Elk bedrijf maakt zijn eigen rekeningen, wat resulteert in facturen in alle vormen en maten en in verschillende bestanden. Dit maakt het complex om factuurverwerking te digitaliseren. Toch is deze digitaliseringsslag gewenst, want het bespaart zeeën van tijd.
Ook de factuurverwerking is te digitaliseren, als je het maar slim aanpakt. De volgende zes tips garanderen een succesvolle transitie.
Tip 1: werk samen
Doorgaans zijn meerdere partijen betrokken bij de overstap naar digitale factuurverwerking. Zo moet bijvoorbeeld de oplossing voor factuurverwerking naadloos aansluiten op de bestaande financiële applicatie. En het is nodig dat de it-afdeling betrokken is bij de technische implementatie. Het is daarom cruciaal om voorafgaande aan de start van een dergelijk project goede afspraken te maken. Alle partijen moeten dezelfde verwachting hebben. Stem de planning op elkaar af om misverstanden te voorkomen. En wijs een aanspreekpunt aan voor de communicatie rondom de transitie.
Tip 2: ‘te’ is nooit goed
Enthousiasme is goed. Heel goed. Het is een reden dat organisaties vaak tegelijkertijd met de digitalisering van factuurverwerking ook contracten, orders en leveringen willen automatiseren. De hele keten dus. Meer is echter niet altijd beter. Probeer één ding tegelijk te doen en niet te veel te vragen van de gebruikers. Beter stap voor stap dan een radicale verandering.
Tip 3: testen, testen en testen
Alles stap voor stap betekent dat je voldoende tijd moet nemen. Test en train een oplossing liever te veel dan te weinig. Hoewel facturen vaak vrij logisch zijn en geen bijzonderheden bevatten, zijn er altijd uitzonderingen die wel vol verrassingen zitten. Deze facturen blijven nog weleens steken in het automatiseringsproces. In de trainfase is nog wat met deze gevallen te doen. Zoveel tijd heb je niet meer als een oplossing al geïmplementeerd is, want facturen moeten nu eenmaal snel betaald worden. Gebruik de trainfase voor een optimaal werkende applicatie. Overigens is goede service en nazorg ook belangrijk, maar uiteraard tackel je idealiter zoveel mogelijk obstakels vooraf.
Tip 4: succesvol veranderen
Er gaat veel veranderen. Weliswaar in positieve zin, maar verandering is verandering. Niet alleen komt er een nieuw systeem, ook het proces gaat er anders uit zien. Onderschat dit niet, maar creëer draagvlak onder de gebruikers. Deze nieuwe manier van werken moet groeien en wordt langzamerhand de standaard. Het is daarbij belangrijk niet meteen te veel te verwachten van de gebruikers. Het kan helpen een ambassadeur aan te stellen die zijn enthousiasme overbrengt op de rest. Deze persoon kan zijn positieve ervaringen delen, waardoor de drempel voor de rest minder hoog is. Een bewezen manier van verandermanagement.
Tip 6: tijd wordt geld
Uiteindelijk wil je dat het werk efficiënter wordt en dus een tijdbesparing oplevert. Dat zal het ook doen, maar Rome is ook niet in één dag gebouwd. Zoals gezegd, verandering kost tijd. Je moet eerst tijd investeren, alvorens tijd terug te winnen. Een nieuwe manier van werken is namelijk niet niks. Niet alleen op organisatorisch, maar ook op technisch vlak. Een nieuwe applicatie moet ook nog het een en ander leren, zoals het herkennen van die ‘bijzondere’ facturen (tip 3). Als het eenmaal zover is, betaalt de oplossing zich dubbel en dwars terug. Heb dus geduld, dan wordt tijd geld!
Met deze tips in het achterhoofd, ben je beter voorbereid op de veranderingen die automatisch facturen verwerken met zich meebrengt. Opvolgen, een verandering ondergaan en tijdswinst boeken.
