Vijf basisvoorwaarden om datagedreven te worden

Ik kom maar weinig organisaties tegen die niet hardop roepen dat ze datagedreven willen zijn. En dat is logisch. Met de steeds verdere digitalisering van producten en diensten, beseft iedereen dat data niet meer een restproduct van bedrijfsprocessen is, maar dé grondstof voor je organisatie. Dat vraagt om een structurele wijziging in je strategie.

Recent onderzoek van McKinsey onder tweeduizend bedrijven – ‘The Right Response to Digital Disruption‘ – concludeert het als volgt:’“Companies that adopt bold offensive strategies in the face of industry digitization will come out the winners’.

Klant centraal

Makkelijker gezegd dan gedaan, een aanvallende strategie om bij te blijven in de digitale disruptie. Jarenlang lag de focus op de efficiency van bedrijfsprocessen en investeringen in erp-systemen en ‘ineens’ draait alles om de klant en de uitdaging om op basis van data en de daaruit verkregen inzichten nieuwe processen te ontwerpen. Die – exponentieel groeiende – data zwerft echter op allerlei plekken door je organisatie, vaak diverse malen gedupliceerd en met onduidelijke definities. Het slim gebruiken van data over producten, klanten, leveranciers en orders wordt dan ook met de dag kostbaarder en tijdrovender.

Nieuwe aanpak

Veel bedrijven zoeken de oplossing in traditionele systemen en de gebruikelijke it-projectaanpak, bijvoorbeeld een webshop en een crm-systeem implementeren en aan het erp-systeem koppelen. Maar dat blijven lapmiddelen als je data niet écht als je meest strategische bezit ziet. ‘Data centraal zetten’ vergt visie, leiderschap en een meerjarig programma, dat doe je niet in een it-project van enkele maanden. Transformatie naar een datagedreven bedrijf vraagt om meer dan alleen it-oplossingen, het gaat vooral om cultuur, mensen, leiderschap en processen. Hoeveel tijd en geld investeren we nog in traditionele it-projecten voordat we beseffen dat die aanpak niet werkt?

Datamanagement

Wat er nodig is, is een strategische heroriëntatie van bedrijven op datamanagement. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Datamanagement is een vak waar maar weinig mensen goed in opgeleid zijn. Op universiteiten en hogescholen is er amper aandacht voor en de meeste opleidingen zijn gericht op de technische aspecten. De focus is vooral weer op techniek. Net als bij veel bedrijven, waar datamanagement meestal te laag in de organisatie is belegd en gericht is op technische oplossingen, meestal binnen de ict-afdeling. Organisaties die snappen dat het anders moet, beginnen vol energie en goede moed met een mdm, data governance of datamanagement programma, maar stranden gaandeweg vaak op allerlei obstakels.

• De cultuur van de organisatie
• Het programma strandt in losse projecten zonder onderlinge samenhang
• Het programma wordt aangestuurd door diverse mensen met verschillende meningen en kennisniveaus
• Discussies over eigenaarschap en trage besluitvorming
• Geen overall programmabudget, de voortgang is afhankelijk van afzonderlijke projecten
• Te weinig kennis over data governance in de organisatie
• De ‘business’ ervaart het programma als een last en niet als een kans
• Korte termijn druk door acute ict-projecten

Het is tijd om op een betere manier aan de slag te gaan met datamanagement en die obstakels uit de weg te ruimen! Wil je data écht in het hart van je organisatie zetten? Zorg dan dat je voldoet aan ieder van de volgende vijf voorwaarden!

1: Gebruik best practices
Voor het uitvoeren van projecten gebruik je waarschijnlijk een standaardaanpak binnen je bedrijf. Projectmanagement is immers een vak. Als je serieus aan de slag wil met datamanagement erken dan ook dat het een vak apart is en maak gebruik van best practices van buiten je organisatie. Het bekendste raamwerk op dit gebied is de ‘DAMA International Data Management Guide to Body of Knowledge’, beter bekend als DAMA DMBOK.

Het DAMA DMBOK-framework omvat tien datamanagement-disciplines. Of eigenlijk negen met in het midden data governance als centrale discipline (zie bovenstaande afbeelding).

