Overstag naar de cloud

Vierduizend logistieke partijen in de Nederlandse havens delen sinds kort informatie vanuit de publieke cloud. Na anderhalf jaar voorbereiding, verhuisde het veelgebruikte Port Community System (PCS) van Portbase op 22 september in enkele uren naar AWS. ‘Stick to the plan, zelfs als zaken anders lopen dan verwacht’, is het motto van Portbase-directeur Peter de Graaf en it-architect Armin Čoralić van begeleidend dienstverlener Xebia.

Portbase is een organisatie voor en door instellingen en ondernemingen in de Nederlandse havenlogistiek. Zonder winstoogmerk ontwikkelt en exploiteert de organisatie het Port Community System (PCS), waarmee marktpartijen informatie uitwisselen met elkaar en met overheden. De data worden via diverse services in het systeem beschikbaar gesteld. Deze variëren van afvalstoffenmeldingen en ladinggegevens tot transportopdrachten en douaneaangiften. Zo’n vijftienduizend mensen gebruiken het systeem.

‘Sky is the limit’

Tot half september draaide het PCS in een traditionele hosted datacenteromgeving van Atos. Dit was al zo sinds 2012. Eigenlijk mankeerde er niet veel aan, vertelt De Graaf. ‘Maar we willen onze klanten ook op lange termijn hoge betrouwbaarheid garanderen. Bij uitval heeft de 24-uurseconomie van de haven een groot probleem. We willen ook meer flexibiliteit voor toekomstige dienstverlening en meer realtime inzicht in de prestatie van de services. Uiteraard hebben we dit met Atos besproken. Ook zij zagen in dat de cloud voor ons de beste kansen biedt.’

‘Bij cloud computing is the sky the limit’, vertelt Armin Čoralić. Hij is als it-architect en consultant van it-bedrijf Xebia betrokken bij het migratieproces van het PCS. ‘Traditionele hostingpartijen zijn niet snel in staat om dezelfde flexibiliteit te leveren. Wat de cloud betreft, hebben velen de boot gemist. Sommigen maken nu een inhaalslag, maar ze zijn er nog niet.’

Kast met tools

Uiteindelijk koos Portbase voor de publieke cloud van AWS. Dit gebeurde op basis van eerdere ervaring van De Graaf en op aanraden van Čoralić. ‘Voor ons type bedrijf en onze specifieke wensen, was AWS het geschiktst’, zegt De Graaf.

‘We hebben wel naar andere cloudpartijen gekeken, ook Nederlandse. Maar die haakten uiteindelijk af. AWS biedt ook zóveel mogelijkheden, het voelt als maatwerk. En dat terwijl we vooral generieke oplossingen willen hebben, omdat het PCS door veel verschillende partijen wordt gebruikt. Ik beschouw AWS als een grote kast vol met tools die je bij traditionele hostingbedrijven niet hebt. Dat werkt heel goed. Als je een bepaalde functie of koppeling nodig hebt, kun je die eenvoudig selecteren en gaan gebruiken. Zo wordt het mogelijk om bestaande services te optimaliseren en innovatie snel in productie te brengen.’

Overtuigen

Alles bij elkaar nam de gang naar de cloud bijna anderhalf jaar in beslag. Intern was het al snel duidelijk dat Portbase de beweging naar de cloud moest maken, vertelt De Graaf. ‘Gechargeerd was onze boodschap: we gaan naar de cloud of naar de klote.’

Bij de start kostte het wel tijd om de raad van commissarissen en aandeelhouders te overtuigen. Hierin zitten vertegenwoordigers van de organisaties die het PCS gebruiken, zoals marktpartijen, brancheorganisaties en havenbedrijven. ‘Ik heb ze onze overwegingen uitgelegd. Uiteraard begrepen we wel dat de overstap ook voor hen eng was. Continuïteit van Portbase was in dit kader een belangrijk onderwerp. Ze vroegen zich af waarom we iets nieuws wilden, terwijl het huidige systeem stabiel functioneerde. Ga in gesprek met Atos en houd vast aan die samenwerking, zeiden ze. Uiteindelijk lukte het om iedereen stap voor stap te overtuigen. We legden ze uit dat de beweging naar de cloud zorgt voor een hoge betrouwbaarheid en flexibiliteit voor de toekomst. En dat we er ruim de tijd voor zouden nemen. Pas daarna richtten we ons op het interne traject.’

Masterplan

Het interne traject begon met de ontwikkeling van een masterplan. Daarbij was een belangrijke rol weggelegd voor Xebia. Čoralić vertelt: ‘We dachten lang na over hoe we de transitie naar de cloud het beste konden maken, zonder onze klanten te belasten. Uiteindelijk besloten we om stapsgewijs een omgeving naast het bestaande systeem te bouwen. Een schaduwomgeving om mee te spelen, ervaring op te doen en dingen te testen. Dat begon een maand of acht voor de migratiedatum.’

Daarnaast zorgde het transitieteam dat alle onderdelen bij de oude hostingpartij up-to-date en klaar voor migratie waren. Zo kreeg de Oracle-database nog een upgrade. De database werd vervolgens in etappes gesynchroniseerd in de AWS-omgeving.

