Office 365 manifesteert zich binnen organisaties steeds vaker als het primaire platform voor kantoorproductiviteit en samenwerking. Een recente workshop met het thema ‘Hoe bereik je 90% Microsoft Teams-adoptie in drie maanden’ kon dan ook op veel belangstelling rekenen. Bedrijven blijken behoefte te hebben aan sturing en advies over het effectief inzetten van het platform.
Speciaal ingevlogen vanuit de VS is Dux Raymond Sy, als Microsofts remote desktop (rd)/most valuable professional (mvp) en AvePoint’s chief marketing officer (cmo) prima gekwalificeerd om over dit thema te spreken. De bijeenkomst op het kantoor van it-specialist Wortell is onderdeel van een wereldtour, waarbij Dux zijn populaire workshop geeft aan bedrijven met uitdagingen rond het gebruik van Sharepoint en Office 365.
Dux noemt Microsoft Teams een centraal component in het cloudgebaseerde officepakket van Microsoft, dat volgens Gartner weer een logische aanvulling is op Outlook. Een interessante stelling, die op zichzelf niet genoeg is de adoptie binnen organisaties te versnellen.
Uitdagingen
Bij aanvang vraagt Dux aan de circa dertig vertegenwoordigers van Nederlandse bedrijven om de drie belangrijkste uitdagingen op te schrijven die zij ervaren bij het motiveren van gebruikers om Office 365 optimaal te gebruiken.
Dat zijn:
- Gebrek aan (budget voor) training en ondersteuning;
- Onbekendheid met de individuele producten;
- Medewerkers geven voorkeur aan eigen werkwijzen;
- Geen vaste regels over het gebruik;
- Het gebruik van andere samenwerkingstools.
Volgens Dux zijn deze uitdagingen universeel. Veel bedrijven nemen een product als Office 365 af en vergeten vervolgens budget vrij te maken voor een goede implementatie, inclusief training en ondersteuning voor gebruikers. Die gebruikers blijven vervolgens op hun oude manier samenwerken, hoofdzakelijk via e-mail, en vinden geen motivatie om hun werkwijze te veranderen.
De manier waarop werknemers samenwerken, blijkt voor een groot deel generatiegebonden te zijn. Oudere werknemers geven vaak de voorkeur aan traditionele tools als Outlook, terwijl jongere werknemers liever samenwerken door cloudgebaseerde bestanden met elkaar te delen en te chatten.
Volgens Dux sluit Microsoft Teams veel beter aan op die laatste werkwijze, omdat het een tijdlijngebaseerde manier van samenwerken biedt. Werknemers kunnen zelfstandig Teams aanmaken voor hun projecten, en vervolgens in een uniforme tijdlijn samenwerken, waarbij alle relevante bestanden veilig en overzichtelijk een plek vinden in de onderliggende Sharepoint-omgeving. Voor samenwerking met externe partijen heeft e-mail vaak nog de voorkeur, ook al zijn zij ook toe te voegen aan specifieke Teams. Hoe krijg je werknemers nu zover dat zij ook daadwerkelijk op deze nieuwe manier gaan samenwerken?
Tips voor adoptie
Naast Microsoft Teams biedt Office 365 nog meer handige tools, waaronder Flow (projectplanning), OneNote (notities en aantekeningen) en Yammer (chatten), die door Microsoft steeds beter geïntegreerd worden. Ook hier geldt volgens Dux dat onbekendheid met de tools en een gebrek aan sturing het gebruik in de weg zitten.
Als richtlijn stelt hij dat bedrijven hun medewerkers moeten uitleggen welke tools voor welk doel gebruikt moeten worden. Microsoft Teams is bijvoorbeeld in te zetten voor samenwerking rond interne projecten, soms inclusief externe partijen. Een tool als Yammer is geschikt om informatie te delen binnen de organisatie, zoals zakelijke successen en mededelingen van het management. Ook is het een geschikt middel voor interne discussies of voor het bevorderen van betrokkenheid en saamhorigheid onder het personeel. Door werknemers simpele handvatten te geven bij het gebruik van deze tools, is de kans groter dat ze die gaan gebruiken.
