Huidverzorgingsproducten moeten doen wat ze beloven. Vanuit die overtuiging startte Paula Begoun, ook wel bekend als de ‘Cosmetics Cop’, 23 jaar geleden haar webshop in de Verenigde Staten, die al snel uitgroeide tot een enorm succes. Tien jaar later zette de Nederlandse ondernemer Janine Tillema Paula’s Choice Europe op: toen nog een distributeur, inmiddels een volwaardige dochteronderneming met veertig medewerkers in dienst en imposante groeicijfers. Om de efficiëntie van de bedrijfsprocessen gelijke tred te laten houden met de snelle groei, moest het bedrijf afgelopen jaar op zoek naar een nieuwe ERP-oplossing. Paula’s keuze: Oracle NetSuite.
De keerzijde van de snelle groei van Paula’s Choice Europe was dat de processen aan de achterkant niet meer voldeden. De logistieke administratie, zoals de koppeling met de webshop, de salesorderverwerking en het bijhouden van voorraden, werden allemaal in Excel uitgevoerd. “We deden onze administratie als de kleine supermarkt op de hoek,” vertelt Rober Kaizer, Director of Finance and Operations bij Paula’s Choice Europe. “Eén verkeerde cel in Excel en er ontstaan overal fouten, omdat er geen controle op zit. Ook de maandafsluiting kostte veel tijd. Dat ga je echt merken als je groeit. Er ontstonden concreet problemen met de uitlevering en het beheer van de voorraden en de afdelingen finance, supply chain, customer care en sales hadden allemaal hun eigen rapportages, met hun eigen waarheden. Dat maakte het heel moeilijk en tijdrovend om een duidelijk beeld te krijgen van hoe je ervoor staat. We hadden geen scherp inzicht in de kostprijs, in de voorraadverschillen of de verzendkosten. We moesten op zoek naar een systeem dat we probleemloos konden koppelen aan de webshop en dat een ‘single source of truth’ zou vormen, met realtime inzicht.”
De selectie
In juni 2017 begon Paula’s Choice Europe met de selectieprocedure voor een ERP-systeem. “We wilden een applicatie die we ‘out of the box’ in konden zetten,” zegt Kaizer. “Dus zonder dat er veel op maat moest worden gemaakt. We zijn in Europa een verkooporganisatie zonder productie, waarbij vooral de logistiek en verkoop belangrijk zijn, dus het moest een simpele oplossing zijn. ’Enkele collega’s in de VS suggereerde Oracle NetSuite: daar hadden zij positieve ervaringen mee als wereldwijd ERP-systeem. We zijn toen met NetSuite in gesprek gegaan en we waren meteen onder de indruk. Dit omdat NetSuite een cloudoplossing is en dus overal beschikbaar, zowel mobiel als in je browser. En omdat NetSuite vanaf het begin in de cloud is ontwikkeld, is het heel goed doordacht en heb je realtime toegang tot data. Je kunt je dashboard in je browser naar eigen inzicht aanpassen, iets dat die ik bij geen enkele andere ERP-oplossing tegen ben gekomen. Het is allemaal heel intuïtief. De dashboarding is in de app zelf geregeld, ook dat is een voordeel. Als je daar weer allemaal externe apps voor nodig hebt, ben je weer een jaar verder. Daarbij was de implementatietijd kort en droeg NetSuite implementatiepartner Profource aan die het voor een vaste prijs kon aanbieden. Op 10 oktober 2017 tekenden we het contract.”
