Bij Vopak, een wereldwijd opererende tankterminaloperator, is een heuse cloudrevolutie aan de gang. In een notendop: afscheid van het erp-systeem van JD Edwards, de standaardprocessen voor Finance & Procurement en HR als SaaS (Software as a Service), de kernprocessen via PaaS (Platform as a Service), plus Vopak ontwikkelt zelf de aanvullende software voor de kernprocessen. Vier stakeholders blikken terug op een megaoperatie.
Eind 2013, begin 2014 wordt Vopak geïnformeerd dat Oracle per 2020 zijn ondersteuning van JD Edwards gaat stoppen. Vopak kiest ervoor om haar standaardprocessen voor onder andere finance en HR via SaaS af te nemen en de kernprocessen te plaatsen op het platform van OutSystems, als dienst. All cloud dus. Daar bovenop gaat Vopak zelf zijn software voor die kernprocessen ontwikkelen.
De veranderingen vergen grote organisatorische aanpassingen, een proces waar Vopak nog middenin zit. Zo beschikte Vopak niet over een grote eigen ontwikkelafdeling en werden applicaties via een watervalmethode in gebruik genomen. Een transformatie werd ingezet om een eigen development-afdeling op te zetten, die vervolgens via een agile-werkmethode features en requirements zou gaan opleveren op het OutsSystems-PaaS.
Vopak is nog bezig met alle veranderingen, waarin leverancier OutSystems een belangrijke rol speelt. Doordat Vopak nog niet in staat was zelf zijn software voor op het PaaS te ontwikkelen, sprong OutSystems met development-teams bij. Doel was wel om steeds meer ontwikkelcapaciteit bij Vopak zelf onder te brengen. Het PaaS is inmiddels in gebruik genomen en de voorbije veertien maanden zijn er functionaliteiten gebouwd om de kernprocessen voor de aanlevering van en opslag in de terminals en het proces van planning en executie te verbeteren. De terminal van Vopak in het Amerikaanse Savannah is de eerste terminal uitgerust met het nieuwe terminalmanagementsysteem. Uiteindelijk gaan zo’n vijftig terminals over.
Doel van het project is om een schaalbare architectuur in de cloud te ontwikkelen, waarbij alleen complexe functionaliteiten hoeven te worden toegevoegd voor de desbetreffende terminal. Door zelf de software te ontwikkelen, maakt Vopak zich los van de afhankelijkheid van een erp-leverancier. Daarnaast kan het opslagbedrijf sneller inspelen op marktontwikkelingen en is het flexibeler naar klanten toe.
Door de kernprocessen in de cloud onder te brengen en hiervoor zelf software te ontwikkelen, kan Vopak verschillende processen efficiënter inrichten. Zo wordt er niet meer met spreadsheets gewerkt en krijgen medewerkers toegang tot de cloud waar de voor hen relevante data is te vinden. Ook wordt er mobiel met native-apps op Android en iOS gewerkt waardoor medewerkers in de frontlinie ter plekke alles mobiel kunnen afhandelen zonder nog met formulieren heen en weer te moeten lopen.
Met de ingebruikname van het terminalmanagementsysteem is het tijd om met vier stakeholders terug te kijken op het eerste deel van dit immense cloudproject.
Leo Brand, cio Vopak:
‘Toen ik ruim twee jaar geleden bij Vopak als cio begon, was er nog geen definitieve keuze gemaakt voor een platform. Wel waren de processen in kaart gebracht met aangekoppelde behoeften en functionaliteiten. Het werd snel duidelijk dat wat wij nodig hadden voor de toekomst van dit bedrijf, niet voor handen was in de markt. De keuze om dan zelf software te gaan ontwikkelen, was een strategische keuze. Met ons adagium ‘elk bedrijf is ook een softwarebedrijf’ wil je agile kunnen inspelen op de snelle digitale veranderingen van de markt waarin je opereert.
Voordat de kogel door de kerk kon, hadden we het vertrouwen nodig van onze raad van bestuur. We hebben daarom een visie ontwikkeld hoe technologische ontwikkelingen ons zouden helpen in de wereld waar we naar toe gingen. Hierin staat controle over je eigen ontwikkeling centraal. We kregen dit vertrouwen van onze bestuur waardoor het plan door de hele organisatie werd gedragen. De keuze voor het OutSystems-platform werd bevestigd na een succesvolle pilot. Dat we eerst in een pilot zijn gaan werken, beviel zo goed, dat we nu altijd een project met een proof of concept starten. Er draaien er nu zestig in de wereld.
Uiteindelijk ging ook de raad van commissarissen overstag en zijn we een selectieproces met verschillende partijen gestart. Daarnaast zijn wij ons gaan voorbereiden op de start van het project en zijn we gaan bepalen welke competenties er in dit project nodig waren. Agile-werken hadden we nog niet, daar moesten wij personeel voor gaan aantrekken. We gingen met DevOps werken en zijn geleidelijk steeds meer medewerkers hiervoor gaan aantrekken. Daardoor verschuiven we steeds meer ontwikkelcapaciteit van OutSystems naar ons zelf.
