Wij leven in een informatie-gestuurde maatschappij en de hoeveelheid data die dagelijks op ons afkomt, groeit en groeit. Het gebruik van open data en advanced analytics kan organisaties enorm helpen om in control van hun bestemming en de reis daar naartoe te komen. Maar hoe kunnen die organisaties nu effectief met open data omgaan en die efficiënt en effectief in hun interne informatievoorziening integreren tot digital insights?
Succesvolle organisaties combineren een klantburger-centrisch cultuur met het streven naar operational excellence. De uitdaging daarbij is om systemen en processen te ontwikkelen terwijl ze zich ook focussen op de integratie en het gebruik van data in die systemen om de business-outcomes te verbeteren.
Data en informatie wordt gelukkig steeds meer gezien als een strategische asset. Zonder een goede informatievoorziening kunnen wij als bedrijven en overheidsorganisaties niet de beslissingen nemen die ons helpen onze doelen te halen. Maar als data en informatie een strategisch asset is, waarom blijft het dan bij veel organisaties een onderdeel van de it-afdeling?
Oké, in de afkorting it, en ook die van ict, zit de ‘i’ van informatie. Maar die wordt wel heel snel gevolgd door de ‘t’ van technologie. Daarmee raak ik de crux van waar veel organisaties nog steeds de plank misslaan. Informatie blijft een it-feestje en de nerds still rule, zogezegd.
Data driven organization
De business hecht wel belang bij een goede informatievoorziening, maar laat de technologieafdeling nog te veel aan het roer staan. Als organisaties zelf in control willen raken van hun informatiehuishouding, dan zullen zij zich dienen te ontwikkelen richting een data driven organization.
Pieter Jaap Aalbersberg, de portefeuillehouder intelligence bij de Nationale Politie, gaf dit van de week ook toe, toen ik hem sprak. Data en informatie is naast de mensen een van de twee belangrijkste assets van de politie en de Nederlandse politie beseft dit ook. Maar ook zij heeft het niet in het hart van de organisatie geborgd.
Governance
Hoe kunnen organisaties zich dan ontwikkelen richting een data driven organization? Hoe krijgen ze de data en informatievoorziening wel in het hart van de organisatie? Het antwoord daarop is simpel. Je moet de data en informatievoorziening onderdeel van het dna van je organisatie maken via een heldere en gedragen governance-structuur.
Ik stel dat dit een simpel antwoord is, maar de implicaties hiervan kunnen nogal ingrijpend zijn voor organisaties. Want governance is niet alleen een stel regels of architectuurvoorwaarden, waaraan de informatievoorziening van een organisatie moet voldoen. Het is ook niet het inrichten van een interne partij die toeziet op de naleving van die regels.
Als je werkelijk wilt gaan voor een sturende, of liever gezegd, een leidende governance voor de organisatie, dan dien je de informatievoorziening te borgen in vier gouden regels.
Regel 1 – Wees secure
Als data en informatie onderdeel dient te zijn van het dna van de organisatie, dan zullen medewerkers binnen die organisatie ook werkelijk hiervan gebruik moeten kunnen maken. Dit houdt in dat je als organisatie je medewerkers ook werkelijk overal toegang toe dient te geven. Zonder toegang kunnen ze immers ook niet gebruiken. Duh…
Maar pas wel op dat je daarmee de achterdeur niet openzet. Laatst kwam in het nieuws dat een beveiliger ontslagen was, omdat hij informatie gelekt zou hebben. Dit is daarna weliswaar herroepen, maar het geeft wel aan dat je met data en informatie moet oppassen. Zeker wanneer het om veiligheidsissues gaat.
Het antwoord is niet om alle deuren dicht te zetten. Om secure te zijn, kan je ook steekproefsgewijs checken wat je professionals doen met je ‘gevoelige’ informatie. Door een systeem van checks & balances kan je de informatiegebruikers in je organisatie juist de ruimte geven die zij nodig hebben. Als zij informatie voor de uitvoering van hun taak nodig hebben, kunnen zij ook met gemak aangeven waarom zij informatie geraadpleegd hebben.
Regel 2 – Wees trusted
Overal om ons heen is data aanwezig en wij kunnen Nederland een stuk veiliger maken als we die open data ook gewoon gaan gebruiken. Stel je voor dat je als politie een persoonsgebonden aanpak hebt en je kent je top-zoveel jeugdcriminelen. Dan kan je natuurlijk zo hun tweets checken, of hun Facebookpagina’s, of Snapchat, of Instagram, of welke er nog meer gebruikt worden. Zodra iemand iets via een social media-kanaal de wereld in slingert, is het immers van die wereld. Daarmee kan je dus die personen voor zijn.
Echter hier komen we op het gebied van privacy, wetgeving en ethiek. Het feit dat iemand iets zegt op een social media-kanaal, wil nog niet zeggen dat je het zo maar mag gebruiken. Wellicht wel volgens de wetgeving. Maar vanuit ethisch oogpunt?
De vergelijking is te trekken met de jonge dame die via Facebook haar sweet sixteen-feestje aan de wereld kenbaar maakte, waardoor haar woonplaats overspoeld werd. De informatie was openbaar, maar het gebruik ervan door iedereen niet echt gewenst.
De data driven-organisatie wil trusted zijn en dat kan alleen als zij het goede voorbeeld geeft. Daarmee zal je ook ethische elementen mee dienen te nemen bij het gebruik van open data.
Regel 3 – Wees aligned
Informatie is een wezenlijk onderdeel van een organisatie. Die informatie dient dan ook afgestemd te zijn op alle onderdelen van je organisatie. De informatie dient dienstbaar te zijn aan je strategie, structuur, processen en architectuur.
Binnen informatievoorzieningswetenschappen wordt vaak gesproken over informatiesilo’s en de uitbanning hiervan. Echter pas op voor de organisatiesilo’s. Als je de informatievoorziening gaat richten op je organisatiestructuur en iedereen die data biedt die voor hun afdeling nodig is, kan je juist nieuwe silo’s in de hand gaan werken.
Regel 4 – Wees adopted
Als vierde regel dien je de personen in en rond je organisatie zover te krijgen, dat ze ook werkelijk iets doen met informatie en dat zij de juiste informatie op het juiste tijdstip ook juist toepassen. Het gebruik van informatie is van wezenlijk belang om daar waarde uit te halen.
Maar ook hier is een keerzijde. De personen moeten niet alleen informatie gebruiken, zij dienen het ook te delen, zodat de kwaliteit van je informatievoorziening groeit. Dit kan alleen als zij het registreren van data niet zien als administratieve last, maar als onderdeel van hun taak.
