Bij Royal Smilde droegen twee medewerkers zorg voor de salarisadministratie van circa zeshonderd werknemers. Toen een van de twee zijn vervroegd pensioen aankondigde, stond de organisatie voor een keuze: een nieuwe kracht aannemen of de salarisadministratie gedeeltelijk uitbesteden.
De knoop was al snel doorgehakt. Want binnen de organisatie was wel eens eerder gedacht aan de optie van outsourcing, maar er was nooit een concrete aanleiding of noodzaak – tot nu. Bovendien ontstond het inzicht dat je bepaalde gestandaardiseerde administratieve werkzaamheden wellicht beter buitenshuis zou kunnen onderbrengen. Henk Bosman, HR-projectmanager bij Smilde Foods: “Wij zijn goed in het ontwikkelen, produceren en verkopen van voeding, Optimo in het verwerken en controleren van al onze periodieke en maandelijkse loonmutaties.”
In totaal werken er zo’n zeshonderd mensen bij Royal Smilde, verdeeld over de onderdelen Smilde Foods, Smilde Bakery en Smilde Natura. Door overnames en integraties breidt de organisatie steeds verder uit. Zo werkt sinds kort onder meer Van de Leur Banketspecialiteiten onder de vlag van Smilde Bakery. Smilde Foods produceert margarines, oliën, vetten, salades, quiches en sauzen, Smilde Bakery is producent van bakkerij- en gebaksproducten en Smilde Natura biedt naast frituuroliën een unieke haal- en brengservice. Het hoofdkantoor van Royal Smilde bevindt zich in Heerenveen.
Een partner zoeken
De twee medewerkers op de salarisadministratie werkten al een paar jaar met AFAS toen een van de twee met pensioen ging. Vervangen of uitbesteden, was de vraag die toen rees. “Onze ervaringen met AFAS waren heel goed op dat moment”, vertelt Bosman. “Aan overstappen op een andere oplossing dachten we zeker niet. Maar we waren er al snel over uit dat gedeeltelijk outsourcen voor ons de beste keus was. Hoewel we veel kennis in huis hebben, is de salarisadministratie geen bedrijfsspecifieke activiteit voor ons.”
Tijdens AFAS Open – de klantendag van AFAS – bracht een vertrouwde AFAS-consultant Bosman in contact met Optimo. Zelf benaderde Bosman nog twee andere partijen. “Belangrijke eis voor ons was dat onze outsourcingpartner een goede relatie met AFAS Profit zou hebben – een partij die uitgebreide kennis van het product heeft. Optimo bood precies wat we zochten. Bovendien hadden we meteen een goed gevoel bij deze mensen. En dat is ook belangrijk als je een langetermijnrelatie wilt aangaan. Ze kwamen professioneel en goed georganiseerd over. Daarom besloten we met Optimo in zee te gaan.”
Spannende stap
Inmiddels zijn AFAS Profit en AFAS InSite in samenwerking met Optimo succesvol geïmplementeerd in de organisatie. Vaste en variabele mutaties verzamelt het bedrijf zelf, de controle en definitieve oplevering verzorgt Optimo. Bosman en zijn collega’s moesten even wennen aan dit nieuwe proces. “Het was voor ons best een spannende stap. Maar nu zijn we er heel content mee. Het blijft nog zoeken naar de optimale werkwijze, zoals de taakverdeling: zijn deze taken voor ons of kan Optimo ze beter oppakken? Daarnaast blijven we met Optimo bekijken waar nog efficiencyslagen te behalen zijn. Zo tillen we samen de kwaliteit van het proces naar een hoger niveau. Concrete volgende stappen die we gaan nemen, zijn het automatiseren van de reiskostenregelingen en het onderbrengen van het recent overgenomen Van de Leur Banketspecialiteiten in AFAS Profit.”
Bosman is tevreden over hoe de samenwerking met de mensen van Optimo tot nu toe verloopt. “We merken dat onze beide bedrijfsculturen goed op elkaar aansluiten: we herkennen elkaar in onze manier van werken. We hebben een gezamenlijk belang, namelijk dat de salarisadministratie goed verloopt. En dus kijken we ook samen naar hoe het proces beter kan. Hun uitgebreide kennis op het gebied van AFAS is daarbij heel bruikbaar, want voor ons is het prettig om Profit en InSite ook goed te leren kennen.”
Andere focus
Voor Bosman is het duidelijk dat het salarisadministratieproces nu transparanter is. Hij geeft aan dat medewerkers nu meer inzicht hebben in wat er al gedaan is en wat er nog moet gebeuren. “Voorheen gebeurde dit nog op papier”, vertelt Bosman. “Daardoor was de kans groter dat er iets vergeten werd. Het grootste voordeel is dat onze medewerkers nu weer tijd hebben voor activiteiten die eerder bleven liggen, zoals proactief intern advies geven. AFAS Profit biedt bijvoorbeeld veel mogelijkheden voor rapporteren en analyseren. Daar ligt voor ons nog een braakliggend terrein, en dat kunnen we nu oppakken.”
Bosman vindt dat Royal Smilde de juiste keuze gemaakt heeft. Wat zou hij andere bedrijven die voor het outsourcedilemma staan adviseren? “Doen. De salarisadministratie is voor de meeste geen bedrijfsspecifieke taak. Waarom zou je dat dan in huis willen houden? Er zijn andere partijen die dat veel beter kunnen. Als afdeling HRM ontstaat er nu weer ruimte om ons te richten op zaken die ook onze aandacht verdienen.”
