Als groothandel of producent heeft u al veel geïnvesteerd in uw erp-systeem. Waarschijnlijk heeft uw investering veel tijd en geld gekost om te bouwen, uw back-office functies te integreren en alle processen te automatiseren. Eindelijk bent u zover de vruchten hiervan te plukken in de vorm van een verbeterde productplanning en een efficiëntere inkoop en levering. U bent gecommit aan uw erp, en aan de voortdurende investeringen in het onderhoud en optimalisatie ervan.
Met deze investering in het achterhoofd zou het logisch zijn dat producenten hun erp-systeem – en elke andere toepassing die de informatie uit het erp-systeem gebruikt – als een belangrijk handelsplatform beschouwen. Toch zijn er nog veel bedrijven die dit niet doen. In plaats van hun erp te integreren en uit te breiden met extra software-extensies, kiezen bedrijven voor een simpele interface met de data. Hierdoor lopen ze de kans mis op een reeks additionele commerciële voordelen die behaald kunnen worden door een beter gebruik van hun gegevens.
In het verleden hebben sommige bedrijven ook afgezien van het implementeren van e-commerce, omdat het te ingewikkeld zou zijn om alle business logica die nodig is om het effectief te laten werken, opnieuw op te bouwen. Dit speelt met name bij b2b-organisaties, die van oudsher al minder snel zijn dan hun b2c-collega’s als het gaat om de adoptie van online verkoop. Maar de markt gaat ondertussen wél gewoon verder. De analisten van Frost & Sullivan schatten dat b2b e-commerce markt wereldwijd in 2020 zo’n twaalf biljoen dollar bedraagt – ongeveer 27 procent van de totale industriële omzet.
Hoewel de voordelen van e-commerce helder zijn – lagere verkoopkosten, betere service, 24×7 toegang, makkelijker concurreren in het buitenland – hebben sommige organisaties toch moeite met de complexiteit van de online verkoop van b2b-producten. Of dat nu te maken heeft met de structuur van de catalogus, individuele prijsafspraken, het berekenen van complexe kortingen of het genereren van aankoopsuggesties, een webwinkel moet in staat zijn de daadwerkelijke offline-afspraken met uw klanten te reflecteren – gegevens die u al in uw erp-systeem heeft vastgelegd.
ERP als basis
Het is daarom zinvol uw erp als uitgangspunt te nemen voor uw webwinkel. Nog veel fabrikanten hebben standaard b2c-e-commerce-oplossing gekozen en deze via een interface gekoppeld aan hun erp-systeem. Helaas is dit niet de beste manier om de data te gebruiken. Het interfacen met een erp beperkt de mogelijkheden en voegt in veel gevallen onnodig een extra laag van complexiteit toe.
Laten we eens kijken naar enkele van de problemen die kunnen optreden.
Sommige erp-systemen bieden geen standaard api’s (interfaces). Dit betekent dat de projectimplementaties in zulke gevallen zelf ook de applicatie-interfaces moeten bouwen. In sommige gevallen gebeurt dit op basis van trial and error, hetgeen kan het leiden tot extra implementatiekosten en tijdsverlies.
Eat, sleep interface, repeat!
Dan zijn er de interfaces zelf. De implementatie begint vaak met het bouwen van een interface die productgegevens en kostprijsberekeningen uit het erp-systeem haalt en naar de webwinkel brengt. Een tweede interface wordt dan gecreëerd om de webwinkel-bestellingen weer te verwerken in de administratie. Dan is er nog een interface nodig om klantinformatie over te dragen. Voor elke individuele link moet er een nieuwe interface ontwikkeld worden, of dat nu pre- of post-build is. Dit is niet alleen kostbaar foutengevoelig, ook beperkt het de flexibiliteit waardoor het langer duurt voor uw webwinkel live is. De ROPI komt zo onder druk.
Dubbelhartigheid
Bij het gebruik van interfaces run je feitelijk twee afzonderlijke oplossingen – een voor e-commerce en de andere voor erp. Het in beide systemen bijhouden van data, zoals kortingen en de catalogusstructuur, leidt tot een dubbele ‘business logic’ en structurele verspilling.
Omdat je bestellingen ook twee keer moet verwerken kan dit resulteren in afrondingsverschillen voor klantspecifieke prijzen of kosten, hetgeen direct van invloed kan zijn op de facturatie vanuit uw erp-systeem, die in uw webwinkel gerepliceerd wordt. Denk hierbij ook aan alle andere vormen van business-specifieke data en processen die in uw erp-systeem zijn opgezet en die opnieuw moeten worden ontwikkeld in de webwinkel.
