Jumpstart de verandering naar een digitaal vitale organisatie!

“Het gebeurt met grote regelmaat dat klanten ons een vraag stellen zoals: ‘is het verstandig om Microsoft Teams aan te zetten binnen Office 365 zodat onze mensen beter kunnen samenwerken?’ Onze eerste reactie is dan dat Microsoft Teams weliswaar geweldige kansen biedt, maar dat alleen het aanzetten van een tool niet voldoende is om een betere samenwerking te bewerkstelligen. De kans is groot dat dit juist een adoptie-vraagstuk is, dus is het belangrijk om achter de daadwerkelijke 'vraag achter de vraag' te komen.”

Aan het woord is Martine van den Hurk, Productivity Consultant bij ETTU. “Bij de implementatie van een nieuwe technologie wordt adoptie vaak als sluitpost gezien en dat is eeuwig zonde. Met het geven van een simpele klassikale training en het uitdelen van een flyer kan je niet spreken van een adoptietraject waarin de medewerkers op een dusdanige manier betrokken worden dat ze weten wat er van ze verwacht wordt, ze begrijpen hoe het werkt en (last but not least!) ze het ook leuk vinden om aan de slag te gaan met de nieuwe manier van werken. One size does NOT fit all.”

Meet bestaande vaardigheden

Naast het achterhalen van de daadwerkelijke achterliggende vraag, is het verstandig om te beginnen met een nulmeting om de huidige stand van zaken te bepalen. Dit kan worden gedaan op een drietal manieren:

• Het bekijken van harde cijfers. Er zijn data bekend over hoe vaak een persoon een bepaalde applicatie heeft gebruikt. Een lager cijfer dan gemiddeld kan een indicatie zijn dat de werking van de applicatie niet goed bekend is bij de gebruiker.
• Het afnemen van een vaardigheidstoets. Deze tests bekijken hoever de kennis van een gebruiker reikt over een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld hoe ‘digitaal vaardig’ iemand is). De uitslag is nog steeds numeriek, maar kan meer inzichten geven dan alleen de harde cijfers uit de eerste manier.
• Intuïtief. Deze meest accurate manier is ook meteen het meest tijdrovend. Tijdens dit proces wordt er daadwerkelijk gepraat met de betrokkenen en door het uitzetten van de voelsprieten kan er een tendens worden waargenomen die wijst naar wat daadwerkelijk het vraagstuk is.

“Wij raden aan om alle drie deze manieren te gebruiken om goed ‘de vraag achter de vraag’ boven water te krijgen”, aldus Martine. “Alleen zo kan je tot de kern van het probleem komen. Vaak zien we dat dit uiteindelijk meer een intern business-gerelateerd vraagstuk is dan dat het daadwerkelijk om de technische vraag gaat die in eerste instantie werd gesteld.”

Maar hoe pak je dat dan aan?

Omdat we hebben ervaren dat het niet altijd eenvoudig is voor een organisatie om tot een concrete aanpak te komen rondom het formuleren van doelstellingen, het achterhalen welke behoeftes er leven, waar – en hoe Office 365 optimaal kan worden ingezet en welke adoptie aanpak het best past binnen de beschikbare tijd, werkwijze en cultuur, hebben we het Jump Start Programma ontwikkeld. Tijdens deze Jump Start gaan we in vier sessies aan de slag met – en in de organisatie, om zo antwoorden te vinden op welke kansen er liggen op het gebied van digitale transformatie (digitale vitaliteit) en het fundament te leggen voor het succesvol inzetten van Office 365.

Jumpstart in vier sessies

1. Inspireren en het spelen van de Digitaal Vitaal game. “Samen met een afvaardiging vanuit de organisatie gaan we eerst een aantal jaar in de toekomst kijken. Hoe ziet het werk er dan uit en welke kansen biedt dit voor de organisatie en de branche waarin ze werkzaam is? Daarnaast wordt de Digitaal Vitaal game gespeeld, waarbij de deelnemers een score geven aan bepaalde onderwerpen op volgorde van belangrijkheid. Zo worden aandachtspunten benoemd en kan een verschil in perceptie leuke discussies opleveren.
2. Business Scenario Identificatie. “Door daadwerkelijk de werkvloer op te gaan en te praten met de betrokkenen, kunnen thema’s worden bepaald en kan de relatie worden gelegd tussen welke behoeften er leven in de organisatie, op wat voor manier er gewerkt wordt en welke middelen daarvoor gebruikt worden. Bij de eerste stap wordt vooral het management meegenomen, bij deze stap gaan we onder andere toetsen of de ideeën en prioriteiten van hogerop, overeenkomen met de behoeften en aandachtspunten van de medewerkers. Beweging in een organisatie is tenslotte vele malen krachtiger als deze niet alleen top-down wordt ingezet maar juist ook bottom-up! ”
3. Strategische adoptievragen. “Met alle informatie die in de eerste twee sessies verzameld is, gaan we aan de slag met het bepalen van de beste passende adoptie aanpak. Welke doelen willen we op welke manier binnen welke termijn bereiken? En welke aanpak past het beste binnen de tijd en cultuur? Hierbij is het van belang dat de veranderbereidheid bekend is en welke middelen het beste ingezet kunnen worden om de verandering in werking te stellen. Werken klassikale lessen het beste of vindt men het prettiger om in kleine werkgroepen te overleggen? Is dit voor elke groep verschillend of kunnen er groepen mensen worden samengenomen qua niveau en manier van leren?”
4. Het delen van bevindingen en presenteren van de vervolgaanpak. Met de gezamenlijke inzichten die we in de eerdere sessies hebben opgedaan, ronden we het Jump Start programma af met een presentatie van bevindingen en aanbevelingen, kijkend naar de best passende oplossing voor de organisatie.

Het Jumpstart-programma

“Wanneer jouw organisatie moeite heeft met het meekrijgen van alle medewerkers in een nieuwe manier van werken, is het introduceren van een nieuwe tool zelden de oplossing die je zoekt. Het is van belang om te kijken hoe goed de bestaande tools zijn geïntegreerd en of ze wel gebruikt worden op de manier die de Digitaal Vitale organisatie ondersteunt. Een traject starten om de adoptie van de bestaande tools en processen te verbeteren kan een veel grotere impact hebben dan in eerste instantie wordt gedacht”, aldus Martine.

Doe eerst de Digitaal Vitaal test om te zien waar de initiële verbeterpunten liggen. Tijdens het Jumpstart-programma, dat hierop volgt, wordt in een concreet plan van aanpak besloten welke vervolgens in de praktijk gebracht wordt. “De weg naar een Digitaal Vitale organisatie is nog nooit zo duidelijk geweest!”