Als overzichtelijk hulpmiddel hierbij deelt Dux een e-book uit genaamd ‘Everyday Etiquette in Microsoft Teams’. Verder stelt hij dat je voor elke nieuwe tool die je aan werknemers geeft, een bestaande moet afnemen. Zo verplichtte hij ooit een collega met een sterke voorkeur voor samenwerking via e-mail om hem niet langer te mailen, maar al zijn vragen en mededelingen in Microsoft Teams te zetten. Na een korte gewenningsperiode kreeg hij deze hardnekkige Outlook-gebruiker zover om zijn werkwijze te moderniseren.
Back-up en databeheer
Tijdens de workshop passeren meer aspecten van Office 365-adoptie de revue, waaronder de technische migratie van Sharepoint naar Office 365 tot zaken als databeheer en governance. Dit laatste blijkt een onderbelicht aspect van de dienstverlening van Microsoft. Standaard krijgen gebruikers in Office 365 bijvoorbeeld alle vrijheid de tools binnen het pakket te gebruiken en Teams aan te maken, inclusief bijbehorende mailadressen en landingspagina’s. Dit is niet altijd wenselijk en kan leiden tot een wirwar aan niet-gebruikte Teams, sites en mailadressen.
Daarnaast voldoen de standaardback-up-policy’s van Office 365 vaak niet aan de strenge eisen rond back-up en governance. Daarvoor zijn inmiddels oplossingen van partners beschikbaar, waarmee bedrijven deze zaken op een gebruiksvriendelijke manier inregelen. Denk aan het verhogen van de back-upfrequentie, of ervoor zorgen dat bestanden op account- en bestandsniveau zijn terug te zetten. Bovendien is een Office 365-omgeving hiermee ook aan te vullen met een gebruiksvriendelijke omgeving voor het inregelen van databeheer en governance. Zo kun je gebruikers bijvoorbeeld een logische selfservice-wizard voorschotelen die ze helpt de juiste samenwerkings-tool te selecteren voor een bepaald project. Hiermee wordt het gebruik van Office 365 gekanaliseerd en beheerst.
Wat heb ik eraan?
Als afsluiting van zijn workshop legt Dux uit dat gebruikers bij de invoer van elke nieuwe oplossing één ding willen weten: wat heb ík eraan?
Het is de centrale boodschap bij het vergroten van de adoptie van een oplossing als Microsoft Teams. Laat ze zien hoe de oplossing werkt, begeleid ze met training en richtlijnen en laat ze de voordelen ervaren. Zelfs traditionele, ingesleten werkwijzen zijn te overkomen als blijkt dat deze modernere, uniforme en teamgebaseerde manier van werken efficiënter is. Pak de implementatie verder gestructureerd aan en richt je op het overtuigen van de early majority adopters, die vaak ruim dertig procent van het personeelsbestand uitmaakt.
Met zo’n aanpak is het inderdaad mogelijk die negentig procent Microsoft Teams adoptie binnen drie maanden te realiseren.
We wilden juist af van een vendor lock in, hiermee zit je dus weer vast aan een leverancier en/of fabrikant.
Er is nog niet veel veranderd bij onze vrienden aan de andere kant van de grote plas “most valuable professional” prachtig zo’n nonsens-titel! Taal is toch wat moois!
Ron, Office 365 en Google G Suite zijn geweldige producten voor een zeer schappelijke prijs. Je hebt altijd up-to-date (secure) software die heel goed werkt in de browser op ieder device. De waarde voor het bedrijf is heel hoog tegen lage kosten. Generieke kantoorautomatisering heeft iedereen nodig, dus hoe zie jij dit als een probleem?
