Een recordsmanagement (RM)-systeem is bedoeld om content langdurig op te slaan en tegelijk raadpleegbaar te houden, terwijl ook het juiste bewaar- en vernietigingsbeleid is uit te voeren. Met een effectief RM-systeem haalt u het maximale uit uw records en beperkt u kosten en risico's die samengaan met slecht beheerde dossiers. Maar een succesvolle RM-oplossing ligt niet alleen in de keuze en de implementatie ervan. Daar komt meer bij kijken.
Decentraal werken met content is niet langer te voorkomen. Steeds meer (grote) organisaties kiezen ervoor om verschillende content-applicaties en opslagplaatsen van content in stand te houden. Zij realiseren zich dat er niet één centrale oplossing is voor het managen van content die voor de gehele organisatie volstaat. Organisaties onderkennen het gebruik van meerdere gespecialiseerde oplossingen in één volledig geïntegreerde omgeving. Zij gebruiken bijvoorbeeld OpenText voor inkomende post en primaire processen, SharePoint voor collaboratie, Salesforce voor crm en SAP voor erp. Al deze omgevingen zijn zowel bronnen als opslagplaatsen voor content.
Centraal RM
Hoewel het gebruik en de plaats waar de content is opgeslagen verschilt, geldt wel dezelfde wet- en regelgeving op het archiveren van de content. Door het gebruiken van verschillende systemen en de exponentieel groeiende content, bevinden bestanden die onderhevig zijn aan bepaald bewaar- of vernietigingsbeleid zich op verschillende locaties en/of diverse systemen binnen de organisatie. Het voldoen aan wet- en regelgeving is hierdoor een enorme uitdaging.
Onderstaand worden de vijf stappen beschreven naar een centraal geïntegreerde RM-omgeving. Wat buiten beschouwing blijft, is de (uiteindelijke) keuze voor de softwarematige oplossing. De stappen richten zich puur op het centraal inbedden van een RM-oplossing in de organisatie.
1. Analyse
Allereerst is het zaak te weten waar binnen de organisatie content staat die mogelijk relevant is voor het RM-systeem. Vanuit een analyse is inzicht te verkrijgen in de kwaliteit van de content. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteit van de metadata, hoeveelheid beschikbare metadata en typen bestanden. Dit is essentiële input voor een gedegen plan om een centraal geïntegreerd RM-systeem neer te zetten. Uit de analyse volgt een plan met realistische doorlooptijden, een overzicht van welke connecties nodig zijn, welke verrijking nodig is en hoe de integratie er exact uitziet.
2. Integreren
Zorgen dat alle content in de RM-applicatie beschikbaar wordt, betekent dat er een connectie moet worden gemaakt van de verschillende bronsystemen naar het RM-doelsysteem.
Dit is te realiseren via een content-servicebus met content-ETL-functionaliteit. De content-servicebus is ingericht op basis van een uniform datamodel en beschikt over standaardconnectoren naar alle veelgebruikte contentbronnen (ook gebruikt om de data te extraheren in de analyse). Via de content-servicebus en het uniforme datamodel, wordt een architectuur neergezet die het eenvoudig maakt nieuwe bronnen aan te sluiten zonder dat er een wijziging nodig is in de integratie met de RM-applicatie. Een andere veel gerealiseerde integratie is het beschikbaar stellen van het archief in de bronapplicatie. Dit gaat verder dan alleen een content-servicebus inrichten, maar kan een waardevolle toevoeging zijn in de geïntegreerde RM-omgeving.
3. Normaliseren
Waar de content-servicebus ook een essentiële rol in speelt, is het normaliseren van de content op verschillende niveaus. Zo zullen duplicaten herkend worden en afhankelijk van de business rules slechts eenmalig opgeslagen worden in het RM-systeem, of leiden tot rapportages naar enterprise- contentmanagers of archiefbeheerders, waar weer op is te acteren.
Een andere aspect is de normalisatie naar het uniforme datamodel. Via een eenmalige transformatie vinden alle bronnen aansluiting op dit model. Dit maakt het zoals gezegd eenvoudig nieuwe bronnen aan te sluiten, maar zorgt er ook voor dat de in te richten business rules en verrijking (zie stap 4) altijd hetzelfde werkt.
4. Verrijken
Een belangrijk aspect bij het integreren van bronnen naar een centraal RM-systeem zijn ontbrekende metadata. Voor een succesvol RM-systeem zijn metadata essentieel. Echter, de bronsystemen waaruit de content afkomstig is, zijn niet altijd volledig ingericht of bevatten helemaal geen mogelijkheden om metadata bij te houden. Denk bijvoorbeeld aan een fileshare.
Het verrijken is op verschillende manier op te pakken. De content-servicebus beschikt allereerst over de mogelijkheid een verscheidenheid aan business rules in te richten. Voorbeeld: als de content uit de financiële applicatie komt en metadata-gegevens heeft, dan is het een factuur en valt het onder classificatie X in de RM-applicatie. Of, als het document alle volgende trefwoorden bevat, dan hoort dit bij het proces Y.
Een andere mogelijkheid is om auto-classificatie te gebruiken. Deze vorm van machine-learning is aan te wenden om bepaalde documenttypen te herkennen. Dit gebeurt op basis van het trainen van het systeem en is goed inzetbaar wanneer er totaal geen metadata beschikbaar zijn. Veelal wordt auto-classificatie gebruikt in combinatie met business rules.
5. Activeren
Het doorlopen van de verschillende stadia gebeurt veelal gefaseerd per bron, zo ook de activatie van de content-servicebus-integratie met de RM-applicatie. Dit geeft de mogelijkheid om gecontroleerd te testen of alle content op de juiste locatie en met de juiste metadata landt in het RM-systeem. Het inrichten van business rules en het inzetten van auto-classificatie is een iteratief proces en het resultaat kan leiden tot aanpassingen in deze regels. Een dergelijk project leent zich dan ook goed voor een agile-aanpak.
Overigens zijn na implementatie natuurlijk eenvoudig business rules of auto-classificatiemodellen aan te passen. De opzet van de content-servicebus met het uniforme datamodel maakt dit eenvoudig te realiseren.
Conclusie
Denkt u aan de implementatie van een nieuw RM-oplossing, of het opnieuw inrichten ervan? De weg naar succes ligt niet simpelweg in de keuze en de implementatie. U moet de volledigheid en continuïteit ervan kunnen garanderen. Daarvoor dient u enerzijds het uitgangspunt te nemen dat de creatie en werken met content decentraal blijft plaatsvinden, en anderzijds een technische inrichting waarbij door auto-classificatie en business rules de medewerkers zoveel mogelijk worden ontlast van het handmatig invullen.
Bij dit laatste punt is het essentieel dat de organisatie vanaf het begin wordt aangehaakt in het traject. De kennis van medewerkers van processen en content dient vertaald te worden naar geautomatiseerde regels. Hierbij is betrokkenheid vanaf de start essentieel. De start is altijd een analyse van de huidige situatie. Zonder dit inzicht komt er meestal een slecht plan en een nog slechtere implementatie van de oplossing.
