De onderlinge samenwerking bij het Rotterdamse openbaarvervoerbedrijf RET liep niet altijd even soepel. Het bedrijf maakte al gebruik van Office 365 en wilde ook gebruikmaken van samenwerkingstool SharePoint Online. De eveneens uit de Maasstad afkomstige ict-dienstverlener Motion 10 hielp de RET bij de implementatie.
Meryem El Bouyahyaoui, verantwoordelijk voor enterprise content management binnen de RET: ‘Ik ontving veel vragen van collega’s die aangaven dat ze moeilijk konden samenwerken in projecten. Er werd veel gebruikgemaakt van openbare opties zoals Dropbox. Wij wilden onze medewerkers helpen om in projecten makkelijk samen te kunnen werken.’
SharePoint Online als projectenplatform
De Rotterdammers kozen voor een projectenplein op basis van SharePoint Online, als onderdeel van Microsoft Office 365. De tool waarvan de medewerkers eerder gebruik maakten was niet online benaderbaar en documenten delen met externe partners was moeilijk. Er was een wildgroei aan tools, die lang niet allemaal ondersteund werden door it. El Bouyahyaoui: ‘We dachten op een gegeven moment; SharePoint Online hebben we er nu bij gekregen, als onderdeel van Office 365. Kunnen we dat niet aanwenden als platform om op samen te werken in projecten?’ Als partner selecteerde het vervoersbedrijf de eveneens uit Rotterdam afkomstige ict-dienstverlener Motion 10. ‘We nodigden heb uit, omdat zij ons ook al hadden geholpen met inzichten rondom governance van Office 365. We kwamen erachter dat Office 365 veel meer was dan wij dachten. Denk aan integratie met achterliggende systemen. Dat verzandde al snel in heel veel kijken naar de organisatie: wat gaan we doen? Maar de RET is een heel praktisch ingestelde organisatie. We gingen dus gelukkig ook al snel aan de slag met de eerste scrum sprints’, vertelt El Bouyahyaoui.
5 sprints
El Bouyahyaoui is tevreden over de gekozen scrum-methode. ‘We hebben vijf sprints uitgewerkt met een team. Daarna hebben we de eerste functionaliteiten opgeleverd en hielden we demo’s bij Motion10 op kantoor. Daar kwamen heel positieve geluiden uit. Richard Fransen, senior consultant bij de Rotterdamse ict-dienstverlener, heeft ons daar heel goed bij geholpen. Hij was als Scrum master heel sterk in het dwingen van de product owner (po) en stakeholders om prioriteiten aan te geven in hun wensen. Daarnaast heeft hij ons heel simpel helpen denken. Dat heeft geleid tot meer commitment, en ook daadwerkelijk ambassadeurschap binnen het bedrijf. Voor het digitale projectenplatform zijn we er ook al uit met functioneel beheer. Voor het organisatieplein (naast een projectenplatform werkt de RET ook aan een kennis- en samenwerkingsomgeving voor de gehele organisatie, red.), is het moeilijker te bepalen. Eigenaars van de projectsites zijn de projectleiders. Zij bepalen de regie en rechten. Overkoepelend heb je ook rechten en afspraken vast te leggen. Daar werkt de RET nog aan.’
Tegenvallers
Over het algemeen verliep de overgang naar SharePoint Online goed, al waren er wel enkele tegenvallers. ‘De praktische aanpak was hartstikke goed: Niet teveel verzanden in theorie; heel snel laten zien ‘waar willen we nu naartoe?’ Dat werkt heel goed bij een organisatie als de RET. Wat ook heel goed was: dat die theorie wel aanwezig was. Motion10 heeft erg goed geholpen met het in de praktijk laten zien hoe het vanuit de theorie moet.’ El Bouyahyaoui plaatst hier wel een kanttekening bij: ‘We hadden dat sneller moeten doen. Het plan dat opgezet werd, was voor de mensen niet direct duidelijk: ze wilden iets zien. Toen hebben we om budget gevraagd, en zijn we aan de slag gegaan met de sprints.’
Een grote uitdaging in het project was volgens haar dat het projectteam moest wennen aan de rolverdeling bij Scrum en om de rol van product owner te hebben; hij of zij is verantwoordelijk voor het succes van het product en het maximaliseren van de return on investment (rio). ‘Hoe gaan we ervoor zorgen dat die persoon echt die rol gaat pakken? We zagen wel dat het commitment veel groter was, heel anders dan ‘it heeft dit bedacht, dus hier moeten we nu mee gaan werken’. Toch is dat uiteindelijk waar de meeste tijd in is gaan zitten. Niet in het bouwen, maar: hoe zorg je ervoor dat het landt, dat de mensen er echt mee gaan werken?’ Weerstand speelde volgens haar ook een rol tijdens het project. ‘Na de 5de sprint merk je dat er toch wel veel angst is. Angst voor het nieuwe, en veel weerstand. Daar is heel veel tijd in gaan zitten. In het trainen, in het stap voor stap doen. Dat hebben we bijvoorbeeld gedaan door eerst met één project in productie te gaan.’
Resultaat
Het volledige ingenieursbureau van de RET en alle externe partners werken met het nieuwe digitale projectenplein. Projecten worden efficiënter afgehandeld, nieuwe faciliteiten kunnen sneller in gebruik worden genomen. ‘Het ingenieursbureau heeft de verantwoordelijkheid voor zo’n 80 procent van de projecten die we doen. Denk aan de verbouwingen op het Marconiplein, bij Capelsebrug en Hofplein. De overdracht van het ingenieursbureau naar inframanagement gaat nu soepeler. Daardoor worden projecten nu sneller en efficiënter afgehandeld.’ Wat de nieuwe projectomgeving de reiziger oplevert? ‘Als de samenwerking soepeler verloopt, verloopt het project ook soepeler. Projecten lopen bijvoorbeeld minder uit, waardoor reizigers en omwonenden minder hinder ondervinden, en sneller gebruik kunnen maken van de nieuwe faciliteiten’, besluit El Bouyahyaoui.