Natuurlijk veranderen prijsmodellen ook en worden er nieuwe producten geïntroduceerd. Ook al deze veranderingen zullen moeten worden weerspiegeld in beide systemen. Het effectief bijhouden van twee systemen op deze manier, betekent dubbel werk, dubbele tijd en een dubbele investering. De enige waarin een met een interface gekoppeld systeem de voorkeur heeft boven een geïntegreerde oplossing is wanneer het erp-systeem – dan wel de e-commerce oplossing – technisch niet in staat is om volledig te integreren.
Eén versie van de waarheid
Bij een geïntegreerde webwinkel ligt het heel anders. Deze maakt gebruik van de gegevens in het erp-systeem zelf. Wanneer een klant gebruik maakt van de webwinkel, roept het e-commerce platform gewoon de gegevens op uit het erp-systeem. Dat betekent dat elke wijziging aangebracht in de erp-data ook direct tot uiting komt in het e-commerce systeem in plaats van dat het hier apart wordt bijgehouden, opgeslagen of ingevoerd.
In plaats van losse file-gebaseerde links, of web services op basis van de verschillende data en processen die het nodig heeft, heb je slechts te maken met één integratiepunt dat alle verzoeken real-time kan verwerken, zoals het ophalen van informatie over klanten, individuele klantprijzen, voorraden van specifieke producten, en het plaatsen van een bestelling via integratie met het erp-platform. In plaats van het extraheren van de gegevens uit het erp worden de verzoeken uitgevoerd binnen het erp met gebruik van alle rijke data en logica die daar beschikbaar is. De integratie ‘plugt’ eigenlijk in op het erp om hierbinnen te werken in plaats van gegevens en processen eruit te halen om alle verzoeken elders te verwerken.
Om dit te kunnen moet de integratie het worden geoptimaliseerd voor de specifieke omgeving, om te weten hoe de erp-logica moet reageren op elk verzoek. Het moet ook in staat zijn om snel informatie te verwerken en gemakkelijk aanpasbaar zijn aan klantspecifieke behoeften.
Echte integratie in deze zin betekent dat het e-commerce platform niet probeert enige logica te recreëren of te repliceren die het erp-systeem reeds bezit; dat zou namelijk het dupliceren van inspanning betekenen en de al eerder gedane investeringen in het erp-platform onvoldoende benutten. Daarentegen maakt het systeem gebruik van de eigen logica van het erp en de bedrijfseigen configuratie en maatwerk. Bij een echte e-commerce integratie, is het erp de ‘motor’ en het e-commerce platform de ‘chauffeur’.
Meer verkopen, meer winst
Door gebruik te maken van kennis die reeds in uw erp-systeem zit, kunnen klanten profiteren van een verbeterde functionaliteit. U kunt klanten nu een online zoekfunctie bieden op basis van productkenmerken, of zorgen voor een bill of materials die automatisch binnen de webwinkel wordt verwerkt, waardoor de kans op up-sell of het verbeteren van de klantervaring toeneemt.
Als al uw bedrijfsinformatie binnen uw erp-database wordt verwerkt, hoeven orders niet later gesynchroniseerd te worden en blijven gegevens up-to-date en relevant. Een geïntegreerde webwinkel bevat exact dezelfde kortingen, alsof de bestelling in het erp zelf werd geplaatst. Lopende orders, orderhistorie, herbestellingen en zelfs informatie op basis van (offline) bestellingen is beschikbaar in realtime.
Integratie geeft een extra dimensie aan een webwinkel door hergebruik van gegevens die er al zijn. Zo betekent uitbreiding van online productconfiguratie of product information management (pim), dat je meerdere kanalen op dezelfde manier kan bedienen.
Voor producenten die voortdurend worden uitgedaagd door een sterk concurrerende en internationale markt, is het verminderen van de verkoopkosten essentieel. Transparantie en inzicht in de gegevens kan hen helpen productiever te werken. Door de erp-gegevens te gebruiken om efficiënter te verkopen voegt de integratie echte waarde toe aan de bottom line. Uit een recent onderzoek van Forrester blijkt dat bedrijven die over een geïntegreerde e-commerce oplossing beschikten, 19 procent meer kans hadden op betere upselling en cross-selling, en 14 procent meer kans op een hogere winstgevendheid per klant.
Michiel Schipperus, ceo van Sana Commerce
