‘Binnen onze ict-strategie staat het kind centraal’

Richard Kamman werd eind 2015 benaderd voor misschien wel zijn mooiste project ooit. De realisatie van de ict-omgeving van het in Utrecht nieuw te bouwen Prinses Máxima Centrum. Een compleet nieuw ziekenhuis en onderzoekscentrum specifiek voor kinderen met kanker, hun ouders en medisch specialisten. Cio Kamman vertelt hoe hij en zijn team from scratch een volledige ict-infrastructuur neerzetten. Mobiliteit en flexibiliteit werden daarbij de uitgangspunten voor een zo kindvriendelijk mogelijk ziekenhuis.

U bent verantwoordelijk voor de gehele ict-bouw van dit centrum. Hoe begint u aan een project zoals dit?
‘Het was een curieuze situatie. In januari 2016 was er nog helemaal geen gebouw. Het centrum bestond toen al wel en draaide zelfstandig binnen de muren van het UMC Utrecht. Het leunde ook op hun ict-architectuur. Ik heb als eerste gekeken naar wat de behoefte van het centrum is. Wat zijn onze strategische doelen en hoe vertaal je deze naar architectuurprincipes? We hebben met elkaar als team van het centrum en specialisten van Accenture gekeken naar wat er daadwerkelijk nodig is in een ziekenhuis. Welke systemen en applicaties hebben we nodig? Wat is nodig voor een patiënt, medicus en ander personeel en waar moeten wij primair aandacht aan besteden? Het opbouwen bestaat uit verschillende lagen. Je hebt verschillende onderdelen die met elkaar moeten worden verbonden. Je kunt het vergelijken met het bouwen van een huis. Daar begin je ook met het in kaart brengen van wat er allemaal nodig is om een zo plezierig mogelijk huis te bouwen.’

Wat was uw persoonlijke motivatie om deze ict-omgeving voor deze organisatie op te bouwen?
‘Ik vind het een waanzinnig mooi traject en project. Het is dankbaar werk en een grote professionele uitdaging om een nieuw ziekenhuis te bouwen met alle complexiteit, beperkte budgetten en onzekerheden van dien. Het bijzondere aan dit centrum is dat we dit echt doen voor de kinderen, daarna de ouders en daarna het personeel. Die drie stakeholders worden bij elke beslissing betrokken. Zowel bij de bouw van het ziekenhuis als de inrichting van kamers, maar ook bij de inrichting van ict. Overal is samen over nagedacht. Zo hebben de kinderen de kleding van het personeel uitgezocht en nagedacht over de inrichting van de kamers waar ze met hun ouders kunnen verblijven. Het is de bedoeling dat we de nare situatie voor de kinderen en hun ouders toch een beetje plezierig maken, maar ook voldoen aan wat nodig is voor optimale zorg. Een ict-voorbeeld daarvan is dat we een track & trace–systeem willen invoeren met gebruik van een polsbandje. Hierdoor blijven de ouders op de hoogte van de locatie van hun kind in het gebouw zonder dat zij het gevoel hebben dat ze in de gaten worden gehouden. Maar het is voor ouders wel prettig om te weten waar hun kind is. Dit is ook voor de zorgprofessionals belangrijk in verband met mogelijke onderzoeken of het geven van medicatie als de kinderen de mogelijkheid hebben vrij in het gebouw rond te lopen.’

‘Daarnaast brengen we met Mijn Maxima Plan de patient journey in kaart. Kinderoncologie is een specialisme waarbij kinderen voor een groot deel te maken hebben met chemotherapie en complexe protocollen. Er zijn ingewikkelde behandelingsmethoden. Er wordt gekeken hoe een kind reageert op de therapie en afhankelijk daarvan wordt er bijvoorbeeld extra of minder medicatie toegediend. Het is dus vaak afwachten en aftasten terwijl ouders graag op de hoogte zijn van wat er gebeurt. Er zijn dikke boekwerken met de methodiek, maar die zijn niet goed toegankelijk voor de ouders en verzorgers. Met het Mijn Maxima Plan visualiseren we wat kinderen (en ouders?) gedurende het gehele behandeltraject kunnen verwachten. We proberen hiermee ouders te ontstressen. Stress ontstaat vaak door onzekerheid. We richten ons dan ook veel op toegespitste informatiesystemen en kijken op de patient journey tijdbalk wat daarin de belangrijke momenten zijn en op welke we beter kunnen informeren en communiceren. Zo hebben we ook mock-ups, die laten zien wat er gebeurt als je in een mri-scanner zit.’

