Nederlandse bedrijven hebben geen duidelijk beeld van de kosten en het gebruik van software binnen hun organisatie. Vooral grote bedrijven hebben onvoldoende inzicht in de uitgaven aan software en houden niet goed bij of er nog software ongebruikt op de plank ligt. Anderzijds lopen organisaties tegen forse naheffingen aan door slecht beheer. Bijvoorbeeld als er meer gebruikers zijn dan in licenties is vastgelegd.
Het gebrek aan administratie en beheer heeft tot gevolg dat bij slechts een derde van de bedrijven met meer dan 250 medewerkers bekend is hoeveel er jaarlijks aan software wordt uitgegeven. Dat stelt onderzoeksbureau No Ties, dat in opdracht van softwarelicentie-specialist B-lay onderzoek deed onder vijfhonderd ict- en budgetverantwoordelijken.
De onderzoekers: ‘Bij organisatie met meer dan duizend mensen in dienst ligt dit percentage zelfs op 21 procent. De helft van de ondervraagde beslissers weet bovendien niet of alle software waarvoor betaald wordt, ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat is een consequentie van het feit dat maar 49 procent van de bedrijven intern controleert op softwaregebruik.’
Uit hun bevindingen blijkt ook dat hoe groter de organisatie is, hoe groter de risico’s zijn. In het rapport schrijven de onderzoekers: ‘Meerdere bevindingen uit dit onderzoek wijzen erop dat grote organisaties het meeste risico lopen. Om te beginnen hebben organisaties met 250 of meer of zelfs duizend of meer medewerkers de meest complexe software-infrastructuur en vaak honderden tot duizenden softwareproducten in gebruik.’ Het onderzoek laat zien dat vooral grote organisaties amper weten hoeveel ze nu daadwerkelijk aan software uitgeven en wat er wel en niet gebruikt wordt. De kans dat er een (meestal onbewuste) contractschending plaatsvindt, is daardoor bij grote organisaties een stuk groter.
Software als belangrijk bedrijfsmiddel
Uit het onderzoek komt ook naar voren dat software een steeds grotere rol speelt in de bedrijfsvoering van de ondervraagde organisaties. Gevraagd naar de belangrijkste bedrijfsmiddelen, noemen de respondenten – na personeel en kennis – de software als derde asset. Hardware, kantoorpand en wegenpark komen respectievelijk op de vierde, vijfde en zesde plek uit.
De studie brengt ook aan het licht dat bij een kwart van de bedrijven software voornamelijk wordt ingezet om kosten te besparen. Bij 27 procent is software vooral belangrijk om klantcontact mogelijk te maken en bij 35 procent is software echt onderdeel van het businessmodel. Tussen de bedrijfsgroottes zijn hierbij geen duidelijke verschillen te ontdekken, al is software bij bedrijven met meer dan duizend medewerkers wel het vaakst onderdeel van het businessmodel (40 procent).’
De onderzoekers stellen dat, hoewel de voordelen van software bekend zijn, een groot deel van de ondervraagde beslissers geen idee heeft hoeveel hun organisatie jaarlijks aan software uitgeeft. Daarbij geldt: hoe groter de organisatie is, hoe minder bekend de bedragen zijn. Bij organisaties met meer dan 250 medewerkers is in 67 procent van de gevallen niet duidelijk hoe hoog de softwarekosten zijn. Bij bedrijven met meer dan duizend medewerkers ligt dit percentage zelfs nog hoger (79 procent). Dit is volgens de onderzoekers te verklaren door de complexe software-infrastructuur van grote organisaties, met duizenden softwareproducten, afkomstig van tientallen verschillende softwareleveranciers.
Audits
De onderzoekers concluderen dat door betere controles een beter inzicht kan ontstaan in de kosten en het gebruik van software. Bovendien wordt daardoor een naheffing voorkomen.
Ze zien namelijk dat de audits door softwareleveranciers toenemen en bedrijven daardoor vaker nagheffingen ontvangen. Vandaar dat de onderzoekers concluderen dat het loont om licenties goed te controleren en dit eventueel te automatiseren.
Uit ervaring kan ik zeggen :
– het inventariseren van aanwezige software is tamelijk eenvoudig
– de besparingsmogelijkheden zijn enorm
– de schade-risico’s van niets-doen zijn aanzienlijk
Feitelijk een no-brainer : gebruik de komende rustige zomervakantietijd voor :
1- uitvoeren van een systeem-scan door Systeem Beheer
2- opstellen van een licentie-overzicht door Contract Beheer
Dan heeft men dit najaar een zeer bruikbaar vertrekpunt voor een opschoonproject.
Zo moeilijk is het toch niet? Ik had altijd volledig overzicht en wist ook waar het naar beneden kon. Ieder jaar deed ik dan een besparing, en niet alles tegelijk. Dit om continue populair te blijven bij de directie… Ah, heb je nu al weer 3 ton bespaard?!?
Meer over kostenbeheersing is te vinden op http://www.itpedia.nl/2011/01/09/verdien-geld-breng-de-verwerkingskosten-omlaag/
Ik vraag me af in hoeverre de “bring your own software” en of agile gedachten hier een rol een spelen.
Voorbeeld uit de praktijk: bij een product waarvoor ik een scan gedaan heb welke software er nu eigenlijk allemaal in zat, kwam ik 5 verschillende producten tegen die hetzelfde doel dienden.
Een combinatie van historie, persoonlijke voorkeur en niet weten dat er al iets voorhanden was.
Maar als iedereen / ieder team haar eigen broek op mag/wil houden, en centrale regie ontbreekt, is dit een potentieel neven-effect.
Software centraal regelen wordt vaak als remmend gezien (traag, bureaucratisch, je kent het wel), maar de kosten van 5 verschillende oplossingen worden niet gezien.
De vraag is wat het ergste is … het middel of de kwaal
Ik ben al 15 jaar actief op het gebied van het beschikbaar stellen van software binnen grote organisaties. Dit onderzoek is een feest der herkenning. Een besparing realiseren is te doen als het om een gering aantal gaat. Grotere organisaties hebben vaak meer dan 500 applicaties en dan wordt het pas echt lastig. Lijstjes maken is dan tijdrovend en levert slechts een momentopname. Het probleem ontstaat doordat niemand de verantwoordelijkheid neemt voor het applicatielandschap (dit is al zo sinds de eerste pc’s in een netwerk werden gehangen). Er zijn te veel rollen betrokken die allemaal een stukje van de waarheid kennen. Denk aan inkoop, contractbeheer, de servicedesk, de applicatie beheerders (technisch en functioneel), de super/user, systeembeheer, project management, changemanagement en it-management. Elke rol heeft zo zijn eigen systeem (of Excel-sheet) om zaken bij te houden. De informatie over applicaties is gefragmenteerd en er is dus nagenoeg geen overzicht. Hier is echter een visie en oplossing voor: “Creëer rust in uw applicatielandschap”. Zoek dat maar eens op en dan praten we verder.