Met behulp van capability maturity model integration (cmmi) kan de volwassenheid van iedere discipline getoetst worden, waarmee de initiële stand van zaken binnen een organisatie duidelijk wordt. Door per discipline een ambitieniveau te definiëren, ontstaat de basis voor een meerjarig programma. Het is van groot belang de mensen binnen de organisatie te trainen in de best practices van het DMBOK-framework zodat begrip en inzicht ontstaan in het belang van en de samenhang tussen de disciplines.

2: Toon leiderschap 
Misschien wel de belangrijkste – en meest onderschatte – voorwaarde om een datagedreven organisatie te worden, is leiderschap. Als directielid roepen dat data in het hart van de organisatie moet staan, is één ding. Maar je organisatie leiden in de transitie daar naartoe is heel wat anders. Dat leiderschap kun je niet delegeren naar de lagere regionen van je organisatie! Als directie zul je een duidelijke visie moeten uitdragen en zelf ook kennis van zaken moeten hebben. Een datagedreven visie gaat uit van een centrale data-architectuur en laat het denken in individuele it-projecten los. Zo’n visie strekt zich uit over meerdere jaren en moet geborgd worden in de bedrijfsstrategie. Het is niet het project van één enkele ceo, cfo of cio.

3: Implementeer data governance decentraal 
Ook bij de inrichting van data governance is een nieuwe mindset nodig. Geen stroperige centrale benadering vanuit compliance en wet- en regelgeving, maar een aanpak die gericht is op het faciliteren van business units bij het maximaal benutten van data. Die zorgt dat medewerkers beter gebruik kunnen maken van data tijdens hun dagelijkse werkzaamheden en dat key users direct kunnen ingrijpen waar nodig. Zodat ‘de business’ zelf ook gaat ervaren wat de voordelen zijn van goede data governance. Een decentrale governance cultuur, met centrale ondersteuning dus. De chief data officer en zijn afdeling spelen een cruciale rol in dit proces.

4: Geloof in data 
Ik zei het eerder al, alleen roepen dat je datagedreven wil zijn, is niet voldoende. Je organisatie moet doordrenkt zijn van het geloof dat data(analyse) dé onderscheidende factor is in deze tijd van digitalisering. Dat data in het hart van je bedrijf moet staan om van daaruit klanten, leveranciers, medewerkers, it-systemen, ’things’ en ecosystemen te voorzien van intelligentie. Data als begin van alles in je bedrijf en niet als eindpunt. Het uitdragen van die visie is de enige manier om te overleven in de digitale wereld.

5: Verzamel minder data 
Het klinkt misschien raar, maar stop met het aloude principe van data verzamelen. Daar schreef ik eerder al over in het artikel ‘big data, 4 redenen waarom minder meer is‘. Als organisatie wil je flexibel en wendbaar zijn in het ontsluiten en distribueren van data. De werkwijze om alle data die we nodig denken te hebben te verzamelen, dupliceren, aggregeren en opslaan, voldoet niet meer. Te langzaam, te tijdrovend en te kostbaar. En de nieuwe GDPR-wetgeving die eraan komt, staat het ook niet meer toe. In de datagedreven organisatie gaat het niet om collecting, maar om connecting. De Agility die we zoeken, is alleen haalbaar door het slim verbinden van systemen, processen, mensen en ‘things’ met middenin data, als kloppend hart van de organisatie. Daarbij speelt datavirtualisatie een grote rol om data op een veilige en beheerste manier beschikbaar te maken, met een volledige audit trail. Niet voor niets stond datavirtualisatie hoog op de agenda tijdens de Gartner Data and Analytics Summit 2017. Diverse artikelen over datavirtualisatie vind je hier.

Transformatie naar wendbare organisatie

Datagedreven werken gaat over business opportunities! Teveel zien bedrijven het als een project van de ict-afdeling in plaats van een strategisch veranderprogramma. Data écht centraal stellen is een transformatie die alleen slaagt met visie, leiderschap en een cultuuromslag. Met aandacht voor communicatie, samenwerken en het leren ontdekken van nieuwe kansen. Niet als missie van één afdeling in de organisatie, maar uitgedragen door de ceo of cdo.