Volgens de ‘productiviteitsgrens’, zoals Michael Porter beschreef in zijn essay ‘What is Strategy’ (1996), geldt dat een stijging in de algemene operationele effectiviteit leidt tot een hoger concurrerend vermogen voor iedereen en niet alleen ten goede komt van een enkeling. Dit adagium doet in de digitale economie waarin we leven eens te meer opgeld.
Wereldwijde spelers als Amazon zijn er in geslaagd bedrijfsprocessen in allerlei sectoren en bij allerlei soorten bedrijven naar een hoger plan te tillen en bestaande businessmodellen ingrijpend te transformeren. Tegelijkertijd zijn de verwachtingen van klanten vandaag de dag hoger dan ooit. Om mee te kunnen blijven doen, moeten bedrijven in staat zijn hun producten en diensten in een tijdsbestek van uren te leveren in plaats van weken. Inefficiënties worden genadeloos afgestraft. Bedrijfsprocessen moeten sneller, flexibeler en accurater.
Vrijwel elk bedrijf of iedere organisatie dat een verbeterde operationele effectiviteit nastreeft, volgt een vast patroon: er worden gebrekkige of inefficiënte processen ontdekt en vervolgens wordt een batterij aan management consultants ingeschakeld. Hen wordt eerst gevraagd om inzicht te verschaffen in het proces zoals het nu werkt, vervolgens om het ideale proces uit te tekenen en ten slotte een plan van aanpak te bedenken om van de huidige situatie naar de ideale te komen. Er worden whiteboard-sessies georganiseerd en interviews afgenomen, allemaal met als doel om kernprocessen als inkoop, logistiek en productie te optimaliseren.
Als de consultants er in geslaagd zijn de oorzaken van de onvolkomenheden in het proces uiteindelijk bloot te leggen, is de volgende stap het ontwikkelen van een actieplan. Deze traditionele manier van problemen aanvliegen, brengt echter een aantal, niet te overkomen nadelen met zich mee: het kan weken, maanden en soms wel jaren duren om te achterhalen waar precies de problemen vandaan komen, de scope beperkt zich vaak tot slechts een deel van het proces zonder dat het proces in zijn geheel wordt overzien en de analyse van de oorzaken is in veel gevallen niet volledig en sluitend.
Nog schadelijker is dat de ‘oplossing’ niet zelden tot meer en nieuwe problemen leidt, ingegeven door het feit dat het bestaande proces niet up to date is en bij zo’n traditionele onderzoeksmethode uitgegaan wordt van heel veel subjectieve informatie. Gelukkig voor de bedrijven en de consultants is er een alternatief, process mining genaamd, dat een meer objectieve manier biedt om bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Onder meer Cisco, Vodafone en Siemens maken al gebruik van process mining, een baanbrekende technologie waarmee processen gevisualiseerd en inzichtelijk gemaakt kunnen worden, en daarmee de inefficiënties binnen die processen. Met als kern artificial intelligence- en machine learning-technologieën, maakt process mining gebruik van de digitale footprint die processen achterlaten in de verschillende it-systemen, op basis waarvan proactief aanbevelingen worden gegenereerd.
Rechtdoorzee-concept
It-systemen verwerken en gebruiken dagelijks enorme hoeveelheden data. De datalogs kunnen met process mining-technologie worden omgezet in een visuele representatie van hoe elk proces daadwerkelijk functioneert op elk moment, als een soort van realtime proces-mri. Van elke toestand op elk moment van het proces worden beelden geconstrueerd, waarmee het management volledig inzicht heeft in de kernprocessen van het bedrijf. Ontwikkeld vanuit een rechtdoorzee-concept, heeft process mining zich dankzij de toepassing van de laatste machine learning-algoritmen inmiddels ontwikkeld tot een objectieve business consultant.
De concurrentie wordt er in onze wereld niet bepaald minder op. Bedrijven zetten in op een zo hoog mogelijke operationele effectiviteit. Oplossingen voor bekende problemen vinden is geen sinecure, maar oplossingen vinden voor onzichtbare problemen is nagenoeg ondoenlijk. Non-compliance kan grote gevolgen hebben, maar de realiteit is dat bedrijfsprocessen binnen organisaties vaker wel dan niet afwijken van de standaard.
Laten we het aankoop-tot-betaalproces als voorbeeld nemen. Dit process zorgt geregeld voor de nodige hoofdbrekens voor de procurement-afdeling. Stel je voor dat regelmatige prijsveranderingen tot een vertraging in het proces leiden. Het kost minuten om prijsveranderingen handmatig door te voeren, en in grote organisatie zijn veranderingen aan de orde van de dag met tot soms wel tienduizenden mutaties. Met zulke aantallen en inefficiënties is er al snel sprake van een waardedevaluatie in het proces. En steeds terugkerende issues die in principe voorkomen hadden kunnen worden, verworden dan tot enorme hoofdpijndossiers.
Verbeteringen realiseren
De moraal van dit verhaal is dat wil je als bedrijf concurrerend blijven in onze digitale economie je je operationele bedrijfsprocessen volledig geoptimaliseerd moet hebben. Hoe je dat doet, kan alleen worden bepaald door het continu analyseren van de volledige set aan data die door die processen gaan. Alleen met objectieve informatie kunnen verbeteringen worden gerealiseerd. Process mining-technologie biedt bedrijven en organisaties het juiste gereedschap om dat inzicht in processen te realiseren waarbij de marges, het aanpassingsvermogen van de organisatie en de dienstverlening naar klanten kunnen worden verbeterd. Het slechte nieuws: je processen zijn op dit moment waarschijnlijk nog niet dusdanig efficiënt dat je de concurrentie op de lange termijn voor kunt blijven. Het goede nieuws: je hebt al wel de data in huis om je processen wel op niveau te krijgen.
