De Nederlandse tak van facilitybedrijf ISS Facility Services, een van de grootste bedrijven ter wereld, is overgegaan op werkplekken uit de cloud. Alle medewerkers hebben nu op dezelfde manier toegang tot de bedrijfssystemen, waar ze ook werken. De werkplekken voldoen aan de Nederlandse regelgeving en zijn beveiligd. Ict-dienstverlener SLTN Inter Access implementeerde hiervoor zijn concept Uw Ideale Werkplek en haalt dit, hoe kan het ook anders, vanuit Uw Ideale Cloud.
ISS is een internationaal facilitybedrijf, dat in aantal medewerkers tot de grootste bedrijven ter wereld behoort. De afgelopen tijd is ISS Facility Services een belangrijke transformatie doorgegaan. Waar het bedrijf eerst bestond uit separate onderdelen voor activiteiten als cleaning, catering en health care, zijn deze activiteiten in de nieuwe situatie samengevoegd tot geconsolideerde facility-diensten voor key accounts, waaronder veel wereldwijde multinationals.
Technologische ontwikkelingen
It speelt in de activiteiten van ISS Facility Services een steeds grotere rol. Tegelijkertijd is de uitdaging dat een deel van de operationele medewerkers moeite heeft met technologie. Dit komt bijvoorbeeld door een taalachterstand of is vanwege de leeftijd. Daarbij werken binnen ISS Facility Services ongeveer tachtig nationaliteiten. ‘Dat maakt dit werk extra uitdagend, maar je krijgt ook interessante inzichten’, meent Marc Roest, ict-directeur bij ISS Facility Services. ‘Toen ik laatst bij een company day meeliep met een van onze schoonmaakmedewerksters was voor haar een belangrijk voordeel van ons bedrijf dat onze karretjes veel lichter en dus handiger waren. Vernieuwing had voor haar geen relatie met technologische ontwikkelingen als IoT.’
Dit neemt niet weg dat voor een groot deel van de medewerkers technologie essentieel is om het werk goed te kunnen doen. Daar is een aparte afdeling verantwoordelijk voor. ‘Iedereen die bij ict betrokken is hebben we samengevoegd in de afdeling Corporate Systems’, vervolgt Roest. ‘We doen daarbij zelf niet de ontwikkeling, het is een regie-organisatie die schakelt met onze leveranciers. Zo werken we ook al jaren met SLTN Inter Access. Daarbij hebben we een modern en praktisch it-contract op basis van een open en transparante relatie, op basis van heldere afspraken.’ Bij het opzetten van deze constructie zijn een aantal gespecialiseerde medewerkers van ISS in dienst gekomen bij SLTN Inter Access. Ook de servers zijn volledig verhuisd naar de SLTN Inter Access Cloud.
Hybride gebruikersgroep
Tijdens die transformatie heeft ISS Facility Services ook besloten de werkplekken van de medewerkers opnieuw in te richten. Roest: ‘De uitdaging was onze hybride gebruikersgroep. Een deel van de medewerkers werkt de hele dag op hetzelfde kantoor, maar we hebben ook een grote groep mobiele medewerkers die de hele dag op de weg zitten. Daarnaast hebben we mensen die altijd bij de klant werken en van daaruit inloggen om informatie door te geven. Voor al die mensen wilden we een werkplek in de cloud, zodat iedereen op dezelfde manier terecht kan op de systemen van ISS Facility Services.’
Dat een online werkplek vanuit een virtual private cloud de beste oplossing vormt voor die diversiteit aan medewerkers had ISS al snel zelf besloten. ‘Met die opdracht zijn we vervolgens naar SLTN Inter Access gegaan’, vervolgt Roest. ‘Daar hebben we nog gediscussieerd over de mogelijkheden. SLTN Inter Access heeft vervolgens de werkplek ingericht conform zijn Uw Ideale Werkplek-oplossing en beschikbaar gesteld aan de ISS-medewerkers.’
Transformatie
ISS Facility Services heeft de transformatie behoedzaam aangepakt. Roest: ‘We zijn klein begonnen, met een bescheiden aantal mensen op kantoor en een beperkt aantal applicaties. Vervolgens zijn we steeds meer gebruikers gaan uitrollen. Dat was een iteratief proces, bewust geen big bang. Het eerste jaar duurde dat vrij lang, maar dat kwam door het samenvallen van dit project met het vormgeven van de nieuwe afdeling Corporate Systems . Daarna konden we grotere stappen gaan maken.’
De ideale werkplek voor ISS is opgezet met software van Citrix en geleverd vanuit het Uw Ideale Cloud-concept van SLTN Inter Access. Hierbij hebben de medewerkers via hun laptop vanaf iedere locatie toegang.
Compliant aan GDPR
Het project is volgens Roest succesvol afgerond. ‘Alles draait nu goed, iedereen is over.’ Een van de securityvoordelen van die nieuwe werkplek bleek onlangs nog, aldus Roest. ‘Bij een van onze medewerkers werd de laptop uit zijn auto gestolen. Die konden we direct op afstand blokkeren door eenvoudig het cloud-account af te sluiten. Op de laptop zelf staat dus niets. Met deze werkplek zijn we ook gelijk compliant aan de GDPR. Zowel functioneel als technisch zijn we er heel enthousiast over. In de manier van werken heeft het ons veel gebracht, alle medewerkers hebben veel voordeel van de online-omgeving.’
Roest is duidelijk tevreden over de samenwerking met SLTN Inter Access, die volgens hem verder gaat dan leverancier-afnemer. ‘Zoals gezegd hebben we niet een gedetailleerd contract met zware boeteclausules. Het maakt mij niet uit of de telefoon in vijftien of zestien seconden wordt opgenomen, ik wil dat de gebruikers tevreden zijn. Zo werken we zelf ook met onze klanten. In de ict is dat nog niet gebruikelijk. Samen met SLTN Inter Access hebben we daar nu een begin mee gemaakt, we willen dat ze ons adviseren met betrekking tot innovatieve ontwikkelingen.’
