Schaalbaarheid, herkenbaarheid en gebruikersgemak. Dat wil Technische Universiteit (TU) Delft realiseren met de implementatie van een nieuw onderwijsplatform. Vanaf dit schooljaar werken de studenten, docenten en faculteitsmedewerkers met het nieuwe Brightspace-platform van de Canadese leverancier D2L.
TU Delft beschikt over 23.000 studenten op de campus, zeshonderd online-studenten en vijftienhonderd docenten. De onderwijsinstelling biedt zestien bacheloropleidingen en 35 masterprogramma’s. Dat is goed voor in totaal ruim 2900 cursussen. De technische universiteit biedt naast klassikaal onderricht ook andere onderwijsvormen. Denk aan onlineonderwijs en blended learning, een combinatie tussen klassikaal en online-onderwijs.
De universiteit werkt al zeventien jaar met het learning management system (lms) van Blackboard. Maar omdat de (via Surf gegeven) gebruikerslicentie verloopt, is er reden het product onder de loep te nemen en uit te kijken naar een systeem dat beter aansluit op de onderwijsvisie en -praktijk van TU Delft.
Tijdens de aanbesteding werd de traditionele methode achterwege gelaten. In plaats daarvan koos de onderwijsinstelling voor een best value procurement-methode, waarbij de nadruk ligt op strategische doelen in plaats van technische eisen. Dit om een kwaliteitsslag te leveren op zowel het platform als het onderwijs in het algemeen. In de zomer van 2016 gunt het de opdracht aan de Canadese leverancier D2L (Desire2Learn). Die gaat de Brightspace-leeromgeving implementeren. De oorspronkelijke implementatieplanning wordt flink op de schop gegooid. In plaats van een uitrol per faculteit, wordt gekozen om, na een pilot bij de faculteit Industrieel Ontwerpen in februari 2016, het systeem bij alle faculteiten gelijktijdig in gebruik te nemen. Per kwartaal worden de cursussen gemigreerd. Per september dit jaar werken alle studenten, docenten en faculteitsmedewerkers met het nieuwe systeem.
Timo Kos, directeur onderwijs en studentenzaken, TU Delft:
‘In mijn functie ben ik voorzitter van de projectstuurgroep van de aanbesteding en implementatie van Brightspace. Dat doe ik in samenwerking met onze directeur ict en de onderwijsdirecteur van de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica. Mijn rol is simpel: ik zorg dat de implementatie en migratie goed verloopt, dat het binnen budget blijft en we uiteindelijk blije gebruikers hebben.
Het nieuwe systeem moet een kwaliteitsverbetering leveren op het gebruik van de leeromgeving en daarmee bijdragen aan beter onderwijs. We zien de implementatie van een nieuw onderwijsplatform daarom niet als een it-, maar als een onderwijsproject. Natuurlijk komen hier wel technische uitdagingen bij kijken. Voor het kiezen van een migratiestrategie hadden we een aantal doelstellingen opgesteld. Onze belangrijkste eindgebruikers (docenten en studenten) moeten zo veel mogelijk worden ontzien tijdens de migratie. Dat houdt onder andere in dat zij één platform gebruiken en niet hoeven te wisselen tussen het oude en nieuwe systeem. Zij moeten daarbij goede ondersteuning krijgen.
Daarnaast verschilt de inzet van het huidige lms (Blackboard) sterk per faculteit en zelfs per docent. Het nieuwe systeem moet een nieuwe basis vormen voor docenten om gestructureerd hun onderwijs te kunnen geven, zodat er eenduidigheid is binnen de hele universiteit in het gebruik van Brightspace. Bovendien zien we de overstap als een kans om een goede schoonmaakbeurt te houden. Dat was wel nodig na zeventien jaar. We zijn tegen legacy’s aangelopen die we niet hadden verwacht. Denk bijvoorbeeld aan de verspreiding van softwarelicenties via Blackboard of de koppeling naar andere systemen. In sommige gevallen was dit van tevoren niet duidelijk en dat was een tegenvaller. Maar door de overstap op het nieuw systeem, brengen we dit soort processen weer op orde.
Een andere tegenvaller is de integratie van software van derden, zoals examinatorsoftware of de plagiaatscanner. Bij sommige leveranciers integreren hun tools niet goed met Brightspace. Daarnaast blijkt bij deze andere partijen soms privacy en cybersecurity niet goed op orde. Hierdoor moeten we afscheid nemen van een aantal software-oplossingen. Dit academisch jaar bieden we een tijdelijke oplossing, maar volgend academisch jaar moet een geschikte oplossing gevonden en geïmplementeerd zijn. Bij sommige tools een uitdaging, want deze hebben we vooralsnog niet gevonden. Een andere it-uitdaging ligt bij het systeemonderhoud. Blackboard draaide op locatie waar we één of twee keer per jaar een grote update inplanden. Brightspace is echter een cloud-oplossing waardoor D2L maandelijkse releases worden doorgevoerd. Dit vraagt om een andere houding van onze it-afdeling. Ik heb dan ook gemerkt dat zij tijdens de migratie de steilste leercurve hebben gehad.’