Wat doen jullie voor de zorgprofessional?
‘Ook de zorgprofessional is gebaat bij maximale informatie. We hebben het ict-landschap gericht op het faciliteren van de juiste informatie op de juiste plek. Dus op elk moment en elke locatie in het ziekenhuis. Kinderen moeten door het gehele gebouw kunnen om te sporten, te spelen en te eten. We willen kinderen niet continue naar onderzoeksruimtes roepen, maar ook ter plekke kunnen behandelen, voor zover dat mogelijk is. Daardoor is alles zo mobiel mogelijk ingericht. We werken met apps, tablets en smartphones. Alle applicaties en services worden ontwikkeld voor en draaien in de cloud. Niets is on-premise. KPN heeft voor ons het werkplekconcept van hardware tot aan de helpdesk ontzorgd. Alles op basis van standaarden en een single source of truth. Dat betekent dat alle applicaties met elkaar verbonden zijn, maar elk data-element terug te leiden is naar één locatie.’

Wat zijn de grootste uitdagingen om ict in de zorg te integreren in bedrijfsprocessen en vice versa?
Universitaire medische centra zijn grote, krachtige maar ook complexe organisaties met afdelingen die een grote mate van zelfstandigheid hebben. Daarmee wordt ook de samenwerking op het gebied van ict complex. Veel informatiesystemen zijn sterk afhankelijk aan elkaar. We zetten weliswaar een zelfstandig ziekenhuis neer met een eigen ict-omgeving, maar die moet ook naadloos aansluiten op de ict-systemen van het UMC Utrecht. Dat doen we overigens in een goede samenwerking. We zijn, ondanks dat we twee onafhankelijke ziekenhuizen zijn, toch op veel vlakken met elkaar verbonden.’

‘Zo delen we bijvoorbeeld het epd van Chipsoft. Daarnaast moeten de gegevens van patiënten op de juiste manier beschermd blijven, maar ook deelbaar zijn. We maken namelijk gebruik van de operatiekamers en de ic van het UMC Utrecht. Daar moet dus ook de juiste informatie beschikbaar zijn. Het beschermen van privacy en het beschikbaar maken van gegevens zijn eigenlijk de grootste uitdagingen. In het medische gedeelte willen we alle gegevens beschikbaar hebben voor de daadwerkelijke zorgverlener en afschermen voor anderen, terwijl in het onderzoeksdeel van het medisch centrum transparantie en toegankelijkheid van grote sets aan geanonimiseerde gegevens weer belangrijk zijn.’

‘In het centrum werken ongeveer achthonderd man, waarvan 350 toponderzoekers. Het publiceren en openbaar stellen van onderzoek zorgt er juist voor dat onderzoekers verder komen met het verbeteren van behandelmethoden. Verbetering van de behandeling is dus gebaat bij openheid. Die grens dicht houden en toch gecontroleerd openzetten is een uitdaging. De bescherming van informatie en privacy van de patiënt is sowieso de grootste uitdaging in ict. Dat wordt alleen maar belangrijker met de Europese regelgeving die aangescherpt is. We werken daarnaast ook veel samen met andere instellingen zowel in binnen- als buitenland. Daar moet je ook rekening mee houden dat er geen datalekken ontstaan. Ook werken onze onderzoekers met enorme databestanden. Ook het koppelen van allerlei applicaties en informatiestandaarden zoals ADT- en HL7-koppelingen (een internationale standaard voor elektronische uitwisseling van medische, financiële en administratieve gegevens tussen zorginformatiesystemen, red.) is complex. De technologische ontwikkelingen gaan daarbij razendsnel.’

