De RET is het Rotterdamse openbaarvervoerbedrijf. De RET is in de stadsregio onder andere verantwoordelijk voor het beheer van de sporen en andere infrastructuur rondom het openbaar vervoer. Onlangs is het ingenieursbureau overgestapt op een nieuwe projectomgeving om het samenwerken in projecten te verbeteren. En zo de service aan de stad te verhogen. Hoe zorgde de RET voor interne commitment en ambassadeurschap in dit project?
De RET vervoert met haar trams, metro’s, lightrails, bussen en ponten iedere dag zo’n zeshonderdduizend passagiers in de stadsregio Rotterdam. De RET streeft naar perfect georganiseerd en uitgevoerd openbaar vervoer met de hoogste kwaliteit voor de reiziger. Optimaal openbaar vervoer, milieu, mens en maatschappij staan centraal in de visie van RET.
RET is onder andere verantwoordelijk voor het beheer van de sporen en andere infrastructuur rondom het openbaar vervoer. Als zodanig voert het bedrijf projecten uit ter verbetering van het spoor, zoals recentelijk de renovatie van station Capelle, en de vervanging van de sporen op het verkeersplein Hofplein. Het ingenieursbureau van de RET is verantwoordelijk voor de uitvoer van dergelijke projecten.
Onlangs is het ingenieursbureau overgestapt op een nieuwe projectomgeving om de samenwerking in projecten te verbeteren. We spraken met Meryem El Bouyahyaoui, die als projectleider betrokken was bij dit project. Met een zonnige glimlach ontvangt zij ons in het kantoor van de RET aan de Laan op Zuid, met uitzicht op het (tram)verkeer bij halte Wilhelminaplein.
Functionaliteit in bestaande tool
Organisaties zijn vaak geneigd om een nieuwe tool aan te schaffen bij het opkomen van een nieuwe vraag of behoefte, terwijl ze vaak nog niet goed beseffen wat er allemaal mogelijk is met de software die ze al in huis hebben. De aanleiding voor het RET digitale projectenplein in SharePoint Online was de combinatie van de behoefte om efficiënter en veiliger samen te werken in projecten en de tot dan toe ongebruikte functionaliteit binnen de Office 365 suite die de RET zich al had aangemeten.
Meryem legt uit: ‘Eerst maakten we enkel gebruik van Mail (Outlook) in Office 365. De keuze was om nog geen andere functionaliteiten aan te zetten; daar was de organisatie nog niet klaar voor.’ Een slimme manier om een investering die al gedaan is, nog meer te laten renderen.
Samenwerken in projecten
Meryem El Bouyahyaoui is verantwoordelijk voor enterprise content management binnen de RET. ‘Ik ontving veel vragen van collega’s, die aangaven dat ze moeilijk konden samenwerken in projecten. Er werd veel gebruik gemaakt van Dropbox en andere opties uit het publieke domein. De RET wilde toch de mensen handvaten geven om in projecten makkelijk samen te kunnen werken.’
De tool waarvan de medewerkers eerder gebruik maakten was niet online benaderbaar, en documenten delen met externe partners was moeilijk. Er was een wildgroei aan tools, die lang niet allemaal ondersteund werden door it. Meryem: ‘We bedachten ons op een gegeven moment; SharePoint Online hebben we er nu bij gekregen, als onderdeel van Office 365. Kunnen we dat niet aanwenden als platform om op samen te werken in projecten?’
Projecten centraal beheren
Meryem: ‘MRDH (Metropoolregio Rotterdam Den Haag) is de opdrachtgever als het gaat om projecten rondom infrastructuur. De RET is verantwoordelijk voor beheer. Wij moeten metingen doen, kijken hoe de klantvriendelijkheid omhoog kan, bepalen of een station verbouwd moet worden; of een bovenleiding een reparatie nodig heeft. Dergelijke opdrachten komen terecht bij Inframanagement.
Inframanagement geeft dan opdracht aan het ingenieursbureau. Daar zitten de mensen die het voor elkaar moeten krijgen. Dat betekent ook heel veel samenwerking met externen. Die samenwerking verliep veelal via de e-mail. We hadden dan bijvoorbeeld vaak tekeningen die achteraf werden ingeleverd, en ook versiebeheer was onoverzichtelijk. Als iemand wegging, hadden we weer een ander probleem: ‘Waar ligt de mailbox, zit daar nog wat in?’ Het opbouwen van een volledig projectdossier vergde veel tijd en moeite. Met de introductie van het projectenplein hebben we geprobeerd alle communicatie en alle data rondom projecten centraal vast te leggen.’
Meer dan gedacht
Meryem: ‘We nodigden Motion10 uit, omdat zij ons ook al hadden geholpen met inzichten rondom governance van Office 365. We kwamen erachter dat Office 365 veel meer was dan wij dachten. Denk aan integratie met achterliggende systemen. Dat verzandde al snel in heel veel kijken naar de organisatie: wat gaan we doen? Maar de RET is een heel praktisch gerichte organisatie. We gingen dus gelukkig ook al snel aan de slag met de eerste scrum sprints.’
Meryem: ‘Scrum was nieuw voor het ingenieursbureau; we kunnen hiermee snel resultaten laten zien aan onze organisatie/stakeholders, en dan vragen: ‘Is dit wat je wilt, werkt het?’ We hebben vijf sprints uitgewerkt met een team. Daarna hebben we de eerste functionaliteiten opgeleverd en hielden we demo’s bij Motion10 op kantoor. Daar kwamen heel positieve geluiden uit. De sprint-aanpak waar Richard (senior consultant bij Motion10), ons in begeleidde was heel erg beeldend’.
