Logistiek dienstverlener Zorgservice XL in Delfgauw vernieuwde in 2016 de erp-omgeving (SAP) en introduceerde voor haar klanten een nieuwe innovatieve webshop. De ruim 1.400 gebruikers in de zes aangesloten ziekenhuizen in de regio Rotterdam en Den Haag kunnen in deze webshop artikelen opzoeken en bestellen en belangrijke bestelinformatie terugvinden. Tegelijkertijd zorgt de flexibele, schaalbare en geïntegreerde combinatie van SAP en Sana ervoor dat Zorgservice XL klaar is voor verdere groei en de aansluiting van meer ziekenhuizen. Gani Gashi, manager financiën, controlling en ict bij Zorgservice XL vertelt.
‘Van oudsher organiseren ziekenhuizen de inkoop het liefst binnen de eigen muren. Dit heeft te maken met een gevoel van keuzevrijheid en invloed op wat er precies wordt aangeschaft’, zegt Gani Gashi. ‘Er is echter veel winst te behalen in het gezamenlijk optrekken met andere ziekenhuizen. Patiënten met dezelfde aandoeningen zijn immers te behandelen met dezelfde apparatuur, ongeacht in welk ziekenhuis. Van oudsher is er een hechte band tussen leveranciers en specialisten. Dit kan bij een medisch specialist weerstand geven tegen overstap naar een andere leverancier. Dit is deels verklaarbaar vanuit de verantwoordelijkheid voor goede patiëntenzorg. Wij hebben een team van professionele inkopers dat goed luistert naar de specialisten en andere gebruikers in de ziekenhuizen. Wij kopen in op basis van specificaties en zorgen zo met input van de medisch specialisten dat er een best practice (standaard)assortiment ontstaat, geschikt voor de gehele groep van aangesloten ziekenhuizen. Daarmee zorgen onze eigen inkoopexperts voor de beste deal. Wij sturen niet op kostenbesparing maar werken op basis van specificaties. Zo kunnen wij garanderen dat we het beste product goed inkopen. Volume en schaalvergroting leveren vervolgens een grotere inkoopbesparing op.’
E-commerce
‘In februari 2016 zijn we overgegaan op een nieuwe erp- en e-commerce-omgeving’, vervolgt Gashi. ‘De belangrijkste reden voor de overstap naar SAP en Sana lag in de beperkingen van ons vorige systeem. We hadden geen goede visuele content en het systeem was verouderd en moeizaam bij te werken. De online-catalogus was alleen goed te raadplegen als je al precies wist welke producten en productcodes je moest hebben. Bij onze zoektocht naar een alternatief kwamen we in Sana een partij tegen die zowel up-to-date was waar het ging om de nieuwste e-commercestandaarden, -technieken en -mogelijkheden, als ook de perfecte koppeling had met het door ons gewenste backoffice op basis van SAP.’
Het is de complexiteit van de koppelingen die volgens Gashi de combinatie zo sterk maakt. ‘We bedienen nu zes ziekenhuizen en geven hen allemaal inzage in hun grootboek en crediteurenadministratie, inkoop en sub-administraties. De meeste andere systemen hadden hier moeite mee. We zijn niet alleen een groothandel, maar verzorgen daarnaast de factuurverwerking en bieden transparantie op kostenplaatsniveau en borgen de procuratie. Ook hebben we alle gebruikers (bestellers, managers en budgethouders) van de aangesloten ziekenhuizen gekoppeld aan de kostenplaatsen van hun organisatie. We hebben een assortiment samengesteld uit interne catalogi met daarbovenop nog eens punch-outs naar externe leveranciers als de Technische Unie en Staples.’
Flexibiliteit en inzichten
Zowel de eigen medewerkers als klanten vinden de nieuwe webshop een verademing. ‘Er zijn nu tussen de duizend en 1.400 regelmatige gebruikers die in de webshop kunnen bestellen. Door de interface met SAP zien gebruikers realtime wat de status van orders is en de voorraadpositie, maar ook wie wat heeft goedgekeurd en de status van de budgetten’, vertelt Gashi.
‘We beschikken hiermee over een geweldig aanbod aan informatie, bijvoorbeeld over de doorloopsnelheid en populariteit van producten. Je kunt nu datasets analyseren op kostenplaats en productbesparingen zien. Ook is veel sneller te benchmarken door figuurlijk over ziekenhuizen heen te kijken en snel te zien waar voordelen zijn te halen.’
De gebruikers van het nieuwe systeem zijn vaak geen fulltime-bestellers of -inkopers, maar medewerkers uit verschillende afdelingen en lagen van het ziekenhuis. ‘Het kunnen verpleegkundigen zijn of afdelingsassistenten, maar net zo goed managers of teamleiders. Ook de budgethouders en sectormanagers maken gebruik van ons systeem. Voor alle gebruikers zijn de bevoegdheden aangepast aan hun specifieke rol. Alles wat je bestelt, wordt getoetst aan de procuratie en het beschikbare budget. Door de koppeling met kostenplaatsen en administratie, spiegelen we zo volledig de gewenste structuur en processen van de aangesloten ziekenhuizen.’
