Nedmag wilde zijn it-dienstverbetering verbeteren en was daarin genoodzaakt om keuzes te maken over het applicatielandschap en de mogelijkheden om naar de cloud te gaan. Ook wilde de chlorideleverancier zijn data beter beveiligen. Tijd voor een maanden durende analyse was er niet, net als dat Nedmag niet veel geld wilde uittrekken voor dure consultants. De BusinessITScan bood uitkomst.
Nedmag produceert met 150 medewerkers onder andere magnesiumchloride en calciumchloride. De halffabricaten worden toegepast in de productie van vuurvaste stenen, bij het bleken van pulp, bij het onderhoud van wegen en bij de productie van voedingsadditieven. Cfo Aart Vollenhoven is in de directie onder andere verantwoordelijk voor ict. ‘We waren al langer bezig om de it-dienstverlening te verbeteren. We stonden voor een aantal keuzes rond onder andere cloud en bedrijfsapplicaties. Ook wilden we onze Informatie beter beveiligen. Onze organisatie wilde een gedegen en vriendelijk geprijsd instrument inzetten, in plaats van een maandenlange analyse bestellen bij een dure consultant.’
Zes IT-succesfactoren
De BusinessITScan bood voor Vollenhoven uitkomst. ‘Het is een efficiënte tool waarmee we via internet in korte tijd bij tien collega’s heel veel informatie hebben verzameld over de tevredenheid van ons managementteam en onze gebruikers met it, het belang van it voor onze organisatie en heel veel feiten en meningen. De zes it-succesfactoren binnen het raamwerk geven een integraal beeld van zowel de vraagzijde van it als de aanbodzijde ervan.’
Aan de ene kant kreeg Vollenhoven inzicht in de stand van zaken van het business it-alignment, productiviteit en innovatie, aan de andere kant kreeg hij inzicht in de aanwezige it-competenties, de robuustheid van het it-landschap en in de wijze waarop Nedmag beter met zijn it-middelen kon omgaan. ‘Op de markt ken ik geen andere methode die zo breed en praktisch is, en die ook nog eens door een tool wordt ondersteund. We kregen zo een integrale praatplaat waardoor we veel beter inzicht verkregen. Zo zijn we intern meer in contact met elkaar over de relevante thema’s.’
Assessment
Nedmag koos ervoor om de tool in te zetten zonder kick-off met de betrokkenen. Alle betrokkenen kregen vanuit de BusinessITScan een persoonlijke uitnodiging met uitleg over de aanleiding en een aparte e-mail met inloggegevens voor een rolafhankelijk deel van het assessment. In het assessment beantwoordden zij gesloten en open vragen.
Dat was heel krachtig volgens Vollenhoven. ‘Er moesten wel zeer relevante vragen worden beantwoord, maar het betrof geen urenlange interviews die pas na heel veel tijd zijn verwerkt in een eindrapport. Zo hielden we geld en tijd over voor het nemen van de concrete maatregelen waar de tool ons op wees.’
Noodzakelijke verbeteringen
Het realtime dashboard en het klantspecifieke rapport dat direct wordt gerealiseerd, leverde Vollenhoven veel inzichten op. ‘Om er een te noemen: onze it-afdeling bleek in de perceptie van het managementteam en de gebruikers vooral bezig met het aanhouden van het licht en te weinig met productiviteit en innovatie. Dat kan natuurlijk niet. Ons it-landschap is wel heel stabiel, de waardering daarvoor zagen we terug in de scores. De vraagzijde van it bleek duidelijk ontevreden over de voorspelbaarheid van kleinere en grotere aanvragen. Het realtime dashboard en adviesrapport gaven heel goed prioriteit en richting aan de noodzakelijke stappen. De door de betrokkenen ingevoerde antwoorden gaven met de templates en best practices richting aan de noodzakelijke verbeteringen.’
IT-strategie geformuleerd
Inmiddels is het ruim een half jaar geleden dat Nedmag de BusinessITScan inzette. Vollenhoven: ‘Dankzij de gerichte adviezen en templates hebben we een goede key user-organisatie opgezet, met duidelijke projectpriorisering en planning. We hebben met meer focus gewerkt aan de voor ons bedrijf meest relevante aanvragen, met meer focus op de business. Aan de infrakant hebben we onderbouwd een aantal vernieuwingen doorgevoerd en hebben we praktische IB-maatregelen en it general controls ingevoerd. In korte tijd hebben we een concrete en uitvoerbare it-strategie geformuleerd, die gedragen wordt door ons managementteam.’
Samenwerking met Computable
Computable biedt de BusinessITScan via zijn website aan. Lezers van Computable.nl kunnen zelfs 10 procent korting krijgen op het gebruik van de tool. Hiervoor is wel een profiel op de website vereist en moet de lezer ingelogd zijn.
