De vraag hoeveel het Office 365- of SharePoint-migratieproject kost, klinkt regelmatig. Gevolgd door: hoe is dat voor minder te doen? Zelfs een ogenschijnlijk eenvoudige lift-and-shift-migratie is ingewikkelder dan we vermoeden.
Begrijpelijk. We proberen maximale waarde te halen uit onze it-projecten. Niemand heeft een onbeperkt it-budget. Een eenvoudige lift-and-shift-migratie kan wat dat betreft aantrekkelijk zijn. Waarom zou je moeilijk doen als het makkelijk kan? Zo hoef je geen ingewikkelde gesprekken te voeren met businessunits over hun data, hun unieke workflows of op maat gemaakte SharePoint-sites, om vast te stellen of het informatiebeheer, de governance en het beveiligingsbeleid ook daadwerkelijk gevolgd worden. Ook is er dan geen discovery-proces nodig dat je projecttijdlijn complexer maakt.
Schijn bedriegt
Een lift-and-shift-migratie klinkt als muziek in de oren. Schijn bedriegt. Lift and shift betekent dat projecten falen en je als organisatie omkomt in onnodige en verborgen kosten. Voor een SharePoint- of Office 365-migratie is het de verkeerde aanpak, en wel omdat je zonder een discovery-proces belangrijke migratievalkuilen mist. Of: check voordat je gaat verhuizen of het bankstel in je nieuwe woning past.
Gebrekkige executie
Volgens Gartner zullen in 2019 de budgetten bij meer dan vijftig procent van de data-migratieprojecten overschreden worden, wat de business mogelijk kan verstoren als gevolg van een gebrekkige executie. Dit zijn dus de onacceptabel hoge kosten die met lift-and-shift-migraties gepaard gaan.
Veelal is de gebrekkige uitvoering van een migratieproject direct te herleiden op een overhaast of afwezige discovery-proces. Een voorbeeld. Stel dat één van je businessunits gebruikmaakt van complexe SharePoint-designerworkflows die aan InfoPath-formulieren gekoppeld zijn. Op dit moment is er geen migratietool op de markt waarmee dergelijke zware aanpassingen zijn te emigreren. Met een lift-and-shift-aanpak zijn de data wel naar Office 365 over te zetten, maar het team dat op de aangepaste workflow vertrouwt, kan vervolgens niet meer verder werken, met als gevolg een verstoord bedrijfsproces.
Met een discovery-proces zijn deze complexe aanpassingen, of gegevens die niet naar Office 365 zijn te emigreren, te identificeren. Vervolgens is het migratieplan te optimaliseren en samen met de belanghebbenden aan oplossingen te werken – in plaats van brandjes te blussen die door een lift-and-shift-migratie ontstaan.
Aardig oplopen
Bedrijven die voor de snelle en eenvoudige oplossing kiezen van een lift-and-shift-migratie, denken te weinig na over de daadwerkelijke kosten voor migratie, beheer en beveiliging. Die kunnen aardig oplopen, zeker als je de volgende zaken niet in overweging neemt.
Organisaties die een lift-and-shift-migratie overwegen, weten dat ze dan ook gaan betalen voor het verplaatsen van data die ze niet echt nodig hebben. Ze denken dat de meerwaarde van de snelheid en eenvoud van de datamigratie groter is dan de kosten voor het discovery-proces. Een verkeerde veronderstelling, omdat de gemiddeld grote organisatie 347,56 terabyte aan data beheert, terwijl slechts 28 procent van die gegevens enige waarde heeft voor de dagelijkse bedrijfsvoering (IDC, Forbes).
Beheerkosten
Maar hoe zit het met de kosten voor het beheren en backups maken van waardeloze of ‘dark’ data? Dit kan een aanzienlijke kostenpost zijn. IDC schat de gemiddelde kosten voor het beheer van deze gegevens op 3,5 procent van de jaarlijkse bedrijfsomzet. Dit is een jaarlijkse kostenpost die is te vermijden. Door middel van bestandsanalyse en een discovery-proces zijn de kosten met een derde te verlagen voor organisaties met tien terabytes of meer aan data.
En dan hebben we het nog niet eens over de eindgebruikers die tevredener en productiever zijn als ze niet door al die overtollige data hoeven te struinen.
Beveiligingskosten
Wie niet de tijd neemt om zijn vertrouwelijke data te scannen, identificeren, taggen en in kaart te brengen, is kwetsbaarder voor datalekken. Uit een onderzoek van het IBM/Ponemon Institute blijkt dat de gemiddelde kosten voor elk verloren of gestolen bestand met gevoelige informatie in 2017 zo’n 141 dollar bedroegen. Als dit data-lek onder de nieuwe AVG/GDPR-regelgeving valt, kan dit zelfs tot vier procent van bedrijfsomzet oplopen.
Door voorafgaand aan de migratie een discovery-proces te doorlopen, is tijd en geld te besparen. Daarnaast verlaag je het risico op cyberaanvallen door minder data te hoeven beheren, en zorg je ervoor dat het nieuwe systeem veilig is, efficiënt werkt en voldoet aan wet- en regelgeving.