‘Het is dan een utopie om te denken dat je alle technologie en mensen zelf in huis kan hebben. Er is al een drukkende ict-arbeidsmarkt, daar moet je niet tussen willen komen en daar is een ziekenhuis ook niet voor bedoeld. In plaats daarvan hebben wij een compacte hoogopgeleide ict-afdeling bestaande uit twintig man die diepgaande kennis bezit, maar niet uitvoerend is. Daarvoor werken we intensief met ketenpartners samen. Wij weten precies wat we willen en onze partners zorgen ervoor dat het veilig wordt uitgevoerd. Op die manier kunnen we investeren in andere dingen. Ik denk dat de manier waarop wij ict inrichten in veel zorginstellingen en wellicht ook in overheidsinstellingen en het onderwijs wordt gedaan. Het runnen van een security operations centrum of datacenter is niet onze kracht. Daarom hebben we dat uitbesteed en verbinden we technologie met zorg.’

Kunt u parallellen trekken met uw andere grote projecten zoals bij UMC Groningen, RadboudUMC en Amphia?
‘Een van mijn eerste projecten lijkt hier wel een beetje op. In 1986 was ik verantwoordelijk voor de eerste complete mri-afdeling in het AZG, wat nu het UMC Groningen is. Dat was toen een volledig nieuwe zorgtechnologie die zich moest gaan bewijzen. Daarnaast heb ik bij het (toen nog) AZG alles van analoog naar digitaal gebracht en nog een keer het kunstje over gedaan in het Radboud UMC in Nijmegen. In het Amphia heb ik verbinding gebracht tussen klinische fysica, medische technologie en ict in de zorg, waarbij invoering van nieuwe technologie en het uitfaseren van oude legacy-systemen de prioriteit had. Mijn ervaring is om de balans te vinden tussen perfectionisme en realiteitszin. Ik heb in meerdere grotere ziekenhuizen projecten begeleid. Daardoor heb je een bepaal gevoel ontwikkeld van wat wel en niet kan. Ik weet wat reëel is en hoe je mensen kunt sturen in de dingen die er echt toe doen. In ict is zoveel mogelijk dat het kan gaan exploderen in een project. Ik kijk naar welke methodes, technieken en procedures zich hebben bewezen en wat er in de markt beschikbaar is. Daarnaast is het belangrijk om te kijken wat echt zinnig is voor de zorg.’

Wat gaat doen na de officiële opening?
‘Eerst hebben we nog te maken met de laatste loodjes voordat we medio april gaan proefdraaien met het personeel. We moeten alle infrastructuur, draadloze netwerken en applicaties werkend krijgen. Dan moeten we de werkplekken inrichten en daarna kunnen we proefdraaien en dan komen er vast allerlei nieuwe inzichten en wijzigingen die we snel moeten doorvoeren voordat op 18 mei 2018 de eerste kinderen vanuit de locatie WKZ naar het nieuwe gebouw van het Prinses Maximá Centrum over gaan. En dan zullen er opnieuw wijzigingen komen. Je ziet altijd dat er bij gebaande paden geitenpaadjes ontstaan en dat dingen toch weer anders beter werken. Op 5 juni wordt het gebouw formeel geopend. Dan hebben we zeker nog anderhalf jaar nodig om alles naar het gewenste niveau te tillen. Ik heb sowieso geleerd om in mijn vak nooit verder dan twee jaar vooruit te kijken. Voor nu is het belangrijkste dat alles straks goed loopt.’

Wat vond u het meest opvallende project?
‘Het meest bijzondere is de drive van alle medewerkers die hier een succes van willen maken. Het is eigenlijk een onmogelijk project geweest in geld, tijd en inspanning, maar iedereen zet daar zijn schouders onder. Dat is echt geweldig. Natuurlijk zullen er ook dingen niet meteen zo gaan zoals we graag zouden willen hebben en zullen we hier en daar moeten improviseren. Maar dat durf ik aan, omdat iedereen doorspekt is met kracht om dit te laten slagen. Er is geen cultuur van ‘ja maar’, maar een cultuur van ‘schouders eronder’ en dat is geweldig om te ervaren. Als ik soms de bedragen in de krant lees van andere projecten, dan denk ik: dat hebben we goed gedaan. Het totale budget van het medisch centrum was tweehonderd miljoen euro, waarvan het ict-component tussen de tien miljoen vijftien miljoen ligt. Dat is relatief weinig. Er is in twee en een half jaar een compleet nieuw ziekenhuis uit de grond gestampt. Ik denk dat we als organisatie trots in de spiegel kunnen kijken. Voor mij persoonlijk, heb ik veel mooie dingen gedaan in mijn carrière, maar dit is de kroon op mijn werk.’