Bedrijven zijn zelden tevreden met hun bedrijfssoftware, ongeacht of het om een standaardpakket gaat of een maatwerkapplicatie. Daarom worden er vaak allerlei randapplicaties ingezet. Je zou zelfs kunnen zeggen dat het aantal randapplicaties omgekeerd evenredig is met de tevredenheid. Toch zorgen al die losse applicaties maar voor tijdelijke verlichting. Op de lange termijn remmen ze de innovatie juist.
De meeste organisaties streven ernaar om hun kernactiviteiten zoveel mogelijk vanuit één centrale applicatie te organiseren. Ze kiezen dan voor een bekend erp- of crm-pakket, dat ze vervolgens zoveel mogelijk naar hun hand proberen te zetten. Na de implementatie moet vervolgens duidelijk worden in hoeverre de applicatie aansluit op de processen van de organisatie. Dan blijkt in veel gevallen dat medewerkers hun werkzaamheden moeten aanpassen aan de nieuwe software. En bovendien dat verdere wijzigingen of aanvullingen aan het systeem lastig te realiseren zijn. Als oplossing wordt, meestal vanuit de business, toevlucht gezocht tot allerlei tussenoplossingen, zoals Excel-sheets, Access-applicaties en web-dashboards. Ik heb bedrijven meegemaakt die naast hun SAP-omgeving maar liefst zevenhonderd randapplicaties hadden draaien! Komt dit bekend voor? Dan is het hoog tijd om eens te kijken hoe die situatie verbeterd kan worden.
Business versus it
Nu wil ik niet beweren dat het koppelen van applicaties slecht is. In onze api-centrische wereld – waar er veel focus ligt op de aanwezigheid en het gebruik van (open) api’s – is het bijvoorbeeld prima om een salarisadministratie of een financiële applicatie aan je erp-pakket te koppelen. Maar op het moment dat je steeds meer randapplicaties aan het softwarepakket koppelt waar je core business op draait, dan is dat een indicatie dat de software in basis niet goed aansluit op wat je nodig hebt. Het levert misschien een werkbare situatie op, maar al die losse applicaties zorgen voor heel veel complexiteit en onderhoud. Als organisatie bouw je dan, onder het mom van innovatie, aan een kaartenhuis van complexiteit, dat continu op instorten staat.
Als je echt wil meebewegen met de technologische ontwikkelingen en je processen continu wil veranderen en optimaliseren, dan is er radicaal nieuwe bedrijfssoftware nodig. Steeds meer bedrijven ontdekken momenteel dat low-code bedrijfssoftware een oplossing kan zijn voor dit probleem. Helaas zijn de meeste platformen enkel geschikt voor het ontwikkelen van front-end applicaties om gegevens uit bestaande erp-software te ontsluiten. Hiermee creëer je dus nog meer randapplicaties. Toch ben ik van mening dat low-code software bedrijven wel degelijk kan helpen hun complexe landschap van randapplicaties en it-processen sterk te vereenvoudigen, mits het platform de traditionele systems of record (de basis van je business) kan vervangen. Dan kun je namelijk een veel flexibelere ontwikkellaag neerzetten waarmee je in principe je hele software-ecosysteem kunt vervangen. Bovendien opent het nieuwe mogelijkheden voor continue innovatie en procesoptimalisering.
Bouwen aan de toekomst
De juiste bedrijfssoftware kiezen is niet zo eenvoudig. Ga je voor een kostbare maatwerkoplossing, of pas je een standaardpakket aan naar je specifieke wensen? En wat doe je als de business vervolgens om nieuwe functionaliteit vraagt of een proces wil aanpassen? Ga je dan weer opnieuw ontwikkelen of implementeren? Allerlei randapplicaties inzetten blijkt geen duurzame oplossing, omdat het alleen maar tot meer complexiteit leidt. Standaard softwarepakketten zijn gewoonweg onvoldoende in staat om mee te veranderen met een organisatie. Om nog een voorbeeld te noemen: een groot internationaal Nederlands bedrijf besloot om SAP te implementeren, zodat eindelijk eens alle interne Excel-applicaties konden worden opgeruimd. Dat lukte, maar na slechts tien jaar waren alle spreadsheets weer in gebruik. De software bleek in de loop der jaren toch niet voldoende vernieuwd te zijn om aan de veranderende wensen van de organisatie te voldoen.
Het is absoluut een goed idee om als bedrijf te streven naar één centrale applicatie voor je core business, maar die software moet wel flexibel en toekomstvast zijn. Ofwel: je wilt als bedrijf niet in een keurslijf gedwongen worden van periodieke herimplementaties door nieuwe softwareversies. Low-code software die de systems of record kan vervangen lijkt de ideale oplossing voor dit probleem. Het biedt de mogelijkheid om de bedrijfsprocessen, inclusief alle applicaties in een platform te modelleren en de software wordt hier vervolgens uit afgeleid. Vervolgens kun je probleemloos wijzigingen doorvoeren in het platform, inclusief nieuwe processen en applicatie-interfaces. De software beweegt automatisch mee. In een low-code platform is software niet langer een remmende factor bij innovatie, maar werkt juist versnellend.