@Henri Koppen: De overheid is juist aan het overstappen geweest op openstandaarden, juist om de monopoly positie van sommige bedrijven te doorbreken en het makkelijker te maken, om over te stappen op een andere leverancier en/of fabrikant.
Het MS systeem is helemaal toegerust om te werken met gesloten standaarden.
Het ODF formaat wordt door MS (nog steeds) onvoldoende ondersteund, waardoor nu alleen PDF bruikbaar is als bijlage in een bericht.
Alleen al in december 2018 heb ik daar 83 gemeenten over aangeschreven, omdat zij in overtreding waren, door documenten alleen in een DOC, of DOCX formaat aan te bieden, iets dat verboden is!
34 gemeenten (tot nu toe) gaven aan, dat er een vergissing is gemaakt en dat het verbeterd is, of wordt.
48 gemeenten hebben nog niet gereageerd.
1 gemeente is eigenwijs en krijgt problemen met het rijk, vrees ik.
Het bovenstaande is iets waar ik mij heel erg druk om maak, want een overheid die weigert zich aan de regels te houden, kan dat ook niet van de burgers verwachten.
Ron,
Maar geef jouw alternatieven dan? LibreOffice / OpenOffice?
Ik ben voor open standaarden, maar niet uit principe, het moet logisch zijn en voordelen hebben die mogelijke extra kosten kunnen rechtvaardigen. PDF is toch overigens prima?
Heb je bronnen overigens waar staat dat het verboden is? En wat is je belang in deze? Met andere woorden: vanwaar je queeste?
Wie leiden hier nu schade?
Ik ken de discussie van een paar jaar geleden wel, maar er zijn ook wel veel dingen verandert de laatste jaren. Het streven naar open standaarden in document communicatie lijkt mij een achterhoede gevecht. Het heeft zijn relevantie in mijn ogen voor een groot deel verloren. Laten we vooral pragmatische blijven.
De hegemonie uit de VS als het aankomt op (cloud) services is een ding, maar zolang er alleen maar zwakke alternatieven zijn heb ik liever dat gemeentes Office365 omarmen waardoor we in ieder geval groeien in standaardisatie.
Maar nogmaals, laten we de argumenten onderzoeken.
PDF is wereldwijd een geaccepteerde standaard (een slecht overigens, maar dat terzijde)
Henri, eerst even een paar linken:
http://www.dwarsligger.org/5OpenStandaarden/index.php?url=Aanbieding_Actieplan_NOIV.html
https://www.noraonline.nl/wiki/Standaarden_internationaal
http://www.dwarsligger.org/5OpenStandaarden/index.php?url=Verplicht_gebruik.html
https://www.digitoegankelijk.nl/onderwerpen/verplichte-bestandsformaten
https://www.forumstandaardisatie.nl/lijst-open-standaarden/in_lijst/verplicht-pas-toe-leg-uit
Een paar pagina’s bestaan niet meer, daarom verwijs ik hierboven 2x naar dwarsligger.org waar een kopie staat.
Een alternatief is b.v. LibreOffice, maar je kunt het natuurlijk ook in HTML doen (als voorbeeld).
In Office 365 heb je bij installatie de mogelijkheid, om default voor de ODF standaarden te kiezen, dat scheelt een hoop ergernis.
Openstandaarden in documenten zijn ook nodig, zeker in deze tijd, waar een hoop mensen dingen willen gebruiken op hun telefoon, tablet, smart-tv e.d.
Nu zijn documenten in de gesloten standaard van MS door ~1% van de mensen niet te lezen, dat lijkt niet veel, maar het betekend wel, dat in 1 op de 100 huishoudens het een probleem kan zijn.
(Het aantal van 1% is een getal dat ik ooit ergens gelezen heb, maar ik weet de bron niet meer.)
Natuurlijk mogen gemeenten Office365 omarmen, zolang ze met de gesloten standaard maar niet met anderen communiceren.