Elliot Gowans, EMEA-vicepresident, D2l:
‘Als vicepresident voor de EMEA-regio van D2L ben ik vanaf dag één betrokken bij het project bij TU Delft. Net als Timo kijk ik erop toe dat het project goed verloopt, alleen dan vanuit de leverancierskant. Eigenlijk zit ik op de achterbank en grijp ik in als er iets misloopt.
De best value procurement-methode bij een aanbesteding wordt in Nederland al soms gebruikt, maar in Canada en in de onderwijssector komt dit nog niet veel voor. Deze manier stimuleert de leveranciers om de tender niet enkel als een technologieaanvraag te zien, maar om zich echt als een partner op te stellen om de opdrachtgever op strategisch niveau te kunnen blijven ondersteunen. Het is hard werken, maar het biedt ook een sterke basis voor de samenwerking om de lange-termijndoelstellingen te realiseren.
De methode daagde ons uit om in kaart te brengen hoe wij met onze oplossing kunnen bijdragen aan het behalen van de strategische doelen van TU Delft voor hun eindgebruikers. Hiervoor hebben we concrete voorbeelden gezocht bij onze klanten die soortgelijke doelen hadden opgesteld. Daarnaast hebben we hen geraadpleegd over hoe we het beste aanbod konden doen. Tot slot hebben we een expert ingehuurd op het gebied van deze manier van aanbesteden. Tijdens het aanbestedingsproces hebben wij ook aanvullende diensten voorgesteld, zoals onze ‘predictive learning analytics’. TU Delft wil meer studenten aantrekken en behouden en het afstudeerpercentage verhogen. De inzet van predictive analytics draagt hieraan bij. Bovendien maakt het inzichtelijk wat de gebruikers op het platform doen, om te kijken welke functionaliteiten wel of niet werken. Ook is TU Delft één van de eerste partijen die met onze nieuwe interface werkt. Deze werd kort na de gunning van deze opdracht geïntroduceerd en kon nog wel een probleem vormen. Als TU Delft niet direct voor de nieuwe omgeving koos, moest het binnen zes tot twaalf maanden overstappen. Het levert extra inspanningen op om de gebruikers ook hier aan te laten wennen. De universiteit koos wel voor de nieuwe interface, mede omdat deze toegang via mobiele apparaten mogelijk maakt. Iets wat TU Delft graag wilde.
Voor ons is TU Delft de eerste klant in Nederland. Dit betekent dat we ons echt moesten concentreren op wat TU Delft uniek maakt en hoe het denkt over politieke, economische, culturele en de technische omgeving waarin het werkt. We zijn het gesprek aangegaan met partners die actief zijn in de Nederlandse onderwijsmarkt om te leren waar andere ict-leveranciers de fout ingaan. Bovendien vinden wij lokale kennis en vakkundigheid een vereiste. Daarom trekken we bij zo’n internationale stap altijd lokaal talent aan.’
Erna Kotkamp, projectmanager, Brightspace, TU Delft:
‘Als projectleider ben ik van begin af aan betrokken bij het project. Voordat we met de aanbesteding zijn begonnen, hebben we een inventarisatie gedaan om de wensen van onze eindgebruikers voor het voetlicht te brengen, en de verschillende onderwijsscenario’s in kaart gebracht. Na de aanbesteding hebben we een centrale adviesgroep opgericht met een afvaardiging van onze acht faculteiten en de Studentenraad die bestond uit een docent, student en faculteitsmedewerker. Daarnaast heeft elke faculteit een eigen adviesgroep. Deze groepen worden nauw betrokken bij het implementatieproces.
We werken al lang met Blackboard en wilden via het nieuwe systeem een kwaliteitsslag leveren voor het onderwijs. Om tot goede criteria te komen, moesten we afstand nemen van onze huidige ervaring met het platform en een open blik krijgen. Om dit te realiseren hebben we samen met studenten, docenten en onderwijsadviseurs diverse onderwijsscenario’s ontwikkeld. Daarna zijn we in januari 2016 gestart met pilots met verschillende systemen, waaronder edX, Canvas en Moodle.
