Waarom Excel niet geschikt is als rapportagetool

Om maar direct iets recht te zetten: er is helemaal niets mis met Excel. Het is een prima programma om niet al te grote hoeveelheden data bij elkaar te brengen en te structureren. Veel organisaties gebruiken Excel daarnaast ook voor het visualiseren en communiceren van bedrijfsresultaten. En daar begint de motor te pruttelen. Excel kan veel, maar het is geen rapportagetool.

Uit onderzoek onder ruim tweeduizend respondenten in de VS en Groot-Brittannië blijkt dat meer dan 80 procent van de werknemers meer bedrijfsinformatie wil ontvangen van een manager. Niet alleen omdat ze willen weten hoe hun bedrijf er voor staat, maar ook omdat meer inzicht in de data van een bedrijf volgens de helft van de ondervraagden zorgt voor betere persoonlijke prestaties. Dit betekent dat prestatie-indicatoren en andere belangrijke gegevens op een duidelijke manier moeten worden gecommuniceerd met werknemers in alle lagen van de organisatie.

Maar het delen van data over het bedrijf is alleen effectief als werknemers er ook wat mee kunnen en de informatie begrijpen. De volgende vier redenen geven aan waarom Excel niet de juiste tool is om dit voor elkaar te krijgen.

1. Excel is geen rapportagetool, maar een hulpmiddel om gegevens te structureren

Excel heeft misschien wel duizend functies. Er zijn echter maar weinig mensen die weten hoe je ze allemaal kunt gebruiken. Veel operationele teams maken handmatig rapporten in Excel, zonder gebruik te maken van de vele mogelijkheden van het programma. Bovendien heeft Excel op het gebied van datavisualisatie en communicatie niet zo gek veel opties. Dit is de reden dat er een koppeling is gemaakt tussen Excel en Powerpoint. Maar of dit nu veel problemen oplost…

2. Je kunt niet direct zien welke informatie belangrijk is

Een Excel-werkblad is eigenlijk een berg onbewerkte gegevens. Hoe handig je ook bent, het is niet mogelijk om in een oogopslag te zien welke informatie belangrijk is. Neem bijvoorbeeld een tabel met daarin het aantal toeristische bezoeken aan een bepaalde regio gedurende de vakantieperiode. Het is onmogelijk om met een blik op deze tabel direct de best bezochte streek te noemen. Als deze data worden gevisualiseerd in een duidelijke kaart, waarbij de donkergekleurde regio’s meer toeristen trekken, dan is juist het een fluitje van een cent om direct de populairste regio te benoemen.

3. Het analyseren van gegevens is moeilijk  

Interpretatie van een grote hoeveelheid gegevens is niet gemakkelijk met Excel. Sterker nog, de hoeveelheid data in een Excel-bestand kunnen een werknemer misleiden. Hoe goed bedoeld ook, een werknemer die alleen bekend is met spreadsheets, kan een grafiek creëren die de werkelijkheid vervormt. Dit kan tot een verkeerde beslissing leiden op basis van die grafiek. Of een onleesbare grafiek opleveren die daarom niet wordt gebruikt. Excel geeft zelf ook aanbevelingen voor een geschikte visuele weergave van de gegevens. Zo’n 3D-grafiek ziet er wel mooi uit, maar is vaak net zo leesbaar als een muur met hiërogliefen en biedt daarmee weinig meerwaarde voor je organisatie.  

4. Verlies van historische gegevens

Excel-bestanden zijn niet gemaakt om historische gegevens op te slaan. Om de hoeveelheid gegevens in een bestand binnen de perken te houden, worden ze vaak aangepast. Hierbij gaan de historische gegevens verloren of ontstaat er een woud aan back-ups waar weinig mee gedaan wordt. Dit maakt het moeilijk, zo niet onmogelijk, om trends te ontdekken of om gegevens in de tijd te vergelijken.

Alternatieven

Hoe kunnen werknemers wel gebruikmaken van de data?

Kortom: voor visuele rapportages is Excel niet het beste hulpmiddel. Maar waar moet een tool voor duidelijke communicatie van bedrijfsresultaten dan wel aan voldoen? Ten eerste moeten de visualisaties op het eerste gezicht eenvoudig, mooi en begrijpelijk zijn. Alleen dan zullen werknemers ook echt gebruikmaken van de data. Ten tweede moet de informatie deelbaar zijn en te gebruiken op verschillende schermen. Dit wil zeggen dat werknemers altijd en via ieder apparaat toegang hebben tot de visuele rapportage ongeacht of ze onderweg zijn.

Daarnaast moet er bijvoorbeeld via een chatfunctie een mogelijkheid zijn om direct te reageren op de gegevens. Tenslotte moet vanuit de visuele weergave van de data direct duidelijk worden welke operationele acties ondernomen kunnen worden. Want uiteindelijk gaat het erom dat de bedrijfsdata worden ingezet waarvoor deze is bedoeld: medewerkers dié inzichten geven waarmee zij het bedrijf succesvoller kunnen maken.