Product owner
Een grote uitdaging in het project was dat het projectteam niet gewend was om de rol van Product Owner te hebben. De product owner (po) is verantwoordelijk voor het succes van het product (it-systeem) en het maximaliseren van de return on investment (roi). Meryem: ‘Hoe gaan we ervoor zorgen dat die persoon echt die rol gaat pakken? We zagen wel dat het commitment veel groter was, heel anders dan ‘It heeft dit bedacht, dus hier moeten we nu mee gaan werken’.’ Toch is dat uiteindelijk waar de meeste tijd in is gaan zitten. Niet in het bouwen, maar: hoe zorg je ervoor dat het landt, dat de mensen er echt mee gaan werken?’
‘Richard heeft ons daar heel goed bij geholpen. Dat heeft geleid tot meer commitment, en ook daadwerkelijk ambassadeurschap binnen het ingenieursbureau. Voor het digitale projectenplein zijn we er ook al uit met functioneel beheer. Voor het organisatieplein (naast een projectenplein werkt de RET ook aan een kennis- en samenwerkingsomgeving voor de gehele organisatie) is het moeilijker te bepalen. Eigenaars van de projectsites zijn de projectleiders. Zij bepalen de regie en rechten. Overkoepelend heb je ook rechten en afspraken vast te leggen. Daar werkt de RET nog aan.’
‘Na de vijfde sprint merk je dat er toch wel veel angst is. Angst voor het nieuwe, en veel weerstand. Daar is heel veel tijd in gaan zitten. In het trainen, in het stap voor stap doen. Dat hebben we bijvoorbeeld gedaan door eerst met één project in productie te gaan.’
Drie factoren voor succes
We vroegen Meryem om de voor haar meest belangrijke succesfactoren samen te vatten. ‘De praktische aanpak was hartstikke goed: Niet teveel verzanden in theorie; heel snel laten zien ‘waar willen we nu naartoe?’ Dat werkt heel goed bij een organisatie als de RET.
Wat ook heel goed was: dat die theorie wel aanwezig was. Motion10 heeft erg goed geholpen met het in de praktijk laten zien hoe het vanuit de theorie moet.’ Meryem plaatst hier wel een kanttekening bij: ‘We hadden dat sneller moeten doen. Het plan dat opgezet werd, was voor de mensen niet direct duidelijk: ze wilden iets zien. Toen hebben we om budget gevraagd, en zijn we aan de slag gegaan met de sprints.
‘Richard was als Scrum-master heel sterk in het dwingen van de PO en stakeholders om prioriteiten aan te geven in hun wensen. Daarnaast heeft hij ons heel simpel helpen denken. Ten slotte is Richard als persoon heel erg gestructureerd; dat was echt super.’
Verankeren in organisatie
In het afgelopen halfjaar is het hele ingenieursbureau getraind, inclusief de externen waarmee de RET bij projecten samenwerkt. Ook is er een kennisplein opgericht waarin alle informatie en handleidingen te vinden zijn, om ervoor te zorgen dat niet alle beheer bij it werd neergezet. Binnen elk cluster zit iemand met een link naar de key user; daar kunnen mensen terecht met vragen, of bij ict. Meryem: ‘De mensen zien wel dat wat er nu staat voor hén bedoeld is, dat het hén helpt in hun werk, en dat hun werk nu makkelijker wordt.’
Alle negentig medewerkers van het ingenieursbureau en de externe partners werken nu met de nieuwe projectomgeving. Meryem: ‘We krijgen over het algemeen heel positieve reacties. De mensen hebben zelf het gevoel dat ze makkelijker samenwerken in projecten. Je krijgt nog wel vragen, vooral ook van nieuwe mensen. P&O moet worden aangehaakt om ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker alle kennis krijgt. Carla is functioneel beheerder van het ingenieursbureau, die heeft ook al trainingen gegeven.’
De omgeving wordt nu uitgebreid naar de rest van de organisatie. Meryem en haar team proberen de commitment uit de business zelf te krijgen. Het lijkt erop dat dat goed lukt: ‘Wat je ziet bij die uitrol is dat mensen zich zelf aanmelden voor de rol van ambassadeur binnen hun team. Ze zeggen: ‘Ik wil dit ook’.’
Voor de reiziger
Het nieuwe digitale projectenplein en het organisatieplein hebben vooral impact voor de interne organisatie, maar ze hebben ook effect op de reiziger. Meryem legt uit wat het soepelere verloop van projecten voor hen betekent: ‘Het ingenieursbureau heeft de verantwoordelijkheid voor zo’n 80 procent van de projecten die we doen. Denk aan de verbouwingen op het Marconiplein, bij Capelsebrug en Hofplein. De overdracht van het ingenieursbureau naar inframanagement gaat nu soepeler. Daardoor worden projecten nu sneller en efficiënter afgehandeld.
Wat de nieuwe projectomgeving de reiziger oplevert? Als de samenwerking soepeler verloopt, verloopt het project ook soepeler. Projecten lopen bijvoorbeeld minder uit, waardoor reizigers en omwonenden minder hinder ondervinden, en sneller gebruik kunnen maken van de nieuwe faciliteiten.’
