De gemeente Alphen aan den Rijn is sinds 2014 een fusiegemeente met buurgemeenten Boskoop en Rijnwoude. Daarmee is de stad een ‘honderdduizend-plus’-gemeente geworden, wat betekent dat de processen op een andere manier georganiseerd moeten worden. Dat heeft gevolgen voor de inrichting van de it-infrastructuur, inclusief de bijbehorende security. SLTN Inter Access bracht met een quickscan de aandachtspunten in kaart.
De gemeente Alphen aan den Rijn heeft dit jaar grote plannen met it. De nieuwe organisatie, ontstaan door de fusie met de gemeenten Boskoop en Rijnwoude, is een goede aanleiding de infrastructuur te moderniseren. Ronald de Ruijter is als security officer bij de gemeente Alphen aan den Rijn verantwoordelijk voor de veiligheid van dit proces.
‘De groei van onze activiteiten stelt bijzondere eisen aan de it van onze gemeente. Samenwerking wordt bovendien steeds belangrijker. Zo heeft bijvoorbeeld een van onze buurgemeenten gevraagd of wij hun ict-dienstverlening willen verzorgen, omdat zij zelf te klein zijn om dat goed uit te voeren. We willen collega-gemeenten daar graag bij helpen. Daarnaast willen we zelf ook aansluiting zoeken bij andere gemeenten. Onze visie is dat het beter is voor gemeenten om, waar mogelijk, zaken gezamenlijk op te pakken.’
Ambitie
Deze ambitie van de gemeente Alphen aan den Rijn vraagt om een stabiele it-omgeving. ‘Om dat te realiseren, hebben we externe hulp ingeschakeld. De vraag die bij ons in dit proces centraal staat is: waar willen we naartoe? Vervolgens: hoe doen we dat gefaseerd, en hoe verloopt de aanbesteding in dat geheel? We zijn nu al met Office 365 bezig, we hebben een suite voor het sociale domein en gaan langzaam naar een hybride situatie toe waarin we steeds meer in de cloud gaan zetten.’
Om de situatie in kaart te brengen, deed De Ruijter een beroep op SLTN Inter Access. In het verleden heeft dit bedrijf infrastructuur aan de gemeente Alphen aan den Rijn geleverd en beheerd. Sindsdien is er altijd goed contact geweest. ‘We hebben SLTN Inter Access gevraagd met hun quickscan de thermometer in de organisatie te steken. Op die manier wilden we te weten komen waar we nu staan en wat onze aandachtspunten voor de toekomst zijn.’
Een van de redenen dat De Ruijter voor de quickscan van SLTN Inter Access heeft gekozen is dat de gemeente de nadruk legt op security, en SLTN Inter Access daarop aansluit met hun methodiek. ‘Zij beslaan een breed scala onderwerpen, waarin ze niet alleen naar het technisch gedeelte kijken, maar naar het complete beeld: van de fysieke toegang tot het gebouw tot digitale veiligheid en archiveren’, aldus De Ruijter.
Compleet beeld
Voor de quickscan heeft SLTN ambtenaren uit een breed scala aan disciplines bij de gemeente Alphen aan den Rijn geïnterviewd. De Ruijter: ‘Het is goed dat ze met veel verschillende personen hebben gesproken, van de security officer en de teamleider functioneel beheer tot de facilitair medewerker.’
Zo kwam SLTN tot een compleet beeld. ‘Al die interviews zijn in twee dagen gehouden. Veertien dagen later al kregen we daar de reportage van, die SLTN vervolgens bij ons heeft toegelicht. De resultaten van de scan lieten zien dat ons concept goed werkbaar is, en wat we daarin links en rechts kunnen aanscherpen.’
Uit de quickscan is onder meer een top vijf gekomen van zaken die prioriteit zouden moeten krijgen. De Ruijter: ‘Daar kwamen voor mij gelukkig niet echt verrassingen uit, maar het is wel prettig dat het nu door een objectieve externe partij zwart op wit is gezet.’
Waarde
De waarde van een dergelijke scan is volgens hem dat SLTN door het dagelijks contact met veel organisaties een referentiekader kan geven. ‘Zij zien de trends, en kunnen aangeven of wij afwijken van wat andere gemeenten doen. De vijf aanbevelingen uit de quickscan vormen zo voor ons het vertrekpunt om de juiste keuzes te kunnen maken. Daardoor weten we nu wat we als eerste moeten oppakken.’
Eén van de acties die nu hoog op de agenda staat, is de toegang tot het pand. ‘We nodigen burgers bewust uit naar het gemeentehuis te komen, waar we ze alle diensten op één plek kunnen aanbieden. Maar daardoor is het gebouw wel vrij open. Dat brengt risico’s met zich mee, ook omdat we zelf veel groter zijn dan voorheen. We kennen nog niet alle nieuwe collega’s persoonlijk. De situatie moet werkbaar blijven, maar het moet ook veilig zijn. Daarom gaan we een nieuw toegangsbeveiligingssysteem invoeren.’
Richtlijnen
Een andere actie uit die top vijf is het regelen van de bewaartermijn van digitale stukken. ‘Voor het analoge archief hebben we duidelijke wettelijke richtlijnen: we weten bijvoorbeeld na hoeveel jaar stukken vernietigd mogen worden. Maar digitaal hebben we inmiddels ook behoorlijk wat documenten, en dat worden er steeds meer. Ook daarvoor moeten richtlijnen komen: wat moet je bewaren, hoelang, waar gaan we het bewaren?’
De overige drie aandachtspunten die uit de quickscan naar voren kwamen, waren monitoring, het dieper uitwerken van processen en het veilig delen van informatie met de ketenpartners. Op basis van deze aanbevelingen kan de gemeente Alphen aan den Rijn zijn burgers optimaal bedienen met een veilige it-infrastructuur.
De Ruijter besluit: ‘De samenwerking met SLTN Inter Access verloopt erg prettig, we bespreken regelmatig actuele thema’s. Het is fijn dat we gebruik kunnen maken van die expertise op het moment dat het nodig is, en zij op basis van hun visie kunnen aangeven wat nu en in de toekomst mogelijk is.’
Dit artikel is eerder gepubliceerd in Computable-magazine #3 van 2017.