Ontcijfering verleden tijd
Voordat Zorgservice XL overging op een webshop moesten alle bestellingen handmatig en telefonisch worden verwerkt. ‘Een ingewikkelde klus, want je kon alleen zoeken op teksten en afkortingen. Eigenlijk moest je een specialist zijn om te weten wat je precies aan het bestellen was. De zoekmogelijkheid is sterk verruimd en we bieden nu bovendien productvergelijkingen aan. Het resultaat: minder fouten en meer efficiëntie.’
De implementatie werd verzorgd door SAP en Sana, ondersteund door het MT en een projectgroep van Zorgservice XL. ‘SAP-expertise en ervaring met een projectmatige aanpak hadden we al in huis. De implementatie was natuurlijk complex door het procuratiestuk in combinatie met de webshop, waarbij je externe partijen integreert in je bedrijf, en bevoegdheden en procuratie integreert,’ legt Gashi uit. ‘Het nieuwe systeem is niet alleen goed voor onze groei. Het is relatief eenvoudig geworden om nieuwe ziekenhuizen aan te haken. De recente aansluiting van LangeLand in Zoetermeer bewijst dit. We hebben het LangeLand binnen zes maanden probleemloos aangesloten. Door duidelijke instructies en goede trainingen vooraf, lieten we de gebruikers voordat het systeem live ging online al kennis maken met het systeem en de procedures.’
Transparantie en data-analyse
‘Kijken we naar de total cost of ownership (tco) van dit project, dan hebben we alle investeringen in twee jaar terugverdiend. Als wij nu een nieuw ziekenhuis aansluiten is de terugverdientijd voor dit ziekenhuis minder dan zes maanden. Een win-winsituatie voor beide kanten. Wij hebben een betere propositie, zijn flexibeler en kunnen efficiënter werken dan een interne inkoop-/logistieke afdeling en kunnen nog meer groeien. Voor een ziekenhuis met een inkoop van dertig miljoen euro, kunnen we jaarlijks zeker fors besparen op de uitvoeringskosten. Daarnaast zijn de besparingen voor een ziekenhuis dat via ons inkoopt, tussen de zeven en vijftien procent per jaar.’
Uit de feedback van klanten blijken de toegenomen transparantie en inzichten goed te scoren. ‘We kunnen data nu sneller benaderen en bovendien kunnen we er meer mee doen,’ aldus Gashi. ‘Doordat data snel beschikbaar zijn, kunnen we beter sturen op leveranciersmanagement en innovatief bezig zijn. Door analyses zijn we eventuele tekorten vóór en indien nodig wijken we af van de planning. Daarnaast is de doorloop van het gehele logistieke en inkoopproces geautomatiseerd en volledig digitaal: sneller, foutloos en efficiënter. Het belangrijkste voordeel is uiteindelijk de assortimentsoptimalisatie. Minder verschillende producten minder leveranciers, een kortere doorlooptijd met minder voorraad en dus minder risico’s. Het is een uiterst stabiele omgeving die ons in staat stelt onze doelstellingen te bereiken. Het helpt ons groeien en efficiënter te werken en ondersteunt ons streven om de kwaliteit van onze dienstverlening verder te verhogen.’
Track en trace
‘We voldoen nu volledig aan alle eisen qua bevoegdheid en procuratie van alle ziekenhuizen’, vertelt Gashi. Maar hiermee is Zorgservice Xl zeker niet klaar met innoveren. ‘We willen meer inzicht in backorders en bestellingen en willen volgend jaar track en trace implementeren, zodat je vanachter je computer je producten kunt volgen.’
Besparing van 32 miljoen
Zorgservice XL ontstond in 2009 toen het HagaZiekenhuis, het Reinier de Graaf en het Sint Franciscus Gasthuis een samenwerking aangingen op het gebied van inkoop en logistiek. Door de gezamenlijke efficiënte inkoop is sindsdien al ruim 32 miljoen aan budgetbesparingen gerealiseerd.
In 2013 breidde Zorgservice XL de dienstverlening uit door de aansluiting van het Vlietland Ziekenhuis en het IJsselland Ziekenhuis. Sinds januari 2017 verzorgt Zorgservice XL ook de inkoop en logistiek voor het LangeLand Ziekenhuis in Zoetermeer. Nieuw bij deze klant is dat Zorgservice XL haar dienstverlening verder heeft uitgebreid met ‘levering tot in de scankast’. Producten worden nu tot op afdelingsniveau geleverd. Deze vernieuwde service is een van de tastbare resultaten van de nieuwe SAP- en Sana-omgeving.
Over Zorgservice XL
Zorgservice XL ondersteunt ziekenhuizen bij het optimaliseren van de zorgprocessen en het realiseren van betaalbare zorg. Voor de aangesloten ziekenhuizen voert het een breed assortiment van medische en niet-medische goederen, diensten en apparatuur, met uitzondering van medicijnen en grote bouwprojecten. Het assortiment beslaat in totaal meer dan 84.000 artikelen, in medische en niet-medisch categorieën, variërend van heupen en knieën, scalpels, verband en hechtdraad tot en met bedden en operatietafels. Het bedrijf verzorgt zowel de inkoop als de logistiek en de factuurafhandeling. Zorgservice XL is hiermee uniek in Nederland. Op dit moment werkt Zorgservice XL voor een groeiende klantenkring van ziekenhuizen in de regio Rotterdam/Den Haag.