Het enige excuus dat geldig is, is dat het MS-office pakket dat ze gebruiken ouder is dan versie 2007.
Daarnaast moet de reden, dat het technisch niet mogelijk is, ook in het jaarverslag worden opgenomen.
Mijn belang in deze is puur politiek (en eigenwijsheid).
Die links geven precies het probleem weer… 2007/2008 dat is elf jaar geleden. De wereld is verandert Kijk naar de opmaak van de dwarsligger site. Het hele idee achter document is zo’n beetje achterhaald. Niettemin zouden overheden inderdaad ODF aan moeten zetten. Als ze dat niet doen heeft dat wellicht te maken met dat hun sjablonen dan niet meer werken of de aanwezige software daar niet mee om kan gaan in de koppeling. Office 365… zou vooral gebruikt moeten worden zoals het bedoeld is… in de browser… in de cloud.
Die 1% is altijd een lastige. Je moet papier ook aan kunnen bieden en een deel van de bevolking is blind en de overheid moet er zijn voor iedereen.
Pas toe en leg uit 🙂
Tja, ik ervaar uiteraard zelf het probleem niet en zoals gezegd is een vendor lock-in niet per se slecht. Het omarmen van ouderwetse alternatieven is in ieder geval een heel stuk duurder en dat geldt moet weer ergens vandaan komen…
Henri, Ron,
Dit is inderdaad een interessante discussie. In mijn werkveld praat ik voornamelijk met organisaties en overheden. Over het algemeen wordt O365, met daarin producten als Teams, SharePoint, OneDrive alleen voor interne samenwerking gebruikt. De vendor lock-in is dan niet zozeer van toepassing want iedere werknemer heeft de juiste licenties zolang werkzaam voor de organisatie. Alle public-facing content wordt dan in PDF gepubliceerd. Althans zo werkt het in mijn gemeente (Den Haag).
Ik ben het met Henri eens dat we niet om Microsoft, Google, Amazon en hun Cloud-omgevingen heen kunnen. De prijs/kwaliteit maakt het dusdanig interessant. Een groot onderwerp blijft de veiligheid en ownership van data. Hoe zorg je ervoor als Nederlandse gemeente dat jouw data jouw data blijft, zonder vendor lock-in.
Een grote gemeente, zoals Den Haag, kan het beste een eigen cloud voorziening maken, maar een kleine gemeente kan de kosten niet opbrengen.
Het voordeel van een eigen cloud is, dat je de beveiliging in eigen hand hebt.
Den Haag gebruikt inderdaad PDF, zoals de meeste (lees bijna alle) overheden, het is ook het makkelijkste, de opmaak blijft behouden en het kan ook voor archivering worden gebruikt.
Een formaat als DOC en DOCx is voor archivering dan ook onbruikbaar, omdat het een gesloten standaard is, die over 200 jaar niet meer bestaat, terwijl over 200 jaar gewoon software geschreven kan worden voor PDF, omdat de standaard ook copyright vrij is.
Ron, de tijd van je eigen cloud voorziening maken is voorbij. Niet dat het niet kan, maar het is duurder, moeilijker, onlogischer, etc. De mogelijkheden om hybride (of volledig public) te werken zijn zo goed en groot dat het steeds onlogischer word om je eigen schaalbare generieke voorzieningen op te bouwen. Je eigen beveiliging in eigen hand hebben is een *nadeel* en is in veel van de gevallen sowieso al uitbesteed.
Ook het archiveringselement is niet zo heel relevant. Een keer een geautomatiseerd proces zijn werk laten doen en het is opgelost.
Dit is geen hosanna gezang, maar gewoon de praktijk.
Speed is the new scale. Juist het inkapselen in maatwerk en in elkaar verweven systemen moet dood. Dat je documenten krijgt in .doc formaat is een signaal dat je met een instelling te maken hebt met een enorme technische schuld.
Maar goed, ik sta aan het andere eind van het spectrum.