobots het werk doen?
Het robotiseren van bedrijven vindt al jaren plaats. En vaak zien we bij aanvang van een project dat bedrijven sowieso al onvoldoende personeel in dienst hebben om administratieve processen goed en snel uit te voeren. Er is gewoon te veel werk en onvoldoende handen. Bovendien verwachten klanten steeds snellere interactie en betere antwoorden door toenemende digitalisering.
Bedrijven kiezen ook bewust om sommige processen niet aan robots over te laten. Denk aan het beantwoorden van vragen door premiumklanten of het behandelen van complexe vragen of herstellen van fouten.
Robotisering kan dus leiden tot een win-win-win-winsituatie waarbij alle betrokken partijen hun voordeel doen. Immers, bedrijven voeren bedrijfsprocessen uit tegen lagere kosten en maken budgetten vrij. Klanten van bedrijven krijgen sneller antwoord en antwoorden bevatten minder fouten. Werknemers krijgen er een robotcollega bij die hen alle monotone en routinematige klusjes uit handen neemt. En bovendien zorgt de robot voor een loonsverhoging. De werknemer voert in de toekomst taken uit met meer toegevoegde waarde, en wordt er beter voor betaald. Een natuurlijk combinatie.
De maatschappij gebruikt de talenten van werknemers beter en creëert meer welvaart.
Robotic proces automation
Onze ervaring heeft geleerd dat de voordelen van robotic proces automation (rpa) niet beperkt zijn tot puur administratieve jobs. Zo merkten we al vroeg dat er in de job van een verkoper veel administratieve taken schuilen: forecasts invullen in een crm-pakket, berekeningen maken in Excel, goedkeuring aanvragen voor offertes via een workflow, bestellingen bevestigen voor financiële boeking en meer. Dankzij automatisering kunnen verkopers een robot starten om deze taken in hun plaats af te handelen. En kunnen ze meer tijd stoppen in hun eigenlijke werk: interactie met klanten en meerverkoop.
Een ander voorbeeld is een diensthoofd dat maandelijks moet nakijken of iedereen in het team wel zijn timesheets correct heeft ingevuld. Hoewel heel belangrijk voor facturatie en inkomsten is er nooit tijd voor deze taak. Nu doet een robot de controle en verwittigt de robot alle medewerkers die nog niet in orde zijn. Zo heeft de leidinggevende meer tijd voor direct persoonlijk contact met zijn medewerkers.
Robotisering en automatisering bieden dus een uitgelezen kans om in een organisatie een vier-keer-win te realiseren.
