Het Amsterdamse AEB ontwikkelt zich van traditionele vuilverbrander tot een innovatief bedrijf dat grondstoffen terugwint uit afval. Deze strategische transformatie heeft ook zijn weerslag in de inzet van it, onder meer met een nieuwe flexibele werkplek. Om die modern en toekomstbestendig te maken deed AEB een beroep op ict-dienstverlener SLTN Inter Access.
AEB, voorheen onderdeel van de gemeente Amsterdam, is nu drie jaar zelfstandig als lokale vuilverbrander. Al het huisvuil van Amsterdam en een deel van het bedrijfsafval vindt zijn weg naar het grote complex aan de Australiëweg in de hoofdstad. AEB bevindt zich in een transitie van traditionele huisvuilverbrander naar een modern en innovatief bedrijf om grondstoffen terug te winnen uit afval.
Onderdeel van die transformatie is een moderne it-omgeving, met professionele ondersteuning vanuit de it-afdeling. Die is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, waar onder andere ook hr, Financiën, Control en Facilitair onder vallen. AEB ging daarom een jaar geleden aan de slag met het professionaliseren van de ict-dienstverlening, inclusief moderniseren van de werkplekken voor de vierhonderd medewerkers.
Nieuw werkplekconcept
‘Hierbij hebben we SLTN gevraagd om ons te helpen met het bedenken en het ontwerpen van een nieuw werkplek concept, gebaseerd op Windows 10 en Office 365’, zegt Pieter Essing, interim teamleider ict bij AEB. ‘Wij zijn bij SLTN Inter Access terechtgekomen vanwege hun kennis op het gebied van de architectuur, voor zowel de productenkant als de technische inhoud.’
Naast de gewenste professionaliseringsslag speelden ook een verhoogde focus op beveiliging en de vraag naar meer flexibiliteit een rol bij de vraagstelling. Essing: ‘We doen veel aan flexwerken bij AEB, dus wilden we dat alle functionaliteiten op alle plekken beschikbaar zouden worden gesteld.’
Langdurige relatie
De nieuwe werkplek bij AEB is uit een aantal onderdelen opgebouwd. ‘We hebben gekozen voor de laatste versie van Windows 10, die goed kan omgaan met de on-premise applicaties en servers en tegelijk is voorbereid op volledig gebruik van clouddiensten’, vervolgt Essing. ‘De beveiliging is ook goed geregeld. Die gaat waarschijnlijk binnenkort uitbesteed worden, dus we hebben hem zo ontworpen dat het ook makkelijk door een derde partij beheerd kan worden. Ook zijn we bezig met de uitrol van Office 365 op de werkplek.’
Essing kijkt met tevredenheid terug op de samenwerking met SLTN Inter Access. ‘In het begin werkten we heel nauw samen. Daarna hebben we die band iets losser gelaten om ook de interne medewerkers van AEB de gelegenheid te geven om de juiste kennis op te doen, zodat ze straks in staat zijn om de nieuwe omgeving goed te kunnen beheren. Dat is een goede werkwijze wanneer je een langdurige relatie met elkaar wilt opbouwen. Hierbij wordt binnen de interne organisatie voor de langere termijn de kennis geborgd. Ik zou dat in een volgend project zeker weer zo doen.’
Leerpunten
Volgens Essing zijn er verschillende leerpunten in dit project geweest. ‘Met name de voortdurende balans tussen ‘heel erg snel’ en ‘zeer hoge kwaliteit’ is een traditionele afweging die gemaakt moet worden. Daarbij zal soms vanuit de opdrachtgever wat meer naar snelheid moeten worden gekeken, terwijl de interne ict-organisatie iets meer naar kwaliteit kijkt. Ik denk dat we uiteindelijk een goede balans hebben hebben weten te vinden door de opdrachtgever en de ict-organisatie goed met elkaar te verbinden.’
Een goede beslissing is volgens Essing geweest dat er niet alleen maar een pure vervanging is gedaan van Windows 7 naar een Windows 10 platform. ‘We hebben vooral naar de toekomst gekeken. Door de nieuwe strategische agenda bij AEB gebeurt het mobiele werken steeds meer bij klanten, bij ketenpartners of andere overheidsinstellingen. Daarmee is de vraag van het mobiele werken op een natuurlijke manier gestegen. Dat wordt goed ondersteund door de nieuwe werkplek. Daarom zien we veel tevreden gebruikers.’
Thuiswerken
Anneke Koopman, directiesecretaresse bij AEB, herkent zich daarin. ‘We hebben nu allemaal een laptop gekregen, dat maakt het thuiswerken een stuk makkelijker. Het inloggen gaat snel, en het is voor mij ook makkelijker met notuleren bij vergaderingen en bewerken van documenten. Uiteindelijk bespaart het me gewoon veel tijd en werkt het prettig.’
Johan Idzinga, informatiemanager bij AEB, schetst nog even de situatie waaruit AEB kwamen waar er met Windows 7 gewerkt werd. ‘Dat was een omgeving die eigenlijk op een ad-hoc basis was ingericht. Hierdoor zag je dat de informatie vrij veel verspreid was over verschillende media, waarbij het lastig was om informatie te ontsluiten. Dit hinderde eigenlijk de samenwerking in het bedrijf. De gebruikers merken nu dat ze slimmer hun documenten kunnen opslaan en ook weer kunnen vinden. Daarnaast is de integratie van e-mailverkeer, samen met de documenten, samen met dossiervorming, een grote winst.’
Toekomst
Ook Carlos Luchmun, solution architect bij AEB, is betrokken bij het project. ‘Mijn taak is om alle functionele eisen en wensen te vertalen naar technische wensen en met SLTN Inter Access te zorgen dat dit gerealiseerd wordt. Zij werken daar goed aan mee en geven ook goede feedback met experts in hun vak. Bij AEB is beveiliging zeer belangrijk, we willen graag dat onze data beschermd blijven en daar biedt de nieuwe werkplek een goede oplossing voor.’
Over de toekomst is Pieter Essing tot slot erg positief. ‘We hebben nu de nieuwe werkplek 1.0. Het mooie is dat we een aantal medewerkers bereid hebben gevonden om mee te denken over hoe versie 2.0 er in de toekomst uit moet gaan zien. De initiële opdracht is ingezet vanuit beveiliging en risicomitigatie, maar nu zijn we klaar voor een rijkere functionaliteit op basis van wat de gebruikers hier willen.’