Bij het inkopen van standaard-erp-software word je minder flexibel en is minder snel te reageren op de markt. PaaS zorgt voor digitalisering van de assets en creëert een schaalbaar platform. Je kan vervolgens eenvoudiger een volgend platform aanhaken. Je hoeft dan dus maar één ding te veranderen en moet daarna alleen aanvullende requirements verzamelen. En dat allemaal cloud based met best of breed-oplossingen. Wel moeten we zelf het master-datamanagement definiëren en dat is best wel onwennig voor de business. Het went wel steeds meer en inmiddels voelt de business zich ook eigenaar over de data-objecten.
Naast de kernprocessen brengen we ook onze standaardprocessen naar de cloud. Gefaseerd gaan we applicaties voor onder andere finance en HR als SaaS afnemen. Zo zijn we op 6 maart wereldwijd live gegaan met Workday voor onze afdeling HR. Daarnaast gaan we met de afdeling Finance & Procurement naar de public cloud en nemen we de oplossing van Oracle Cloud als SaaS af. Dit traject moet eind dit jaar wereldwijd zijn afgerond.’
Wim Gerholt, manager agile-services Vopak Global IT:
‘Nadat er was gekozen voor het platform van OutSystems, ging dit bedrijf ook voor ons bouwen. Voor ons was het zaak dat we OutSystems-kennis opdeden, want uiteindelijk moesten we het zelf gaan doen. We hebben daarom kleine deelprojecten opgezet, zodat we konden leren en proberen met OutSystems. Omdat we ons wel moesten bewijzen, wilden we snel bij de business laten zien dat het platform werkte en dat we snel waarde konden leveren. Een mooi voorbeeld is het project Digital Shipping Forms, waarmee we de scheepsafhandeling op papier hebben gedigitaliseerd.
We gingen van de waterval-methode naar DevOps en we zijn met z’n allen bij elkaar op de afdeling gaan zitten. Daarbij zijn we een platte organisatie gaan creëren en veranderde de rol van managers van controleur naar iemand die ging faciliteren. Om de creativiteit en samenwerking te stimuleren, hebben we erg veel diversiteit aan het team toegevoegd. Binnen het agile-werken hebben mensen allemaal een eigen mandaat gekregen, zodat ze zelfstandig besluiten kunnen maken. Doordat we minder zijn gaan controleren en meer zijn gaan faciliteren, is er een andere cultuur op de afdeling ontstaan. DevOps heeft ons letterlijk en figuurlijk dichter bij elkaar gebracht, wat ervoor heeft gezorgd dat we sneller en tot meer business-value kunnen komen.
Op dit moment draait JD Edwards nog steeds bij ons. Je merkt hierbij dat development en operations nog steeds twee gescheiden werelden zijn. Met DevOps werken wij inmiddels in de nieuwe wereld en uiteindelijk zal iedereen bij Vopak via deze methode gaan werken. Agile-werken kan alleen als je stabiliteit hebt in je it-omgeving; zorg daar dus altijd voor voordat je een dergelijk traject ingaat.
Doordat JD Edwards nog draait en nog wel even blijft draaien, zitten we nog vier jaar met twee gescheiden werelden. We zijn echter begonnen en met de tijd gaan steeds meer terminals, en dus medewerkers, over naar onze nieuwe wereld. De terminal in Savannah is als eerste op ons nieuwe terminalmanagementsysteem overgegaan. Uiteindelijk moeten ongeveer twintig terminals met dezelfde functionaliteit overgaan op het systeem, waarna ook de overige terminals met additionele functies volgen. Uiteindelijk moeten wereldwijd zo’n vijftig terminals aangehaakt zijn op het nieuwe terminalmanagementsysteem.
De rol van OutSystems in dit project was cruciaal, al hebben wij hen wel altijd aangestuurd. We zijn wel veel in Portugal geweest, waar OutSystems vandaan komt, en hebben veel gesproken met de OutSystems-community. We hebben veel tijd gestopt in het opdoen van kennis van OutSystems zodat we alles uiteindelijk zelf kunnen doen.’
Mark Slooff, regional sales director OutSystems Benelux:
Wij waren al enige tijd met Vopak in contact en werden uiteindelijk door hen gebeld dat ze een business case hadden die goed bij ons aansloot. Vopak was op zoek naar meer flexibiliteit, ze wilden sneller functionaliteit kunnen toevoegen en het platform moest klaar zijn voor nieuwe diensten en opkomende markten. Eigenlijk vroegen ze ons hoe ze goed de toekomst in konden gaan. Daarbij was het motto ‘bouw snel, integreer snel en wijzig snel’. Vooral het wijzigen van software is meestal een hoofdpijndossier. Nadat we de pilot succesvol hadden doorlopen, mochten we het grote werk gaan doen.
