Ontwikkelingen in de IT en telecom verlopen meestal geleidelijk. Van 2G naar 5G, dat gaat niet vanzelf. Ondertussen zijn klanten op zoek naar het tipping point. Wanneer is het verstandig om te switchen? Onderzoekers van ABN AMRO signaleerden onlangs dat de zakelijke markt voor bellen via internet (VoIP) de laatste twee jaar is verviervoudigd. VoIP betekent bellen via 4G en maakt 2G en 3G als verouderde technologieën eigenlijk overbodig. Is dat niet een mooi kantelpunt? Een ideaal moment voor ondernemers om de balans op te maken en nieuwe keuzes te maken. Het inregelen van vast-mobielintegratie alleen al kan op drie manieren. Valt er verder nog wat te besparen?
De prijzen voor het gebruik van de mobiele telefoon zijn volgens het CBS de afgelopen jaren met meer dan 20 procent gedaald, terwijl bellen met de analoge vaste lijn in diezelfde periode ruim 25 procent duurder werd. Mobiel-Tenzij (‘bel mobiel als het kan, en alleen vast als het moet’) en Mobile Only (‘wij bellen alleen mobiel’) zijn in dit verband twee heldere, logische besparingsprincipes die sinds Het Nieuwe Werken bij gemeenten en bedrijven steeds vaker worden toegepast. Er lijkt geen speld tussen te krijgen.
Een vaste telefoon is voor Generatie Z, die nu de werkvloer betreedt, net zoiets als een floppy disk, iets vanuit de prehistorie. Daar lopen jongeren echt niet warm voor. Bij sommige webwinkels kun je ze weer bestellen: een retro telefoon met draaischijf of druktoetsen. Ze staan naast de bluetooth platenspelers.
Alle vaste toestellen naar Marktplaats
Toch staan op de meeste bureaus van bedrijven, naast de desktop bijna altijd nog een vaste telefoon met een dun stoflaagje. Of ze ooit nog gebruikt worden, dat weet eigenlijk niemand, want de telecombeheerder, die is soms al vertrokken of heeft een andere baan gekregen. Op elke werkplek een vaste telefoon, het lijkt een megaverspilling.
Het Mobiel-Tenzij-principe is een helder principe. Door flink te bezuinigen op het aantal vaste telefoontoestellen en bijbehorende abonnementen, werden werknemers met zachte hand gedwongen om zoveel mogelijk gebruik te maken van hun (eigen) mobiele telefoon.
De volgende logische stap is een Mobile Only-beleid: alle vaste toestellen naar Marktplaats: wij bellen voortaan alleen nog maar mobiel.
Niemand is hetzelfde, ook uw medewerkers niet
De manieren waarop uw werknemers communiceren en hun zakelijke en privé apparaten gebruiken voor hun werk verschilt per werknemer. Bij sommige taken is een vast toestel toch nog handig. Hoe stel je het juiste abonnement voor elke medewerker samen, zonder het onnodig complex te maken en toch grip op kosten te houden? Zogenoemde persona’s bieden uitkomst. Een persona is een omschrijving van een (fictief) persoon die de groep in kwestie vertegenwoordigt. Globaal kun je in elk bedrijf drie medewerkersprofielen onderscheiden: de kantoorwerker, de thuiswerker en de mobiele werker.
De receptie is hét visitekaartje van het bedrijf. De receptie moet daarom altijd optimaal bereikbaar zijn, via vaste én mobiele toestellen. Klanten kennen de receptionistes, zeker in het MKB, vaak nog persoonlijk en vertrouwen op een vast aanspreekpunt. In de vergaderruimten en kantine zijn meestal nog vaste telefoontoestellen aanwezig. In liften en technische ruimtes noodgedwongen ook. Sales- en accountmanagers zijn veel onderweg en op bezoek bij klanten. Zij moeten vooral mobiel bereikbaar zijn. Een vaste telefoon is overbodig.
Hetzelfde geldt waarschijnlijk ook voor ambulante medewerkers die hun werkzaamheden bij de klant combineren met bereikbaarheidsdiensten op kantoor. Klantcontactcenter- en helpdeskmedewerkers daarentegen hebben doorgaans een vaste werkplek en daardoor weinig tot geen behoefte aan een mobiel toestel. Secretaresses en managementassistenten zitten meestal op een vaste werkplek, maar moeten ook bereikbaar blijven als ze even ‘buurten’.
De kenniswerkers, tot slot, voeren frequent binnen en buiten het bedrijf overleg. De grootste groep medewerkers bestaat uit kantoorpersoneel met een vaste of flexwerkplek, al dan niet afgewisseld met thuiswerken.
De grote ontdubbelingstruc
Als de vast-mobielintegratie eenmaal is ingeregeld, kan de grote ontdubbelingstruc beginnen. De inspanningen zijn daarbij vooral gericht op de kantoormedewerkers, ambulante servicemedewerkers en sales- en accountmanagers.
Voordelen van ontdubbeling zijn onder andere het lagere aantal vaste toestellen, het afschaffen van de vervangingsinvesteringen voor de vaste toestellen en de verminderde beheerwerkzaamheden voor de ICT-afdeling. Zo heb je de businesscase snel rond.
De komende jaren verwachten de onderzoekers van ABN AMRO geen nieuwe revolutie op telecomgebied. Innovatie zal vooral uit nieuwe diensten moeten komen. Of uit de integratie van verschillende bestaande diensten, zoals vast en mobiel of IT en telecom. Een ding is zeker, de ouderwetse bedrijfstelefooncentrale bestaat over tien jaar niet meer.
Tussen 2010 en 2016 daalde het gebruik van zulke PBX telefooncentrales op locatie van 98 naar 66 procent. In principe zijn er drie verschillende mogelijkheden om uw vaste en mobiele telefonie eenvoudig aan elkaar te koppelen. Hosted Voice (bedrijfstelefonie in de cloud), Mobile Connect (integratie van vaste en mobiele telefonie vanuit uw eigen telefooncentrale) en Managed PBX (volledig beheerde telefonie).
Welke oplossing het beste bij uw organisatie past, hangt af van de specifieke situatie en uw behoeften.
Doe nu de check en verneem hoeveel u kunt besparen door te kiezen voor vast-mobielintegratie!
E-book vol praktische tips over mobiele telefonie: voordelig, veilig en slim mobiel werken
Als MKB’er wilt u altijd en overal bereikbaar zijn voor uw klanten en prospects. Maar natuurlijk wel via een 100% veilige verbinding én tegen de laagste prijs. Voor veel MKB’ers valt wat dat betreft nog een hoop winst te behalen.
Wist u bijvoorbeeld dat het vaak voordeliger is om voor 4G te kiezen in plaats van voor een wifi-verbinding? Of wat u moet doen om te voorkomen dat u gehackt wordt via Bluetooth? En hoe zit het eigenlijk met belastingaftrek van zakelijke telefonie?
U leest het in dit e-book. Want bereikbaarheid kan slimmer, veiliger en voordeliger. Inclusief tips en ervaringen van collega-ondernemers!
