Software wordt steeds belangrijker voor organisaties en het managen van software dus ook. Hoe gaan organisaties hier mee om? En hoe wordt er vanuit verschillende functies naar software asset management (sam) gekeken? Om in kaart te brengen hoe sam er anno 2018 voor staat, laat ik in deze blogserie elke twee weken een professional uit het veld aan het woord. Deze keer: Dirk Jan Zethof, ciso en contract manager bij WoningNet.
WoningNet is sinds 2001 het shared service center voor woningcorporaties op het gebied van woonruimtebemiddeling. WoningNet biedt geavanceerde ict-oplossingen die 240 corporaties ondersteunen in het verhuren van hun woningen en anderhalf miljoen ingeschreven woningzoekenden helpen om bewust en realistisch een woning te kiezen. In totaal werken 130 medewerkers bij WoningNet in Weesp. Dirk Jan Zethof vervult twee rollen binnen de organisatie: als chief information security officer is hij verantwoordelijk voor de veiligheid van de systemen en als contractmanager draagt hij zorg voor alle inkoopcontracten.
Steeds meer aandacht voor software asset management
Software asset management is bij WoningNet de laatste jaren steeds belangrijker geworden. De crisis was daarvoor volgens Zethof een directe aanleiding. Sindsdien is WoningNet steeds scherper op de kosten gaan letten: intern werd dit een belangrijkere doelstelling, maar ook klanten stuurden hier op. Stap voor stap zijn er verbeteringen doorgevoerd. De aanschaf van nieuwe software is gecentraliseerd en geformaliseerd en alle licenties staan nu in één contractadministratie, waar dat eerder een versnipperd geheel was. Daarbij checkt Zethof regelmatig of de organisatie niet teveel of te weinig licenties afneemt en of alle huidige softwareproducten nog wel nodig zijn.
Als de opzegtermijn voor een contract nadert, wordt er automatisch een workflow opgestart om te voorkomen dat WoningNet zomaar voor een paar jaar vastzit aan een nieuw contract. Zonder die workflow zou men er pas achter komen dat een contract stilzwijgend verlengd is – die optie is vaak in de voorwaarden opgenomen – als de factuur op de mat valt. De business user is hierbij binnen WoningNet zelf verantwoordelijk voor de beslissing wel of niet door te gaan. Het duurde even voor Zethof en zijn team inzicht hadden in alle contracten uit het verleden, maar inmiddels staat de sam-aanpak goed op de rails.
Voordelen van software asset management
Het ‘in control’ zijn is voor Zethof hét grote voordeel van het goed inrichten van een software-contractadministratie – dat is ook zijn verantwoordelijkheid als contract manager. Daardoor duiken er geen verrassingen en onvoorziene kosten op, zodat je altijd binnen de begroting blijft. Bovendien is het hebben van zo’n overzicht volgens Zethof goed voor de continuïteit van de organisatie. Het gecentraliseerde aankoopproces heeft voor WoningNet voordelen op financieel gebied, maar ook vanuit veiligheidsoogpunt. Bij de aanschaf van nieuwe producten kan Zethof er namelijk direct met zijn security-pet naar kijken.
Impact van SaaS
Ook WoningNet is op de ‘as a service’-trein gesprongen. De organisatie neemt inmiddels een aantal softwareproducten die cruciaal zijn voor de dienstverlening af via een abonnementsvorm. Voor Zethof betekent dit dat de organisatie hierdoor enerzijds flexibeler is, omdat compliant zijn een stuk makkelijker is. Anderzijds is het juist lastiger grip te krijgen op de kosten, omdat medewerkers binnen een bepaalde omgeving makkelijk extra opties aan kunnen vinken. Ook al is het maar een paar dollar per gebruiker, per maand kan zo’n totaalbedrag snel oplopen. Daarnaast worstelt Zethof met de vrijheid die softwareleveranciers zichzelf geven om op ieder moment de prijzen van hun abonnementen aan te passen. Dat zorgt voor nieuwe verrassingen en onvoorziene kosten, terwijl die juist met een vernieuwde SAM-aanpak verleden tijd leken te zijn voor WoningNet.
Een voorbeeld daarvan is de recente aanpassing van het prijsmodel van Google Maps. Die prijsverhoging ging binnen een maand in, waardoor WoningNet ineens enorm snel moest schakelen met alle woningcorporaties die deze dienst afnamen, met het verzoek of zij bereid waren de extra kosten te betalen. En kort geleden veranderde Atlassian zijn model van betalen per staffel naar betalen per gebruiker. Omdat WoningNet met ruim 90 gebruikers voorheen in de staffel van 51 tot 100 gebruikers viel, zorgde deze overstap naar betalen per gebruiker binnen een maand voor een enorme kostentoename. Het is voor een relatief kleine organisatie qua begroting lastig om te anticiperen op dergelijke onverwachte prijsstijgingen. Hier gaat nu ook de meeste aandacht van Zethof naar uit, ook omdat de ‘oude’ licenties inmiddels onder controle zijn.
