Digitale vitaliteit: wat betekent het voor een organisatie?

Digitale vitaliteit zou een belangrijk agendapunt moeten zijn voor elke organisatie, zowel vanuit medewerkers – als vanuit strategisch perspectief. Digitaal vitaal zijn gaat namelijk verder dan ‘jezelf aardig kunnen redden met Word of Excel’ of weten hoe je een document op moet slaan.

In een Digitaal Vitale organisatie zijn medewerkers zich bewust aan het ontwikkelen om informatie te verwerven, gericht te gebruiken en beschikbaar te maken voor anderen (resultaat is tenslotte de som van het delen). Deze mate van transparantie stelt organisaties in staat om flexibel in te spelen op (toekomstige) ontwikkelingen en een cultuur te ontwikkelen waarbij afdelingen van elkaar weten waar ze mee bezig zijn – en waarom – en waar gezamenlijke doelen worden gewaarborgd.

Volgens Martine van den Hurk, Productivity Consultant bij ETTU, zijn er acht onderdelen van digitale vitaliteit te onderscheiden en zorgt een hoge score op deze aandachtspunten, voor een effectieve werkomgeving, die prettig en aantrekkelijk is.

Acht kernwaarden

“Veel organisaties hebben ‘efficiënter werken’ op de agenda staan, maar alleen het aanzetten van een tool die dit kan faciliteren is niet genoeg. Wanneer de medewerkers niet het nut en de noodzaak inzien van het werken met deze tool en begrijpen wat de nieuwe manier van werken voor hen gaat betekenen, zal er zelden een positieve trend zichtbaar worden in de efficiëntie. Daarom hebben wij acht kernwaarden benoemd waar een organisatie op kan sturen om digitaal vitaal te zijn”, aldus Martine.

De acht kernwaarden zijn:

• Kritisch denken. Informatie moet kritisch behandeld worden, dus is het belangrijk om de informatie te analyseren op herkomst, volledigheid en toepasbaarheid.
• Digitaal bewustzijn. Met de komst van de Cloud is informatie altijd beschikbaar en bereikbaar, wat ook consequenties met zich meebrengt. Een sterk digitaal bewustzijn laat mensen zorgvuldig met informatie omgaan.
• Sociale en culturele vaardigheden. Wanneer een organisatie meerdere culturen herbergt of een netwerk heeft binnen verschillende culturen, is het van belang dat deze goed en respectvol met elkaar communiceren, zowel persoonlijk als digitaal. Alleen dan is het mogelijk om op een prettige manier samen te werken en van elkaar te leren.
• Samenwerken. Silovorming is nog steeds een groot probleem binnen organisaties en kan de open communicatie sterk vertragen. Door deze barrières te doorbreken kan een communicatie op poten gezet worden, die alle betrokkenen helpt effectiever te werken.
• Verrijken van kennis en content. Het is belangrijk om in de schat aan beschikbare informatie juist die kennis te vinden die op het juiste moment van belang is. Door het leggen van slimme dwarsverbanden kan informatie ineens veel meer waard worden.
• Effectief communiceren. Effectieve communicatie gaat om daadwerkelijk de boodschap overbrengen en reageren op wat er verteld wordt. Daarom is het belangrijk om bewust het medium te kiezen waarop de communicatie zo effectief mogelijk verloopt en een open en empathische houding te stimuleren.
• Creativiteit bevorderen. Creativiteit is een belangrijk onderdeel in elke organisatie, omdat je buiten de gebaande paden gaat en daar kunnen hele interessante inzichten uit voortkomen. Alles blijven doen ‘omdat het altijd al zo gedaan wordt’ is funest voor vernieuwing.
• Functionele vaardigheden. Een leven lang leren is een belangrijk onderdeel van een digitaal vitale houding. Blijf altijd je vaardigheden ontwikkelen en meegaan met nieuwe technologieën.

Waarom is dit belangrijk?

“Het komt nog steeds heel vaak voor dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. Niet alleen naar dat ene mailtje of document waar iets in staat, maar ook bij het achterhalen van wat er was gebeurd toen collega X bij klant Y was en wat daar de vervolgstappen van zijn. Dit kost veel tijd en energie, is niet bepaald productief en helaas vaak ook niet zo klantgericht. Daarom is het verstandig om tools te gebruiken die dit soort tijdsverlies kunnen minimaliseren, maar is het nog belangrijker om aandacht te hebben voor de juiste mindset die ten grondslag ligt aan transparant – en met vertrouwen (samen)werken”, aldus Martine.

“Geregeld wordt het aanzetten van een tool gezien als de ideale manier om een probleem op te lossen, maar wanneer de medewerkers het gebruik van de nieuwe tool niet omarmen, er geen afspraken worden gemaakt over hoe en wanneer de tool ingezet moet worden en hoe deze het best gebruikt kan worden, blijft men werken in de oude en bekende patronen. En deze manier is zelden beter dan wat de nieuwe technologieën kunnen ondersteunen.”

Voor organisaties is het niet alleen van belang voor de bestaande medewerkers om in te zetten op een digitaal vitale werkomgeving, ook voor nieuwe generaties is het belangrijk. “De millennials en generatie Z zijn sterk gericht op autonomie, transparantie, samenwerken en op een makkelijke manier informatie vergaren en delen. Voor hen is een werkomgeving die digitaal vitaal is van groot belang en kan hen ook helpen om hun eigen potentie tot wasdom te laten brengen.”

Meten = weten

“Nu het belang van een digitaal vitale organisatie duidelijk is, kunnen organisaties kijken hoe ze op dit moment scoren op deze vitaliteitsmeter. Daarom heeft ETTU de digitaal vitaal-test in het leven geroepen. Men vult hier informatie in over de organisatie en aan de hand van een berekening kunnen we inschatten hoe digitaal vitaal de organisatie is. Een vervolgstap is om aan de slag te gaan met het Jumpstart-programma, om in kaart te brengen wat het doel achter het middel is en welke kansen er liggen om zowel het (werk)plezier als het resultaat te verhogen”, legt Martine uit. “Want een digitaal vitale organisatie brengt het plezier terug in het werk en creëert een voedingsbodem voor creativiteit en nieuwe initiatieven.”