Is Dropbox klaar voor de zakelijke markt?

Om bestanden te delen, wijken werknemers vaak uit naar de filesharingtool Dropbox – zonder toestemming van de it-afdeling. Daarom bracht het gelijknamige bedrijf een aantal jaren geleden een zakelijke variant op de markt. Hoe geschikt is het product voor zakelijk gebruik?

Gedetacheerd personeel van digitaal bureau Mirabeau krijgt bij klanten op locatie niet altijd via virtual private network (vpn) toegang tot de afdelingsschijven van Mirabeau zelf. ‘Vooral bij grote organisaties mag je om beveiligingsredenen niet via vpn een verbinding maken met de buitenwereld’, zegt systeembeheerder Thomas Vente van het bedrijf.

Daarom verhuist deze map steeds vaker naar de fileshareoplossing Dropbox. Want die toegang lukt wel. De tool wordt ook gebruikt om klantteams met collega’s van verschillende afdelingen documenten uit te laten wisselen. Vente: ‘Daar maken we dan een aparte map voor aan. Die is toegankelijk voor personeel dat over vier Mirabeau-locaties is verdeeld, bij klanten werkt en waarbij we freelancers in het buitenland ook toegang moet geven. Het is een gemakkelijke manier om documenten uit te kunnen wisselen.’

Nieuwe functionaliteiten

Dropbox is een van de file sync and share-oplossingen op de zakelijke markt. Het bedrijf investeert flink in zijn zakelijke tool en introduceerde eind januari een aantal nieuwe functionaliteiten. Bijvoorbeeld Smart Sync, waarmee gebruikers niet langer lokaal opslagruimte kwijt zijn aan gesynchroniseerde data, en Paper, een digitale werkruimte die als online-dienst is te benutten. Voor zakelijke gebruikers heeft Paper extra beheeropties voor e-discovery en data loss prevention (dlp). Ook zijn de abonnementen aangepast.

Dat het bedrijf wil groeien in deze markt, is niet vreemd. De markt is volgens analistenbureau Forrester acht tot negen miljard dollar groot. Dat is overigens software die in de cloud en on-premise staat. Maar, zegt analist Cheryl McKinnon van Forrester, meer bedrijven krijgen vertrouwen in het opslaan en delen van bestanden in de cloud.

‘De digitale transformatie vraagt om een model waarmee bedrijven hun klanten op een veilige manier toegang kunnen geven tot hun bestanden zodat met elkaar is samen te werken.’

Het bedrijf concurreert met Microsoft Onedrive, Box en Google Drive. Omdat veel bedrijven Microsoft en Google al voor andere kantoortoepassingen gebruiken, lijkt het gebruik van deze filesharetools voor hen meer voor de hand te liggen. Dat gold in eerste instantie ook voor Mirabeau. ‘We stapten over naar Office365 en dat viel samen met de keuze voor een filesharetool, daarom is Onedrive ook overwogen. Toen wij moesten kiezen, was de oplossing van Office365 voor de Mac niet gebruiksvriendelijk genoeg. We gebruiken hier veel Macs’, licht Vente toe. 

Verboden product

Bovendien vertrouwde een aantal klantteams al op Dropbox om bestanden met elkaar te delen. Dat gebeurt vaker, zegt  Mark Crosbie, trust and security manager EMEA van Dropbox.

‘Soms lukt het werknemers niet een bestand te delen en dan wordt er even snel een link vanuit de persoonlijke Dropbox gedeeld. Dat is jammer, want de beveiligingseisen voor zakelijk gebruik zijn hoger dan voor persoonlijk gebruik.’

McKinnon: ‘Het eigenaarschap van een document verandert als documenten van een bedrijf zijn. Als een maker het bedrijf verlaat, is de informatie nog steeds van het bedrijf. En die moeten ook toegang hebben, en de maker van het document juist niet.’ Dat beaamt Vente: ‘Je hoort vaak dat Dropbox een verboden product van een bedrijf is. Juist door het inzetten van Dropbox houden wij de controle. Anders weet je niet waar de data blijft en wie het gebruikt.’ 

Mirabeau koppelt nu de tool met de Single-Sign-On van Microsoft. Wat betekent dat een werknemer die uit dienst gaat, wordt afgemeld in het personeelsadministratiesysteem. Dit systeem is weer gekoppeld aan de centrale it-database, waar ook Dropbox mee synchroniseert. Wordt een gebruiker afgemeld in de personeelsadministratie, dan worden alle accounts – ook die van Dropbox – automatisch stopgezet. Vente: ‘Een werknemer die vrijdagochtend uit dienst gaat, kan vrijdagavond in de kroeg niet meer inloggen.’ Ook kan de it-beheerder instellen wie toegang krijgt tot welke rechten en of mappen met de buitenwereld mogen worden gedeeld. Toch loopt de tool qua governance-mogelijkheden achter op concurrenten Google Drive en Box, zegt McKinnon. ‘Bijvoorbeeld het laten verlopen en verwijderen van bepaalde documenten kan niet bij Dropbox, of juist het bewaren van bepaalde documenten na bepaalde tijd.’

Gebruiksvriendelijkheid

Het klaarmaken van de tool voor de zakelijke markt, daar wordt hard aan gewerkt, zegt McKinnon. Dat merkt ook Mirabeau. ‘Soms moeten er dingen aan de applicatie worden toegevoegd. Een voorbeeld is dat je vanuit Dropbox andere applicaties kunt integreren, zoals Paper. Die applicaties krijgen dan ook toegang tot de mappen. We kunnen nu nog niet zeggen: die applicatie mag wel toegang tot onze mappen. Dat kan nu niet geautomatiseerd. We monitoren daarom nu met de hand’, zegt Vente.

Aan de andere kant helpt het ook weer dat de tool al jaren gebruikt wordt onder particulieren. De infrastructuur is getest op het verstouwen van grote hoeveelheden data en gebruikers, zegt McKinnon. ‘En het product staat bekend om de goede gebruikerservaring. Het is gemakkelijk te gebruiken, zowel de webversie als de mobiele versie.’ Dat voordeel merkt ook Mirabeau: ‘Dropbox ontzorgt op twee manieren. De opslag staat niet meer bij ons, we hoeven er geen beheer op te doen. En je hoeft aan gebruikers niet meer uit te leggen hoe het werkt.’

Dit artikel is eerder gepubliceerd in Computable-magazine #4 van 2017.