Burgers en bedrijven kunnen steeds meer gemeentezaken online regelen, van het doorgeven van een verhuizing tot het aanvragen van subsidies en ontheffingen. Voor ICT-samenwerking Hoeksche Waard is het dan ook niet acceptabel als een gemeente een dag lang online niet bereikbaar is. De gemeente heeft daarom de softwarehulpmiddelen StruxureWare en PIM+ ingezet om calamiteiten al in een vroegtijdig stadium te kunnen zien aankomen.
ISHW ontstond op 1 januari 2014 door een samenwerking tussen de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland, een gebied met circa 85.000 inwoners. Ook de Regionale Sociale Dienst Hoeksche Waard maakt gebruik van de ICT-voorzieningen en -diensten van ISHW. ‘Door op het gebied van informatisering en automatisering samen te werken, stijgt de kwaliteit van de dienstverlening, dalen de kosten en zijn we minder kwetsbaar’, legt Gertjan Stehouwer, senior technisch beheerder bij ISHW uit. ‘Deze ‘drie K’s’ staan al vanaf het begin van de samenwerking centraal.’
Sinds 2014 zijn er al grote stappen gezet op het gebied van de drie K’s, zo begrijpen we van Stehouwer. De ICT-beheerders, adviseurs en servicedeskmedewerkers van de vijf gemeenten zijn samengebracht op één locatie in Binnenmaas, maar ook de losse computernetwerken zijn vervangen door één platform. ‘Of je nu in Oud-Beijerland, Korendijk of Strijen werkt, overal kun je met dezelfde inloggegevens inloggen en overal krijg je exact hetzelfde te zien.’
Beschikbaarheid garanderen
‘We hebben eigenlijk een compleet nieuwe ICT-omgeving gekregen’, constateert Stehouwer. Om ervoor te zorgen dat die omgeving altijd beschikbaar is, is alles redundant uitgevoerd. Als bijvoorbeeld het primaire datacenter in Binnenmaas te maken heeft met een storing, dan neemt de uitwijklocatie in Oud-Beijerland de taken direct over. ‘Breekt er ergens een kabel, dan wordt het netwerkverkeer via een andere route geleid en blijft alles draaien.’
Ook heeft ISHW het nodige gedaan om storingen in het primaire datacenter te voorkomen. Zo is de ruimte recent door X-ICT voorzien van de nieuwste apparatuur van Schneider Electric. Deze fysieke datacentercomponenten, zoals de koeling, de uninterruptible power supplies (UPS’en) en de blusinstallatie, worden gemonitord en beheerd met behulp van StruxureWare for Data Centers van Schneider Electric.
‘StruxureWare is een krachtige tool voor beheer en optimalisatie van de fysieke infrastructuur’, stelt Dennis van der Vegte, adviseur bij X-ICT. ‘StruxureWare helpt je onder andere bij het inplannen van uitbreidingen binnen de ICT-omgeving, het signaleren van trends zodat je onderhoud kunt uitvoeren nog voordat er problemen optreden en bij het oplossen van storingen. Met één druk op de knop voorzie je bijvoorbeeld alle UPS’en van de laatste firmware.’
Inzicht verbeteren
‘Toch hebben we sinds 2014 nog wel met enkele calamiteiten te maken gehad, en die zagen we van tevoren ook niet aankomen’, moet Stehouwer in alle eerlijkheid bekennen. Zo zorgde een kabelbreuk ervoor dat de locatie Oud-Beijerland volledig werd afgesloten van de centrale ICT-omgeving. ‘Die kabelbreuk had ISHW niet kunnen voorkomen, maar we hebben de storing ook niet tijdig gesignaleerd. Daar hadden we de tools ook niet voor. Pas na enkele telefoontjes uit Oud-Beijerland werd duidelijk dat er iets aan de hand was.’
‘We reden zonder navigatie, met een leeg dashboard’, stelt Stehouwer. ‘Daardoor konden we onze prestatieverplichting niet nakomen. Kortom, we hadden behoefte aan een monitoringtool die de trends laat zien, die laat zien dat de harde schijven vollopen, dat de capaciteit van de processors volledig wordt benut of dat er verbindingen uit liggen.’
Om een relatief kleine organisatie als ISHW niet te zwaar te belasten, mocht monitoring van de ICT-omgeving geen dagtaak worden. ‘Met de grote, bekende tools is monitoring vaak een fulltime job’, weet Stehouwer uit ervaring. Van der Vegte wees de senior technisch beheerder van ISHW op de PIM+-monitoringsoftware van X-ICT.
‘Na een demo waren we direct blij verrast door de mogelijkheden’, stelt Stehouwer. ‘PIM+ is eenvoudig in gebruik en vergt geen wekenlange opleiding. Bijvoorbeeld wijzigingen in de ICT-omgeving zijn heel eenvoudig door te voeren in PIM+. Het is zoals wij zeggen ‘prikken en draaien’. De specialisten van X-ICT komen bovendien twee keer per jaar langs om ervoor te zorgen dat de StruxureWare- en PIM+-omgevingen weer helemaal up-to-date zijn en onze vragen worden beantwoord. Hierdoor werken wij altijd met de meest recente versies van de software.’
Positieve bijdrage
Op het moment van het gesprek met Stehouwer en Van der Vegte was de installatie van PIM+ net afgerond en was ISHW nog druk bezig om de ‘monitoringbehoefte in PIM+ te zetten’. ‘Met PIM+ kunnen we dagelijkse ICT-beheertaken automatiseren’, legt Stehouwer uit. ‘Zo gebruiken we nog een oude applicatie die dagelijks wordt herstart. Als de applicatie crasht, dan wordt er ergens een ‘lock-bestand’ vastgehouden en de applicatie kan pas worden herstart als het lock-bestand handmatig is verwijderd. Met PIM+ kunnen we er met een script voor zorgen dat het bestand wordt weggegooid en de applicatie wordt herstart. Lukt dat niet, dan krijgen we van PIM+ direct een melding. We komen er dus niet achteraf pas achter dat een proces niet beschikbaar is.’
Een volgende stap is het integreren van StruxureWare in PIM+, zodat meldingen gegenereerd door StruxureWare worden getoond in het dashboard van PIM+. ‘Door StruxureWare mee te nemen in de ‘slideshow’ van PIM+ zien we in één oogopslag hoe alles erbij staat’, aldus Stehouwer. ‘Op die manier versterken de tools elkaar en komt de monitoring op een nog veel hoger niveau.’ Van der Vegte: ‘Wij kennen StruxureWare door en door en weten welke gegevens in PIM+ naar voren moeten komen. Het weergeven van StruxureWare-data in PIM+ kunnen wij met een paar muisklikken realiseren, zonder te scripten of te programmeren.’
‘PIM+ gaat ons tijd besparen’, stelt Stehouwer tevreden vast. ‘Die ervaring hebben we nu al. Als bijvoorbeeld servers niet bereikbaar zijn, zien we dat direct. We weten ook meteen waar het probleem zit, zodat we de storing snel kunnen verhelpen. PIM+ draagt op die manier positief bij aan de kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid van onze dienstverlening, oftewel de drie K’s waar het allemaal om te doen is.’