De verschillende platforms zijn een semester lang getest in zowel het daadwerkelijke onderwijs als aan de hand van de onderwijsscenario’s. Hieruit bleek dat studenten geen voorkeur hebben voor een platform, maar vooral dat de docenten het goed gebruiken en hier goed in ondersteund worden. Ook bleek geen product volledig te voldoen aan onze eisen. Daarnaast lieten de testen zien dat zolang een platform aan de basiseisen voldoet we vooral een partner zoeken die niet enkel een product levert en implementeert, maar een partij die met ons wil meegroeien met toekomstige eisen en onze onderwijsvisie ondersteunt.
Na de pilots startte de aanbesteding, waarbij we voor een best value procurement- methode kozen. We hebben de tender opgesplitst in twee fases. In de eerste fase mochten maximaal vijf leveranciers deelnemen en lag de focus op klantreferenties. Het product moet in gebruik zijn bij een grote klantbasis in het hoger onderwijs. Daarnaast moet het ervaring hebben met grote implementatie- en migratietrajecten. In de tweede fase moesten de drie finalisten in maximaal zes pagina’s uitleggen wat ze ons konden bieden en hoe ze met hun producten konden bijdragen aan onze strategische onderwijsdoelen. Dit leidde in juli 2016 tot Brightspace van D2L.
Na de tender hield ik me bezig met het implementatie- en migratietraject. Aanvankelijk was het idee dat per semester een aantal faculteiten zouden migreren, met februari 2019 als einddatum. D2L adviseerde ons een tweefase-migratie. Tijdens de eerste fase worden alle cursussen van alle faculteiten per kwartaal overgezet. Dan kunnen de eindgebruikers wennen aan het systeem. In de tweede fase, die volgend jaar september start, gaan we innovatieve methodes toevoegen, zoals game based learning, e-portfolio’s van studenten of nieuwe samenwerkingstools. Dan wordt pas écht de kwaliteitsslag gemaakt die we voor ogen hebben.
In februari 2017 startte de eerste uitrol bij de faculteit Industrieel Ontwerp en in mei startte de brede uitrol voor kwartaal één. Inmiddels zijn de cursussen van kwartaal één gemigreerd en werken we aan de migratie van de lessen van het tweede kwartaal.’
Bettina Schlass, customer success manager, D2L:
‘Tijdens het aanbestedingstraject was ik nog niet in dienst bij D2L. Wel werkte ik voor één van de andere finalisten van de tender. Hierdoor was ik, toen ik in november 2016 bij D2L in dienst trad, wel op de hoogte van het aanbestedingsproces bij TU Delft. Wat ik goed vond, is dat de universiteit veel stakeholders gebruikt om tot de juiste leverancier en oplossing te komen. Dit lijkt misschien gangbaar, maar dat is het zeker niet. Als customer success manager ben je vanaf het begin van de implementatie betrokken. Het team moet het systeem naar wens draaiende krijgen en de focus gaat vooral uit naar technische vraagstukken. Ik heb dan een observerende rol. TU Delft heeft echter veel complexe technische eisen, waardoor ik tijdens de implementatie-fase al een actieve rol heb vervuld. Ik moet bijspringen als dingen vast dreigen te lopen, voornamelijk op technisch gebied. De grootste uitdaging bij problemen is om de verschillende technische, educatieve en organisatorische aspecten niet uit het oog te verliezen. Dat doe ik door te kijken wat de klant wil bereiken en hoe dat technisch is te vertalen. Ik ga dus achterstevoren te werk. Hierbij moet ik veel met TU Delft overleggen, en dan vooral met Erna. Het draait om open en oplossingsgerichte communicatie.
We hebben de afgelopen maanden hard gewerkt om de implementatie binnen de gezette tijd te realiseren, maar we zijn nog lang niet klaar. De echte uitdaging komt volgend jaar, wanneer we de extra mogelijkheden uitrollen. Hiervoor moeten we alle participanten blijven motiveren om hier aan deel te nemen, gebruikers (studenten en docenten) aansporen om optimaal gebruik te maken van de huidige mogelijkheden en iedereen enthousiasmeren. Om dit te realiseren, moet ik in samenwerking met Erna de strategische doelen en succescriteria vastleggen, definiëren hoe we successen gaan meten en activiteiten op gang brengen die dit ondersteunen. Denk aan training voor de eindgebruikers, evenementen en workshops. Dit ga ik regelmatig toetsen en bespreken met TU Delft, waarna we zo nodig de doelen bijstellen. Het is een combinatie van maatwerk en de relatiebeheer, met als doel om in een continue verbeterproces terecht te komen. Dit is ook wel nodig aangezien techniek, organisaties en educatie voortdurend veranderen en zowel TU Delft als ook D2L hierop moeten inspelen.’
(Deze bijdrage is afkomstig uit Computable Magazine, editie 06/2017.)