Oud & nieuw
De doelstelling was om op 1 januari 2018 live te gaan met het nieuwe systeem. Dat was een spannende tijd, volgens Kaizer: “Binnen twee maanden moest het allemaal draaien, maar dankzij implementatiepartner Profource liep het gelukkig allemaal heel soepel. De consultants van Profource kwamen regelmatig over de vloer om onze wensen te inventariseren en te bepalen welke en hoe NetSuite-configuratie hierop aansloot. De gestructureerde aanpak van Profource zorgde ervoor dat we de deadlines haalden en nauw bij het hele proces betrokken waren. Wij leverden bijvoorbeeld de datastructuur aan zoals die toen was en zij konden vervolgens laten zien hoe het er in de nieuwe situatie uit kwam te zien en welke keuzes we moesten maken. Daardoor konden we heel snel zien wat het verschil zou zijn en hoe het zou gaan werken. Aanpassingen werden snel doorgevoerd en ze snapten goed wat we doen en wat we wilden. Er werden workshops gegeven aan de gebruikers, zodat we er meteen mee aan de slag konden. Uiteindelijk besloten we om niet op 1 maar op 2 januari live te gaan, zodat iedereen nog even bij kon komen van Oud & Nieuw.”
Realtime data
Inmiddels heeft Paula’s Choice Europe het nieuwe ERP-systeem meer dan acht maanden in gebruik en Kaizer is erg enthousiast over het resultaat: “Vooral onze logistieke processen zijn enorm verbeterd. We hebben realtime inzicht in zaken als voorraadverschillen, houdbaarheidsdatums van de lotnummers en de transportkosten, waardoor we snellere analyses uit kunnen voeren en betere prognoses kunnen doen. We zijn hierdoor veel beter in staat om onze externe magazijnen aan te sturen. De country managers kunnen bijvoorbeeld op dagelijkse basis de omzet zien en hebben een scherper beeld van het gedrag van consumenten. Voorheen duurde het drie dagen om deze inzichten te verkrijgen, nu hebben we realtime data. Daar komt bij dat er geen verschil meer is tussen de cijfers van sales, finance of de supply chain, waardoor we alle financiën kunnen matchen. Binnen al deze informatie kan je bovendien doorklikken naar een steeds gedetailleerder niveau, zodat we echt kunnen zien wat de producten kosten en wat ze ons opleveren. Op basis hiervan kunnen we KPI’s stellen en weten we heel precies hoe we ervoor staan. Ook over de internationale financiën hebben we nu veel meer controle. Omdat NetSuite allerlei verschillende valuta aankan, kunnen we realtime in de gaten houden wat de invloeden van valutaschommelingen zijn op het financiële resultaat.”
De toekomst: Brexit
Niet alleen Paula’s Choice blijft zich ontwikkelen, ook de markt is aan verandering onderhevig. Door de aanstaande Brexit zijn er veel zaken waarop Paula’s Choice zich voor moet gaan bereiden. Omdat het nog onduidelijk is welke vorm de Brexit aan zal nemen, is het ook onduidelijk wat de gevolgen voor het bedrijf gaan zijn. Komen er bijvoorbeeld invoerheffingen bij de douane? Of lange wachttijden bij grenscontroles? “Wij bereiden ons voor de zekerheid voor op een harde Brexit,” zegt Kaizer. “We hebben daarom besloten om een lokaal magazijn op te zetten voor de UK. Ook hier is NetSuite wat ons betreft de juiste oplossing voor. Met NetSuite kun je eenvoudig in meerdere landen zaken doen, in meerdere valuta, met verschillende belastingsystemen en verschillende talen. Uiteindelijk moeten we alle rapportages geconsolideerd aanleveren aan de VS en met NetSuite en Profource als, inmiddels, beheerpartner zijn we daar goed op voorbereid. Maar naast beheerpartner denkt Profource ook mee met innovaties en hoe we die zo goed mogelijk kunnen configureren binnen NetSuite. Kortom, ik denk dat er in de nabije toekomst nog volop mogelijkheden te benutten zijn voor Paula’s Choice.”
Wilt u ook Netsuite ervaren? Probeer dan de Gratis Product Tour
ICT & Logistiek 2018
Oracle verzorgt tijdens ICT & Logistiek 2018 een seminar om 14.00 in Theater 3 Sales & Operations Planning.
Bekijk hier het hele programma van ICT & Logistiek. Komt u ook?
