Het is bekend dat het aanvragen van subsidies is tijdrovend en complex proces. Daarnaast is het subsidielandschap veelal ondoorzichtig. Door deze factoren laten veel bedrijven mogelijke subsidies liggen waar zij wellicht recht op hebben. Je zult je dus wel moeten bemoeien met deze complexe processen. Een essentieel onderdeel van dit proces is het vergaren van de juiste documenten en informatie. OAZ subsidieadvies is gespecialiseerd in onder meer het financieel en administratief optimaliseren van subsidiestromen.
De basis van deze digitale transformatie is een systeem dat ontwikkeld is door Endava, waarbij het hele proces van het inscannen van documenten tot het verwerken van de subsidieaanvraag uitgevoerd wordt met behulp van state of the art technologieën zoals machine learning en een MarkLogic NoSQL-database. De oplossing geeft dan niet alleen real-time inzicht in de status van de subsidieaanvraag voor de klanten van OAZ, maar garandeert ook veilige opslag van alle privacygevoelige informatie, die niet inzichtelijk zijn voor medewerkers van OAZ.
Het proces om te komen tot een succesvolle subsidieaanvraag gaat als volgt in zijn werk. Een analist van OAZ zit bij een klant en wil achterhalen welke werknemers van de klant het bedrijf recht geven op subsidie. Daarom wordt een slimme scan gedaan op het personeelsbestand om de potentiële subsidiegerechtigden te identificeren. Hierbij staat de privacy van de personeelsgegevens hoog in het vaandel en is goede beveiliging dus erg belangrijk. De documenten worden gescand en het systeem zorgt met behulp van optimal character recognition, machine learning en natural language processing dat de belangrijkste stukken informatie snel worden uitgelezen. Vervolgens linkt het systeem de benodigde informatie aan de juiste subsidie en verzamelt het systeem de benodigde bewijslast voor het aanvragen van de subsidie.
Het systeem valideert alle verkregen informatie real-time en geeft een terugkoppeling aan de analist welke informatie en bewijslast er nog ontbreken om de subsidie te kunnen aanvragen. Wanneer alle informatie binnen is, heeft de klant van OAZ automatisch een goed overzicht van wat hij kan verwachten en is de bewijslast veilig opgeslagen voor mogelijke compliance checks. Zo wordt de klant op een prettige, snelle en professionele manier geholpen met het aanvragen van een subsidie.
Juryoordeel
De door OAZ gegeven presentatie waarbij ze over de gebouwde oplossing van Endava (op basis van MarkLogic) vertelden, liet duidelijk de voordelen zien om met behulp van business process management een digitale transformatie door te voeren. Hierdoor worden er aanzienlijke efficiencyslagen gemaakt in het subsidie-aanvraagproces. Daarom is dit volgens de jury van de Computable Awards 2017 een terecht genomineerde.
