Software wordt steeds belangrijker voor organisaties en het managen van software dus ook. Hoe gaan organisaties hier mee om? En hoe wordt er vanuit verschillende functies naar software asset management (sam) gekeken? Om in kaart te brengen hoe sam er anno 2018 voor staat, laat ik in deze blogserie elke twee weken een professional uit het veld aan het woord. Deze keer: Bart van Reeken, partner en advocaat bij Van Doorne.
Advocaat Van Reeken zit inmiddels ruim dertig jaar in de advocatuur, waarvan de laatste twintig jaar in de hoek van it en outsourcing. Een jaar geleden is hij van De Brauw Blackstone Westbroek overgestapt naar Van Doorne, waar hij zich bezighoudt met het onderhandelen en opstellen van outsourcingovereenkomsten, softwareontwikkelingsovereenkomsten, softwarelicenties, implementatieovereenkomsten en SaaS-overeenkomsten en het behandelen van it-gerelateerde geschillen. Onder zijn cliënten bevinden zich voornamelijk multinationals, financiële instellingen en grote overheidsorganisaties. Van de softwareleveranciers komt hij vooral Oracle en SAP vaak tegen, maar hij heeft de laatste jaren ook omvangrijke trajecten gedaan met Infor en Microsoft.
Minder omzet? Meer audits. Met zijn ruime juridische ervaring op it-gebied heeft Van Reeken een duidelijk beeld over software compliance en de relatie tussen softwareleveranciers en hun klanten. Volgens de advocaat wordt software compliance voor vendoren belangrijker, naarmate de economie groeit. In tijden van economische groei kopen bedrijven meer licenties, in tijden van lagere groei is die neiging er veel minder. Daar is de softwareleverancier natuurlijk niet blij mee, want die is altijd op zoek naar meer omzet. Die gaat op dat moment dus eerder bij de klant kijken of alles wel in orde is en laat meer audits uitvoeren. In de laatste crisis kwam dit ook weer duidelijk naar voren.
Vendor lock-in. Nu de economie weer groeit verwacht Van Reeken daarentegen niet dat het aantal audits meteen afneemt: waarom zouden ze stoppen als de auditafdeling net lekker loopt? Deze houding van leveranciers is volgens de it-advocaat te herleiden naar een patroon dat men vooral in licentiesferen veel ziet. ‘Eerst moet een leverancier hard zijn best doen om binnen te komen bij een klant en worden verschillende leveranciers wellicht tegen elkaar uitgespeeld. Als de leverancier dan – na het geven van fikse kortingen – eenmaal binnen is en zich onmisbaar heeft gemaakt, is het zíjn beurt. Gecombineerd met de altijd aanwezige behoefte om winst te maximaliseren, zorgt zo’n lock-in voor een bijna niet te bedwingen neiging om gebruik te maken van de situatie.’
Invloed van SaaS. Van Reeken verwacht niet dat de komst van SaaS iets verandert aan de werkwijze van softwareleveranciers. De advocaat heeft geen aanwijzingen dat partijen als Oracle of SAP zich anders gaan gedragen met hun SaaS-producten. Hij signaleert dat ze er nu alles aan doen om hun klanten blij te houden. Maar zodra er over een paar jaar weer sprake is van een lock-in, verwacht hij dat ze daar weer gebruik van zullen maken. ‘Wanneer klanten weer afhankelijk zijn geworden, zullen prijsstijgingen en policy-veranderingen naar mijn verwachting snel volgen. Misschien als de nu lopende SaaS-contracten aflopen, of zelfs al eerder, als organisaties er bij het aanschaffen van extra SaaS-licenties achter komen dat die mooie korting slechts eenmalig was. Daar kan menveel van vinden, maar het is vooral belangrijk dat organisaties weten dat die neiging weer kan ontstaan en zich goed voorbereiden.’
Bewustzijn bij organisaties. Van Reeken ziet duidelijk een professionalisering op het gebied van software compliance en software asset management, vooral bij grote organisaties. Er zijn inmiddels hele afdelingen ingericht die zich met sam bezighouden – dat was vijf à tien jaar geleden echt nog niet zo. ‘Zeker organisaties die zelf ervaren hebben hoe een softwareleverancier zomaar van een schattig katje kan veranderen in een muizenkiller, beseffen dat het belangrijk is dat zij zelf de touwtjes in handen nemen.’ Volgens Van Reeken zorgen organisaties er inmiddels voor dat zij beter voorbereid een onderhandelingsproces over nieuwe contracten ingaan. ‘Price holds’, waarbij men afspreekt dat voor dezelfde korting als bij de start de komende drie jaar producten kunnen worden gekocht, zijn bijvoorbeeld veel gangbaarder dan vijf jaar terug. Een dergelijke constructie is volgens hem altijd slim om af te dwingen, zowel bij on-premise als bij SaaS-contracten.
Toekomstige ontwikkelingen. De it-advocaat verwacht dat de discussies over licentiemetrics de komende jaren nog ingewikkelder gaan worden – vooral doordat er steeds meer applicaties met elkaar verbonden zijn en data met elkaar delen. Voordat men zo’n koppeling legt, moet men wel weten aan welke voorwaarden van leveranciers u precies moet voldoen om onverwachte kosten te voorkomen. En hoe redelijk zijn die voorwaarden op dit moment eigenlijk? Van Reeken verwacht dat hier nog veel discussies tussen softwareleveranciers en klanten over gaan plaatsvinden.