Uiteindelijk koos Vopak ervoor om dit alles in onze PaaS onder te brengen in Amazon Web Services, dus volledig geïntegreerd met de Amazon-cloudservices. Het eerste AWS-cluster staat in Noord-Amerika, maar we gaan het wereldwijd nog uitrollen naar vier of vijf regio’s, waaronder Ierland. Elke regio wordt voorzien van een regionaal cloudcluster, en sommige terminals krijgen ook nog een on-premises installatie in regio’s waar er geen redundantie in de infrastructuur aanwezig is.
Voor ons was dit een belangrijke opdracht, want dit soort klanten dat zo’n grote oplossing wil hebben, is beperkt. Vooral in de gas- en olie-industrie is dit groot, zeker omdat het cloud based is. Wij hebben vanuit OutSystems speciale teams met architecten voor Vopak opgetuigd, teams die zich specifiek hebben gericht op de infrastructuur en oplossingen. Elk team rustten we uit met een engagementmanager, die de brugfunctie vervulde met de klant. Hij was dus de spil tussen het leverende team en Vopak.
De teams veranderden gedurende het traject wel in omvang. Omdat de ontwikkelsnelheid hoog is, hebben we maar een klein gedeelte van het project gewerkt met twee delivery teams. Elke team heeft een samenstelling die bestaat uit een engagementmanager, een delivery-manager en maar twee developers. Omdat Vopak ook een sterke focus had op usability en daarmee zocht naar een hoge adoptiegraad van de gebruikers, werden er vervolgens designers- en usability-experts ingeschakeld.
Het meest trots in het hele project ben ik op het feit dat we twee werelden bij Vopak zijn gaan samenbrengen. Vopak hanteerde de kreet ‘We are a front loading company’, wat synoniem staat voor de waterval-aanpak. Bij de start van het project zijn we dat on the fly gaan bijstellen. Zodoende konden wij een transformatie doorvoeren in de manier van werken. Daarin hebben we wel gestuurd om synergie te creëren tussen de teams.’
Radek Timmer, OutSystems-developer Vopak:
‘Tegen het eind van het project ben ik samen met andere developers van Vopak aangehaakt. Om ervaring op te doen met de applicatie, zijn we gaan helpen met het verbeteren van de applicatie en het bouwen van nieuwe functionaliteit. Zo heb ik onder andere gewerkt aan een verbetering in een algoritme dat de optimale leidingroute van een steiger naar de tank moet vinden en heb ik een bootstrap-functie gebouwd om snel data te kunnen invoeren. Op 22 oktober 2016 is de eerste terminal live gegaan en is het project officieel overgedragen aan het Vopak DevOps-team.
Door gebruik te maken van Outsystems zijn we in staat sneller te ontwikkelen. Aanpassingen die vroeger weken duurden, zijn nu in uren door te voeren. Doordat de code door het platform gegenereerd wordt, is de kwaliteit van de code ook veel beter. Zo worden afhankelijkheden nu automatisch gecontroleerd en is het deployen van de applicatie ook geautomatiseerd. Hierdoor hebben we minder ontwikkelaars nodig en kunnen we projecten compact houden.
Dit heeft binnen Vopak tot een nieuwe manier van werken geleid. Waar voorheen een consultant de schakel was tussen developer en business, kunnen we dit station nu overslaan en als developer rechtstreeks met de business praten. Dit is niet alleen gezellig, maar leidt ook tot een beter resultaat. Als developer ben je nu meer betrokken bij het bedenken van oplossingen. Maar de grootste verandering is aan de businesskant, waar ze nu zelf beslissen hoe de applicatie moet werken. Daarvoor heeft Vopak speciaal een aantal subject matter-experts uit de business gehaald, zoals een voormalig terminalmanager. Door met hen aan tafel te zitten, leren we de business tegelijk beter begrijpen.
Deze verbeteringen waren ook goed te zien bij het ontwikkelen van andere applicaties in de aanloop naar dit project. Voor het ontwikkelen van een applicatie om onderhoud te plannen, heb ik twintig dagen samen met de business direct op de terminal gewerkt. Hier konden we de klant na twee dagen al een eerste versie laten zien, om aan de hand daarvan verder in gesprek te gaan over wat er nodig is. Als developer is het ontzettend leuk om direct het enthousiasme van de eindgebruikers te zien wanneer we hun ideeën realiseren. Dit geeft je nog meer energie en zorgt ervoor dat je aan het eind van de dag met een trots gevoel naar huis gaat.’
Dit artikel is eerder gepubliceerd in Computable-magazine #3 van 2017.
