Elke organisatie wil productief kunnen werken vanaf elk apparaat en op elke locatie. Om dit te bereiken hebben ze een betrouwbare en flexibele it-omgeving nodig, tegen zo laag mogelijke kosten. Vroeger kon je hiervoor zelf software en apparatuur aanschaffen waarmee je voor vijf à zes jaar klaar was. Tegenwoordig gaan de ontwikkelingen zo snel dat je beter kunt investeren in een cloud-oplossing.
Online werkplekken worden daarom steeds populairder, maar desondanks blijven er twijfels. Veel bedrijven denken dat een overstap naar een volwaardige online werkplek complex is. Tijd om de vooroordelen van een online werkplek uit de lucht te halen en de voordelen eens onder de loep te nemen. In deze blog weerleg ik de vooroordelen van een online werkplek.
Vooroordeel 1: Het is zonde om de huidige software te moeten vervangen
Veel bedrijven struikelen over het feit dat de oude software of infrastructuur net is vervangen. Het idee dat deze investering niet meegenomen kan worden naar de online werkplek is beangstigend en zonde van de tijd en het kapitaal. De uitdaging is om de oude wereld, gevormd door Windowsapplicaties en fileservers, en nieuwe wereld van een online werkplek, gevormd door browser-based html-applicaties (zoals Salesforce, Office 365 of Exact Online), te integreren. Deze uitdaging zorgt er onterecht voor dat de overstap naar een flexibele en efficiënte werkplek achterwege blijft.
De online werkplek biedt namelijk kansen op dit aspect, het is een brug tussen beide werelden. Slechts één werkplek met de voordelen van twee werelden. De online werkplek maakt gebruik van de bestaande technologieën waar bedrijven al in geïnvesteerd hebben en is in staat deze te combineren met de nieuwste technologieën.
Vooroordeel 2: Alles moet gemigreerd worden naar de cloud
Veel ondernemingen zien de migratie van bestanden uit fileservers als een (te) grote uitdaging. Vragen als ‘welke onderdelen moeten naar de nieuwe omgeving gemigreerd worden?’ of ‘hoe zorgen we ervoor dat de migratie van alle documenten een beheersbaar traject wordt?’ komen geregeld voor. De echte vraag die eigenlijk gesteld moet worden, is of je al die mappen met documenten wel moet willen migreren. Is het niet veel efficiënter om de fileserver met het beschikbare documentmanagementsysteem te integreren?
Stel, bedrijf x heeft een fileserver met documenten van meer dan tien jaar oud en wil overstappen naar de cloud. Dat is natuurlijk mogelijk, maar de data die is verzameld door de jaren heen kan oplopen tot wel 1TB. Dit betekent automatisch dat de migratiekosten dan flink uit de hand kunnen lopen. Hier schrikken bedrijven van. Echter biedt een online werkplek het voordeel dat archiefdocumenten op de fileserver blijven staan en tevens vanuit de online werkplek geopend kunnen worden. De fileserver wordt hierbij geïntegreerd in de gebruikersinterface naast de nieuwe documentenoplossing. Ook hierbij geldt dus dat de oude en nieuwe wereld naast elkaar blijven bestaan, maar wel op één centrale pek zijn op te roepen.
Vooroordeel 3: Een online werkplek is onveilig
Voor advocaten, scholen, financiële dienstverleners en andere instellingen die omgaan met gevoelige informatie is de databeveiliging top-of-mind, vooral nu we steeds dichterbij de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) komen. We horen dan ook vaak dat een online werkplek, gebaseerd op bijvoorbeeld Microsoft software, onveilig is. Eén van de reden is dat mensen het idee hebben dat de data niet meer hier maar ergens in Amerika opgeslagen is. Daar krijgen velen het benauwd van. Sommige bedrijven kiezen om deze reden om niet over te stappen naar de cloud en alles on-premise te houden. Dit is zonde, want de data staat gewoon opgeslagen in Amsterdam en Dublin. Bovendien biedt een online werkplek juist extra beveiliging. Met online werkplekken is het namelijk zo dat de data op een veilige plek staat. De datacenters van Microsoft worden 24/7 zowel fysiek als digitaal bewaakt. Daarnaast wordt de data encrypted verzonden, zodat niemand toegang heeft/krijgt om de data in te zien die hier niet voor bevoegd is.
Een andere securitymaatregel in de online werkplek is het single sign-on principe. Hierdoor is het mogelijk om werknemers een ‘tijdelijke’ werkplek te geven. Gaat de werknemer uit dienst, dan hoef je niet langer bang te zijn dat hij data mee naar buiten zal nemen. Het is namelijk heel simpel om in één keer alle toegang te ontnemen door de werkplek te deactiveren. Naast de beveiligingsmaatregel is het single sign-on principe ook nog eens efficiënt. In één klik kunnen zowel web- als Windowsapplicaties geopend worden, zonder voor elke applicatie weer opnieuw in te loggen. Bestaat er toch de wens om de online werkplek veiliger te maken, dan is het mogelijk een extra beveiligingslaag toe te voegen door middel van two-factor authentication.
Vooroordeel 4: Een internetverbinding is ondenkbaar
‘Als ik geen internet heb, kan ik nergens meer bij’, wordt er vaak geroepen over een online werkplek. Echter kunnen e-mails en documenten vanuit de werkplek synchroniseren naar een apparaat. De synchronisatie werkt beide kanten op, online naar een apparaat of van een apparaat naar online, waardoor de laatste versie altijd beschikbaar is. Dit betekent dat er ook zonder internet doorgewerkt kan worden aan documenten en de ontvangen e-mails.
Met een online werkplek heb je altijd en overal toegang tot je bestanden, email en bedrijfssoftware. Kortom, de overstap naar een online werkplek is niet complex, eng of tijdrovend. In tegendeel, het biedt vele voordelen op zowel de korte als lange termijn. Deze voordelen worden in een volgende bijdrage nog verder uitgelicht.
Het gaat weer goed met de economie.
Opportunisme mag weer, als het maar geen fout opportunisme is.
Goed is als je er zelf beter van wordt, fout bij een ander. Aldus onze president. En anders kun je oppleuren, maar met een glimlach.
De opportunity Maker. Klinkt als een film. Een film van een boek.
een bestseller en dat moeten we hebben.
Het wordt zo mooi allemaal. Altijd en overal toegang en toch veilig.
Nooit synchronisatie problemen, versioning, mergeconflicten.
Laatste versie die altijd online is. Met of zonder Internet.
Opportunity maker ten top : Internet werkt ook als je “geen internet heb”.
Brave new work..