Training

In het masterplan werd ook vastgelegd hoe Portbase zijn medewerkers traint voor de nieuwe situatie. Čoralić: ‘We zijn deze journey met z’n allen aangegaan. Daarom is het belangrijk dat iedereen erachter staat en meewerkt. Al voor de migratiedatum had 95 procent van de medewerkers een AWS-certificering op zak. Het doel is dat Portbase alles zelf gaat beheren en doorontwikkelen, dus zonder tussenkomst van bijvoorbeeld Xebia. De mensen kunnen het en hebben er plezier in. Zolang dit het geval is, profiteer je er meer van dan als je afhankelijk blijft van derden. Je wilt toch de controle houden.’

De kracht van training is iets wat ook De Graaf erg belangrijk vindt. ‘Trainen, doorontwikkelen, nieuwe mensen binnenhalen’, zegt de oud-semi-voetbalprofessional (van Feyenoord). ‘Het is fijn als mensen tijdens de wedstrijd weten wat ze moeten doen. Er gaan altijd wel dingen anders dan verwacht, en dan is het prettig om met professionals te werken.’

Downtime

Ook de klanten kregen volop aandacht tijdens het migratietraject. Zo maakte De Graaf met hen afspraken over het migratiemoment en de maximale downtime. ‘De meeste havenactiviteiten vinden doordeweeks plaats. Dit betekent dat de overstap het beste in het weekend kon gebeuren. Daarna bepaalden we hoe lang we nodig zouden hebben en hoe we de downtime zo kort mogelijk konden houden. Uiteindelijk durfden we het aan om een tijdspanne van tien uur af te spreken.’

‘De downtime is nooit een heet hangijzer geweest’, vervolgt de directeur. ‘Ondanks de impact op onze klanten, was er door de samenwerking draagvlak voor deze beweging. Dit komt waarschijnlijk door onze goede voorbereiding en communicatie. Portbase is een community. Dus klanten werkten zo veel mogelijk mee en zorgden zelfs dat zij medewerkers beschikbaar hadden voor het geval er iets fout zou gaan. Bovendien waren er allerlei workarounds beschikbaar.’

Draaiboeken

Zaterdag 22 september was het dan zover. In het kantoor van Portbase in Rotterdam was een actiecentrum ingericht, waar het migratieteam binnen tien uur het Port Community System werkend kreeg in de nieuwe cloudomgeving.

Om niets aan het toeval over te laten, verliep de overstap volgens gedetailleerde draaiboeken. Alles was meermaals geoefend, het voorbereidend werk verricht. De oude Oracle-database, met een volume van 2 terabyte, was in de dagen ervoor in AWS gesynchroniseerd met behulp van de Oracle tool GoldenGate. Wat restte was synchronisatie van de laatste wijzigingen en het aanbrengen van de externe koppelingen met systemen van klanten en instanties. Zondags werden de laatste restpunten opgepakt.

Communicatieplan

Om de vierduizend klanten te informeren over de voortgang van het project, was een uitgebreid communicatieplan gemaakt. Čoralić: ‘We hielden rekening met problemen hier en daar. Er gaat altijd wel iets mis of anders dan gepland. Zo duurde het ‘syncen’ onverwachts een stuk langer door een extra controleronde. De vraag is: hoe ga je ermee om? We bleven de hele tijd in controle. Het technische is een kwestie van doen. Maar met z’n allen ervoor gaan zitten en tien uur lang in control zijn, is heel gaaf.

Wat hielp, was de vastberadenheid in het team. ‘Het motto ‘stick to the plan’ was belangrijk’, herinnert De Graaf zich. Čoralić vult aan: ‘Soms moesten we door onvoorziene omstandigheden zaken bijstellen, maar we zorgden ervoor dat we nooit te veel afweken van het oorspronkelijke plan. Als je allerlei shortcuts gaat maken, loopt het uiteindelijk spaak. Het zit allemaal aan elkaar vast. Je hebt niet voor niets veel tijd gestoken in het uitdenken van het masterplan. Daar moet je niet zomaar van afwijken.’

De Graaf: ‘Het spannendste van de hele overstap was de week erna, toen de haven weer vol operationeel draaide. Hoe zou de database zich houden als alle klanten weer werken? Maar het ging precies zoals verwacht. Alles draait goed en is stabiel.’

Blinde vlekken

De Graaf is de interne medewerkers en externe dienstverleners dan ook dankbaar. ‘De consultants van Xebia lopen al langer bij ons mee. Hun ondersteuning voelt goed. Ze zijn flexibel, schakelen snel en hebben veel expertise. Als bedrijf creëer je ook blinde vlekken, kennis die bewust of onbewust ontbreekt. Dan is het fijn om er de juiste externe partij bij te halen. Als je stappen wilt maken, moet je werken met mensen die verder zijn dan de traditionele partijen. Hetzelfde geldt voor de mensen van Weolcan, die ons hielpen bij de inregeling van de cloud governance, en voor de experts van Basetide. Die bieden ondersteuning en monitoring op de database.’

Ondanks het optimisme is er nog genoeg te doen in de optimalisatie van de nieuwe cloudomgeving, besluit De Graaf: ‘De migratie levert ons zeker efficiency op. En ja, je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Het is een ander kostenmodel. Maar voor een cio moet efficiency niet het primaire doel zijn van een cloudgang. De belangrijkste drivers zijn betrouwbaarbeid, flexibiliteit en snelheid. Juist dáár zit de waarde!’

(Deze bijdrage is afkomstig uit Computable Magazine, editie 06/2018.)